Дайте определение документа. Виды документов.

1. Документ (от лат. documentum «свидетельство», «доказательство») – деловая бумага, обладающая юридической силой.

Помимо общего значения у слова «документ» в русском языке есть еще

несколько значений:

- деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо;

- письменное удостоверение личности предъявителя;

- историческое свидетельство создания чего-либо (произведения, например).

Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью.

 

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА: а) правовая, б) коммуникативная, в) информационная, г) управленческая.

 Общие требования к документу: достоверность, актуальность, аргументированность, полнота информации, лаконизм (краткость) изложения.

 

СПОСОБЫ КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ:

· По месту составления: внутренние и внешние документы.

Внутренний документ создаётся в рамках одной организации, где работают и составитель, и адресат текста, например, приказы администрации предприятия, служебные записки, должностные инструкции и др.

 

 Внешние документы предназначаются адресатам, работающим на других предприятиях. Это все виды деловых писем, приказы и распоряжения вышестоящих организаций и др.

 

· По содержанию: простые и сложные.

Простые документы посвящены решению одного вопроса (заявление, объяснительная записка и другие виды личной документации).

 

Сложные – посвящены решению двух и более вопросов (приказы, письма, инструкции).

 

· По форме: индивидуальные и типовые.

Индивидуальные документы предполагают некоторую самостоятельность текста и элементы творческого подхода (что не исключает их стандартизованности). Это отдельные виды писем, служебных записок, докладных.

 

Типовые документы строятся на базе заранее заданного текста путём видоизменения его отдельных элементов; чаще всего эти документы одинаковы для групп однородных предприятий, например, штатное расписание, положение о персонале и пр.).^[1]

 

· По срокам исполнения: срочные и бессрочные.

В срочных документах содержится указание на выполнение некоторых действий в ограниченный временной период (распоряжения, указания и пр.).

 

Действие бессрочных документов не ограничено временными рамками (указы, законы, некоторые виды инструкций).

 

· По происхождению: служебные и личные.

Служебные документы направлены на реализацию интересов организации. К таким документам можно отнести приказы, деловые письма, контракты.

 

Личные документы, как правило, отражают взаимодействие отдельного физического лица с официальными органами или другими лицами, например, заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка и пр.

 

· По виду оформления: подлинники, копии, дубликаты и выписки.

ПОДЛИННИК – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

 

КОПИЯ абсолютно точно воспроизводит подлинник, но имеет ограниченную юридическую силу, за исключением нотариально заверенных.

 

ДУБЛИКАТ – это копия, имеющая одинаковую силу с подлинником, выдающаяся в случае его утери.

 

ВЫПИСКА – это воспроизведение только одной из частей подлинника.^[2]

· По функции: организационные, распорядительные и информационно – справочные

Организационные документы, направленные на регламентацию деятельности организации или предприятия (устав, положение, штатное расписание, положение о персонале, должностную инструкцию;

 

Распорядительные документы, содержащие конкретные распоряжения (приказы, распоряжения, указания, решения);

 

Информационно - справочные документы, содержащие информацию по персоналу предприятия (трудовой договор, личные карточки, учётные карточки, анкеты, письма).

 

2. Виды документов:

I. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. СПРАВКИ И ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ

 

· ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

1) кому (название учреждения или должностного лица с указанием фамилии, имени, отчества);

2) от кого (фамилия, имя, отчество — в род. падеже, а также должность);

3) заголовок (заявление, объяснительная записка и т. д.);

4) текст документа (просьба, объяснение, сообщение);

5) дата (слева) и подпись (справа);

6) адрес (дается или сверху после фамилии перед заголовком или после указания числа снизу).^[3]

 

· ХАРАКТЕРИСТИКА – официальный документ, содержащий оценку деловых и личных качеств человека. План, которым можно воспользоваться для составления характеристики.

1. Общие данные (фамилия, имя, отчество, год и место

рождения).

2. Сведения об учебе (аргументированные).

3. Интересы, увлечения, способности.

4. Взаимоотношения в коллективе, с товарищами.

5. Вывод, пожелания.

6. Указание на цель составления характеристики.

Характеристика всегда подписывается руководителем организации (предприятия), заверяется печатью и указывается дата.^[4]

 

· АВТОБИОГРАФИЯ – последовательное описание человеком событий собственной жизни.

После заголовка Автобиография в виде связного текста пишутся следующие данные:

• фамилия, имя, отчество (я, Иванов Иван Иванович);

• дата и место рождения;

• родители (их полное имя и отчество, чем занимаются);

образование;

• начало трудовой деятельности (место работы, должность,

последующие перемещения);

• указать (если имеются) поощрения, награждения;

• дата (слева) и подпись (справа).

 

ПАМЯТКА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ АНКЕТ И СОСТАВЛЕНИЯ

АВТОБИОГРАФИИ

В СЛЕДСТВЕННОМ КОМИТЕТЕ

Автобиография заполняется на чистом листе от руки, разборчивым подчерком, в ней не допускаются исправления и

помарки.

Сведения, изложенные в автобиографии, указываются в хронологическом порядке.

Основными блоками информации в автобиографии являются:

• Фамилия, имя, отчество. Если изменялись фамилия, имя или отчество, то указать их, а также когда, где и по какой причине.

• Гражданство (если изменялось, то указать, когда и по какой причине, каким образом оформлен выход из гражданства другого государства, включая бывшие союзные республики СССР, а также указывается, имелось ли или имеется гражданство другого государства).

 

1. Полученное образование.

Обычно указывается год окончания средней школы.

После школы следуют все уровни образования (средний, высший, аспирантура и т.д. Если какое-то учебное заведение не закончено – указывается причина. Поскольку обучение (особенно, в средних и высших образовательных учреждениях) очень часто совпадает с первыми этапами трудовой деятельности, указать, что одновременно с учебой работал (на таких-то предприятиях, в такие-то периоды, в такой-то должности или по такой-то профессии).

 

2. Трудовая деятельность.

Здесь важной является информация о том, на каком предприятии, в учреждении или организации начал работать, в каком подразделении, в какой должности, или по какой профессии. Если в одной организации составитель

автобиографии работал длительное время и были перемещения, то указываются подразделения, должности (профессии) и периоды.

Периоды, отраженные оформляемым в автобиографии должны полностью

совпадать с теми же периодами, которые изложены им в разделе трудовая деятельность.

Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы и срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий.

 

3. Сведения о близких родственниках.

Указывается степень родства (родители, братья или сестры, муж (жена) и дети), фамилии, имена, отчества родственника (при изменении фамилии, имени или отчестве необходимо указать его прежние фамилию, имя, отчество), числа, месяца, года и места рождения, места работы (наименование

организации) и должности, домашние адреса. Если адрес регистрации не совпадает с адресом фактического проживания, то прописываются оба адреса.

О близких родственниках, постоянно проживающих за границей или оформляющих документы для выезда на постоянное местожительство в другое государство – указывается степень родства, место жительства и с какого времени проживают.

В конце автобиографии указываются сведения о имевшемся ранее допуске к государственной тайне, который оформлялся за периоды работы, службы, учебы, его форма. Если допуск ранее не оформлялся, то также отразить это в автобиографии.

 

АВТОБИОГРАФИЯ ПОДПИСЫВАЕТСЯ СОСТАВИТЕЛЕМ!!!

 

· РЕЗЮМЕ – составленный по определенным правилам набор сведений о претенденте на работу.

Не существует единого стандарта и жестких форм написания резюме. Слово «резюме» обычно не употребляется. Вместо него ПЕЧАТАЮТ ИЛИ ПИШУТ ОТ РУКИ ФАМИЛИЮ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ.

 

 РЕЗЮМЕ – составленный по определенным правилам

набор сведений о претенденте на работу.

 

СТРУКТУРА РЕЗЮМЕ:

1. Персональные данные: ФИО. Дата рождения. Гражданство.

Домашний адрес: индекс, город, улица, дом, квартира. Телефон.

2. Цель: на получение какой должности Вы претендуете.

3. Образование (пишется в обратном хронологическом порядке))

• Год окончания последнего учебного заведения, его название,

специальность, квалификация.

4. Опыт работы (в обратном хронологическом порядке).

• Годы работы на последнем месте работы, занимаемая должность и

краткая характеристика содержания работы.

Помимо этих основных разделов можно указать круг интересов,

дипломы и сертификаты.

 

· СПРАВКИ – документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки обычно делят на две группы:

- ИНФОРМАЦИЯ О ФАКТАХ и событиях служебного характера и справки,

- выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, УДОСТОВЕРЯЮЩИЕ КАКОЙ-ЛИБО ЮРИДИЧЕСКИЙ ФАКТ.

Это справки о подтверждении места учёбы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.

 

ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ

 

1. ВНУТРЕННЯЯ - подается руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подписывает - составитель.

2. ВНЕШНЯЯ – адресуется в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.^[5]

 

II. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

· ПОСТАНОВЛЕНИЕ – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

· РАСПОРЯЖЕНИЕ – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

· ПРИКАЗ является самым распространённым видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

Он издаётся по основным вопросам:

– внутренней жизни учреждения, организации, предприятия,

– создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей;

– утверждения положений, инструкций, правил и т.п.

– документов, требующих утверждения, а также

– по кадровым вопросам приёма, перемещения, увольнения работников и др.

 

1. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа. Например: О назначении…; Об итогах… и т. п.

2. Текст состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть – это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

3. Основную нагрузку в подобных документах несёт распорядительная часть.

В зависимости от вида документа она начинается словами:

– постановляет – в постановлении;

– решает (решил) - в решении;

– предлагаю - в распоряжении;

– приказываю - в приказе.

III.АДМИНИСТРАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

К ним относятся: планы, уставы, правила, отчёты, контракты, договоры и др.

 

· КОНТРАКТ ИЛИ ДОГОВОР – соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.

·

ЭЛЕГАНТНОСТЬ РЕЧИ — это способность излагаемой мысли в простой

или в изысканной словесной оправе быть благородной и понятной.

 

Информация взята с презентации № 14, вопрос 2-3.