Реквизит 24 «визы согласования документа»

Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица организации-автора проекта документа с содержанием документа.

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Документы визируют:

· заместитель руководителя, курирующий данное направление деятельности,

· заинтересованные должностные лица юридической, экономической, финансовой служб,

· руководитель службы ДОУ,

· проекты инструкций, других ведомственных нормативно-распорядительных документов визируют начальники заинтересованных структурных подразделений.

Внутреннее согласование документа оформляют визой согласования документа (далее виза), включающей в себя:

· должность визирующего без указания организации,

· личную подпись,

· расшифровку подписи (инициалы, фамилию),

· дату визирования.

 

Начальник юридического отдела

Перов А.С. Перов

21.12.2007

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Перов А.С. Перов

21.12.2007

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают, датируют и прилагают к документу.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, визирующий принципиально не согласен с проектом, он подлежит повторному визированию после переработки. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Место расположения реквизита определено стандартом:

1. Для документа, подлинник которого остается в организации (приказ, распоряжение, положение, протокол), виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

2. Для документа, подлинник которого отправляют из организации (письма), визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

Реквизит 25 «оттиск печати»

Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Оттиск – изображение клише печати на бумаге.

Заверения документов печатью организации – особый способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати проставляется:

· на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц;

· на документах, удостоверяющих личность – паспорт, трудовой стаж – трудовая книжка, квалификацию – диплом;

· на документах, фиксирующих факты расходования денежных средств и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения);

· на расчетно-платежных документах;

· на удостоверениях;

· на организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях).

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы (рис. 10).

На документах финансового характера печать проставляется на специально для этого отведенном месте (символ М.П.), без захвата наименования должности и подписи.

Рис. 10. Пример оформления реквизита «оттиск печати»

Печати подразделяют на гербовые, печати юридических лиц и простые (отдел кадров, для справок).

В приложении 5 Государственной системы документационного обеспечения управления приводится примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать.

В негосударственных организациях используется печать, приравненная к гербовой: в центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (номера в регистрационном реестре).

В некоторых законодательных актах, регламентирующих порядок создания и деятельность организаций различных организационно-правовых форм собственности, устанавливаются и требования к печатям.

Для каждой организации составляется список документов, на которых проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по ДОУ.

Не удостоверяются печатью письма на бланках предприятия.

Простые печати [9] могут иметь различную форму: квадратную, круглую, треугольную, овальную. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности.

Оттисками простых печатей пользуются:

· для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации,

· при рассылке распорядительных документов,

· при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов, дверей, сейфов.