Збори як форма прийняття колективного рішення

Поширеною формою колективного обговорення ділових проблем є збори – зустріч, зібрання членів якої-небудь організації., що проводяться з метою спільного обміну думками з певного питання, яке хвилює громадськість. На обговорення збираються члени будь-якого колективу, яких єднає якийсь інтерес (збори акціонерів, партійні збори, збори громадян для висунення кандидата в депутати та ін.).

За складом учасників збори поділяються на: відкриті - зібрання членів якої-небудь організації із запрошенням сторонніх осіб; закриті - зібрання членів якого-небудь колективу чи організації без сторонніх осіб. Виділяють окремо урочисті збори – зібрання з нагоди відзначення певних урочистостей чи історичних дат.

Збори готуються заздалегідь, і що ретельніше, то кращим буде їх результат.

Збори складаються з таких етапів:

1. Підготовка зборів: зазвичай займається робоча група, члени якої
зацікавлені в результаті.

2. Висвітлення проблеми та її обґрунтування. Керує зборами голова
або президія, яку обирають учасники. Доповідає авторитетна особа, яка
добре володіє предметом обговорення І вміє кваліфіковано його викласти.

Пам'ятаючи про регламент, доцільно розподілити час для виступу з доповіддю. Фахівці рекомендують близько 10-12% загального часу, відведеного для доповіді, присвятити вступові, 4-5% – висновкам, а решту – основній частин.

3. Обговорення проблеми. Після основного виступу з доповіддю за темою, винесеною на розгляд, починається її обговорення. Ефективнішими будуть ті виступи, до яких учасники зборів готувалися заздалегідь. Виступ краще присвятити одній темі і дібрати вагомі аргументи на захист своєї позиції та підготувати відповідні пропозиції. Обговорення припиняється тоді, коли на запитання: Чи є ще пропозиції з обговорюваної проблеми? відповіді немає. Тоді внесені пропозиції систематизують, готують проект рішення, який пропонують на розгляд учасниками зборів, доповнюють іншими пропозиціями.

4. Ухвалення рішення. Рішення складається з двох частин: констатування (виклад ситуації) та ухвалення (оцінка проблеми, завдання, що треба зробити, кому і коли, а також визначення особи, на яку покладається контроль за виконанням рішення).

Збори будуть ефективними, а ця форма колективного обговорення проблем популярною, якщо через деякий час учасникам буде доведено інформацію про виконання прийнятого рішення.

НАРАДА

Нарада – спільне обговорення важливих питань і прийняття рішень у всіх сферах громадського й політичного життя, форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників, дієва форма залучення членів трудового колективу до розв'язання завдань.

Оптимальна кількість учасників наради – 10-12 осіб. Нарада матиме позитивний результат лише тоді, коли її учасники за рівнем професійних знань і практичного досвіду відповідатимуть рівню винесеної на обговорення проблеми, крім того, сама проблема має бути значущою для всіх присутніх. Нараду проводить голова, який повинен мати не тільки організаторський хист, а й уміти стежити за перебігом дискусії, обмірковувати й добирати слушні запитання, систематизовувати різні погляди, вчасно робити висновки. Класифікація ділових нарад.

1. За метою й завданням:

• навчальна (передати учасникам певні знання і у такий спосіб
підвищувати їх фаховий рівень);

1. роз'яснювальна (керівник намагається переконати учасників
наради у доцільності, правильності та своєчасності його стратегії та дій);

2. проблемна (розроблення шляхів і методів розв'язання проблем,
проводять у невеликому колі компетентних і висококваліфікованих фахівців);

3. координаційна (координація роботи підрозділів);

4. диспетчерська (оперативна) нарада (отримання інформації про
поточний стан справ, її аналіз і прийняття рішення, проводять
у точно визначений час і день, що дає змогу учасникам підготуватися, відносно нетривала – 20-30 хв; її доцільно розпочинати коротким звітом (інформацією) про стан справ, виконання
рішень попередньої наради, вказати на труднощі, що виникли,
підсумком за минулий період;

5. інструктивна (інформаційна) нарада (передавання учасникам
вказівок і розпоряджень, роз'яснення їх і деталізація відносно
конкретних умов роботи, встановлення методів і строків виконання вказівок, визначення завдань) доцільна, якщо запропонована увазі присутніх інформація багатоаспектна, передбачає неоднозначні способи дій, вирізняється неординарністю.

2. За способом проведення:

• диктаторська нарада (право голосу має тільки керівник; він
викладає свої погляди, видає наказ або вказівку; кількість учасників нерегламентована; збереження ієрархії працівників, однозначність у постановці завдань, швидке виконання рішень);

· автократична нарада (перебіг її передбачає запитання керівника І відповіді учасників наради; на вимогу або за дозволом
керівника допускаються виступи; кількість учасників обмежена).

· сегрегативпа нарада передбачає порядок, за якого керівник
сам визначає тих, хто має виступити, тобто тих, кого він бажає
вислухати;

· дискусійні нарада - демократичний спосіб розв'язання проблем, що виносять на нараду. Такі наради організовують у разі
потреби координації дій співробітників або підрозділів, їх може
проводити як керівник, так і обраний учасниками голова. Кількість учасників обмежена, але не більше 15 осіб. Кожен учасник дискусійної наради має можливість вільно викласти свою
думку, що сприяє підвищенню відповідальності за виконання
прийнятих рішень, дає змогу відкрито обговорювати будь-які
погляди, сприяє згуртованості членів колективу;

· довільна нарада має місце тоді, коли обмінюються думками працівники, професійні обов'язки яких тісно взаємопов'язані. Вона
відбувається без порядку денного, без голови, на ній не приймають ніяких рішень. Прикладом такої наради є обговорення керівником, його заступниками, помічниками, провідними
спеціалістами загального стану справ або важливої проблеми.

3. За ступенем підготовленості:

1. запланована (щотижневі наради проводять за встановленою
періодичністю, у точно визначений час, зі сталим складом учасників, з постійним порядком денним);

2. позапланова проводиться у разі виникнення непередбачуваних,
надзвичайних ситуацій (наприклад, за умови надходження нормативного документа, що змінює порядок роботи).

4. За технікою проведення:

- нарада, проведена методом «мозкової атаки», має такі особливості:

· її присвячують тільки одній проблемі, як правило, важливій;

· учасники наради (не більше 10-12 осіб) уточнюють формулювання проблеми, після чого її фіксують на дошці або плакаті. Запрошують осіб, зацікавлених у вирішенні проблеми, працівників, що вирізняються високим інтелектом, самостійністю і незалежністю суджень, знанням предмету наради;

· кожен учасник наради висловлюється тільки з вказаної проблеми, основою кожного виступу є конструктивна пропозиція. Під час формулювання пропозицій автор уникає покликань, пояснень, доведень, аргументацій (подаються тільки на вимогу голови), критика внесених пропозицій заборонена;

· усі пропозиції систематизують за такими критеріями: вартісність, оригінальність та ін. Потім у скороченому вигляді їх фіксують па дошці у вигляді пунктів проекту рішення;

· пункти, з яких досягнуто загальної згоди, фіксують у протоколі засідання, який підписують усі учасники;

· пункти, з яких згоди не досягнуто, фіксують для їх подальшого доопрацювання і обговорення.

Описаний метод не можна визнати універсальним. Проте користуватися ним доцільно в ситуаціях, коли рішення не може бути прийнято на основі думки більшості, коли потрібні компроміс і погодження інтересів. Крім того, під час обговорення є можливість об'єктивно оцінити здібності кожного учасника і зробити висновок про доцільність його подальшої участі у подібних нарадах.

- «нарада без наради» проводиться у три етапи:

1. Керівник формулює у письмовому вигляді проблему, яка вимагає
прийняття колективного рішення.

2. Добираються необхідна інформація і вихідні матеріали для
розв'язання проблеми, а також складається список осіб, які можуть
взяти участь у пошуку оптимальних рішень; їм надсилають бланки з
письмовим формулюванням проблеми.

1. Кожен з учасників повинен виробити свою точку зору і письмово
викласти її на тому ж бланку. Один з учасників обговорення, призначений керівником, збирає заповнені бланки, знайомиться з їх змістом,
спілкується з кожним учасником, уточнюючи пропозиції та приймає
остаточне рішення щодо вирішення проблеми. У розв'язанні складних
питань бере участь керівник.

В організації ділової наради можна виділити три етапи: підготовка наради; перебіг наради; підсумовування наради.

 

		Організація ділової наради
1. Підготовка наради: 1.1. Планування.	2. Проведення наради: 2.1. Відкриття наради	3. Підбиття підсумків наради:
1.2. Підготовка доповіді	2.2. Виголошення доповіді	3.1. Прийняття рішення
1.3. Підготовка документів і	2.3. Відповіді на запитання	3.2. Підписання протоколу.
приміщення.			3.3. Контроль виконання
1.4. Підготовка учасників	2.4. Обговорення ДОПОВІДІ.	прийнятих рішень.

Й етан - ПІДГОТОВКА НАРАДИ

Планування

Заплановані наради проводять за графіком, який складають на місяць (квартал), визначають такі пункти: порядок денний;

· хто проводить нараду (керівник, заступник керівника);

· дата і час проведення;
місце проведення;

· склад присутніх;

· тривалість наради.

Мету наради слід формулювати чітко й однозначно, що дозволить забезпечити її дієве проведення; дасть змогу зосередити увагу присутніх на найважливіших моментах; відокремити другорядні питання; правильно визначити склад учасників; підвищити ефективність рішень, що приймаються; організувати контроль за виконанням ухвалених рішень.

Готуючись до наради, насамперед слід потурбуватися про визначення порядку денного, пам'ятаючи таке: формулювання питань повинно бути чітким і зрозумілим для усіх учасників наради; має містити оптимальну кількість питань (один-два пункти); їхня послідовність повинна бути логічно і психологічно виправданою.

Першим до порядку денного вносять питання, з якого не передбачається гостра полеміка, потім обговорюють спірні проблеми, дискусія з яких може бути гострою і тривалою. Зазначений порядок дає змогу розпочати обговорення дискусійних проблем у спокійній обстановці, уникнути упередженості, послабити увагу емоційних чинників.

Дату і час проведення наради визначають згідно з планом або за вказівкою керівника. У разі потреби їх погоджують із зацікавленими підрозділами І працівниками. Тривалість наради не повинна перевищувати 1,5 години, а диспетчерської (оперативної) - 30-35 хвилин.

Визначаючи час і дату її проведення, керівник повинен враховувати такі чинники: кількість та складність питань порядку денного; терміновість обговорюваних питань; стан поінформованості та підготовленості учасників.

Нараду доцільно проводити у другій половині дня, не рекомендується проводити більше ніж одну нараду в день, тим паче з постійним складом учасників.

Склад учасників наради встановлюють з урахуванням її мети і порядку денного, ступеня ділової зацікавленості потенційних учасників, їхньої компетентності, бажання і здатності брати активну участь в обговоренні, вносити свої пропозиції.