Анализ организации и проведения экспертизы ценности документов в зао «строительная компания «дружба».

Экспертиза ценности документов в ЗАО «Строительная Компания «Дружба» на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел и формировании дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Дружба». В состав ЭК входят: начальник общего отдела, юрист, секретарь-референт Генерального управления. ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии. В своей деятельности ЭК руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов. Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов Компании должна регламентироваться Положением о комиссии. В ЗАО «Строительная Компания «Дружба» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению. ЭК осуществляет отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности» («ДМН»), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения и уничтожение проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел ЗАО «Строительная Компания «Дружба» путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК. После проведения экспертизы ценности документов составляются акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт согласовывает его с руководителем структурного подразделения и относит его в архив. В архиве акты сверяются с номенклатурой дел, и проставляется заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Все лица, ответственные за делопроизводство в Компании, обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.
Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства ЗАО «Строительная Компания «Дружба» обладает рядом недостатков:
встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;
отсутствуют необходимые организационные документы для ведения делопроизводства (инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе, Положение об экспертной комиссии);не разработана должностная инструкция для секретаря Генерального директора; отсутствует номенклатура дел Компании;
В связи с тем, что в ЗАО «Строительная Компания «Дружба» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.
Цель проведения экспертизы? освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.
Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей ЭК.
При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:
1. Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.
2. Основные задачи экспертной комиссии.
3. Основные функции.
4. Права экспертной комиссии.
5. Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.
Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором организации. В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:
во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет), имеющие долговременное практическое значение; во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.

 

Заключение

Таким образом, в результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение не целесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

Поэтому необходима четкая система определения ценности информации и на этой основе принятие решений об установлении сроков ее хранения. После этого информация может быть уничтожена или определена на временное (до 10 лет) либо постоянное (свыше 10 лет) хранение в зависимости от необходимости ее практического использования. Собственно в этом и состоит задача экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов играет важную роль для деятельности любой организации. Так как изучает состав и содержание документов организации на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

Работа по подготовки документов к последующему хранению и использованию, отбору документов на постоянное хранение является завершающим этапом процесса делопроизводства и включает: экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описи дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в ведомственных архив.

Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.