Кая карточка должна восприниматься адресатом не как помятая, а как

Информация о личном пребывании здесь ее владельца. Грубым нару-

Шением дипломатического этикета является передача визитной кар-

Точки с загнутым углом не самим владельцем, а курьером или шофе-

Ром.

Ответ на посылку визитной карточки принято давать также визит-

Ной карточкой в течение суток с момента ее получения.

На визитках, посылаемых в одно учреждение в общем конверте сра-

Зу нескольким должностным лицам, в верхнем левом углу карандашом

Пишется фамилия адресата. Секретарь должен раздать визитные кар-

Точки согласно указаниям на них.

3.7.6. ≪Культура речи≫ корпорации

(культура деловой переписки)

Документы являются одним из основных средств делового общения.

Успех делового общения зависит от культуры партнеров, их благоже-

Лательности, нацеленности на достижение взаимоприемлемых резуль-

Татов. Деловая переписка является не только средством делового об-

Щения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей сторон.

Деловое письмо —это еще и самопредставление, элемент и показа-

Тель имиджа организации, поэтому оно многое говорит о культуре и

Намерениях партнеров, демонстрирует их ориентацию на дело или на

Односторонний успех, показывает истинную суть бизнесмена. Содер-

жание и оформление делового письма может дать ответ на вопрос, сто-

Ит ли иметь дело с партнером. Правильно организованное делопроиз-

Водство —один из факторов делового успеха.

Информационно-документационное обслуживание является основ-

Ной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой тре-

Бует профессиональных знаний. Постановка этого обеспечения опре-

Деляет оперативность, четкость и слаженность работы организации,

Глава 3. Структурные элементы корпоративной культуры

Глава 3 Структурные элементы корпоративной культуры

Влияет на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость

Фирмы. Организацию делопроизводства осуществляяют специалисты,

А при больших объемах работы —целые подразделения (управления

Делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, эксспедиция).

Ocновные направления решения проблем, связанных с переработ-

кой огромных объемов информации, —это:

Стремление привести к единообразию носителей информации и

порядок размещения па них информации;

Обеспечить единообразие информационных элементов и блоков,

А также

3)ускорить процессы обработки и передачи информации;

Минимизировать затраты на поиск и хранение данных.

Первое направление реализуется путем стандартизации и унифика-

Ции носителей информации и их элементов, а второе —путем развития

Средств обработки и передачи информации. Унификация и стандарти-

Зация носителей информации и процедур их обработки также способ-

Ствует ускорению их обработки, поиска, обеспечению сохранности.

Кроме того, третье и четвертое направление обеспечивается массовой

Компьютеризацией, высокими темпами прогресса в этой области, раз-

Витием систем телекоммуникаций, миниатюризацией носителей ин-

Формации и глобализацией информационных сетей.

Как и любая другая важная деятельность, документационное обес-

Печение управления требует внимания руководителя и понимания им

Важности и особенностей этой работы. Любой руководитель являет-

Ся, с одной стороны, организатором производства и управления. По-

Этому он обязан уделять внимание документационному обеспечению

Управления, его организации, персоналу, занимающемуся делопроиз-

Водством. А с другой стороны, руководитель сам является субъектом

Делопроизводства, работающим с документами, определяющим их на-

Значение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями

И предложениями. Статус руководителя превращает его в звено де-

Лопроизводства, и поэтому ему необходим набор знаний, обеспечива-

Ющих эффективное участие в работе с документами.

Культура делового общения посредством письменной речи, т. е. по-

Средством документов, заключается в необходимости знать и соблю-

дать следующие принципы:

•знать, уметь применять на практике и неукоснительно придержи-

Ваться норм служебной переписки, правил создания, оформле-

Ния, регистрации, хранения документов, принятых в стране. Что-

Культура коммуникаций 227

Бы быть правильно понятым, вы должны изъясняться на языке

партнера по общению;

•стремиться облегчить партнеру работу с документами, направля-

Емыми ему, а для этого опять-таки необходимо знание и исполь-

зование привычных для партнера правил делопроизводства;

•проявлять скромность в общении, но не терять достоинство, по-

Мнить, что направленный вами адресату документ —это ваше за-

Очное представление потенциальному деловому партнеру, и от

Впечатления, которое производит ваш документ (грамотный - не-

Грамотный; умный - неумный; правильный —неправильный; со-

Ставленный на понятном деловом языке или —не понятно, по ка-

Ким правилам составленный, скромный —амбициозный и т. д.),

Зависит, будут ли у вас развиваться деловые отношения и сколь

Долго. Помните, что в серьезном бизнесе самое ценное —клиент, а

Из клиентов самый ценный —постоянный клиент, партнер. Ваш

Документ —элемент вашего имиджа. Самое ценное в имидже — репутация честного, надежного делового партнера.

Правила делового общения разрабатываются примерно на том же

Уровне, что и правила правописания для русского (и любого другого)

Языка, т. е. специалистами, и доводятся до всех желающих общаться в

Деловой сфере и рассчитывающих на адекватное восприятие их обра-

Щений.

Уровень, статус этих правил —Государственные стандарты РФ, ут-

Вержденные постановлениями Госстандарта России, т. е. статус —на

Уровне Закона. Знание этих правил и их применение —залог правиль-

Ного понимания вашим партнером того, что вы хотите ему сказать по-

Средством письменной речи, а также гарантия того, что у него не воз-

Никнут посторонние эмоции по поводу уровня вашей грамотности и

Культуры.

С 1 июля 1998 г. введен в действие новый стандарт ГОСТ Р 6.30- 97

≪Унифицированные системы документации. Унифицированная сис-

Тема организационно-распорядительной документации. Требования

к оформлению документов≫. 21 января 2000 г. постановлением Гос-

Стандарта России №9-ст в него были внесены изменения. Согласно

этому Стандарту, организационно-____________распорядительные документы, фик-

Сирующие решения административных и организационных вопросов,

А также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регули-

Рования деятельности органов управления и предприятий, организа-

Ций и их объединений независимо от организационно-правовой фор-

Глава 3. Структурные элементы корпоративной культуры

Мы и вида деятельности, должны соответствовать единым требова-

Ниям. Речь идет о таких документах, как постановления, распоряже-

Ния, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Входящее письмо, оформленное согласно этому стандарту, выгля-

дит примерно так, как это показано на рис. 3.10.

Переписку с зарубежным деловым партнером следует осуществлять,

Оформляя письма в соответствии с международными стандартами ИСО

серии ≪Документация и информация≫. Этой группой стандартов уста-

Новлены форматы бумаги для документов, формуляр-образец и конст-

Рукционная сетка для создания бланков и форм документов, основные

требования к бланкам документов и др. Письмо зарубежному партнеру

может выглядеть примерно так, как это показано на рис. 3.11.

Ваше сотрудничество (или провал в отношениях) зачастую зависит

Также и от скорости, своевременности ответа на деловые предложения,

Письма, претензии и т. п.

Сроки исполнения документов делятся на индивидуальные (уста-

Навливаемые в тексте документа или в резолюции на нем) и типовые

(общепринятые, централизованно установленные).

В СССР были разработаны типовые сроки исполнения документов,

Связанные с уровнем организации, направившей запрос. Так, если за-

Прос поступил от органов власти, то следовало отвечать на него в тече-

Ние срока до 10 дней, а если материалы ответа были необходимы для

Заседания правительства, то срок представления их сокращался до 3