Выполнение хода работ и фактических затрат

В предыдущих лабораторных работах мы закончили создание нашего проекта исохранили его вместе с базовым планом. Как только будет начато выполнение проекта, мы можем целенаправленно управлять им, отслеживая фактические даты начала и окончания отдельных видов работ, их длительность, процент выполнения, объемы и затраты и сравнивать их с плановыми показателями, сохраненными в базовом плане. Это подскажет нам, как фактические изменения плана повлияют на другие виды работ и на дату окончания проекта, и поможет определить, какие изменения необходимо сделать в графике работ для окончания проекта в срок и в пределах установленного бюджета. Полученная информация поможет также более эффективно планировать будущие проекты.

MicrosoftProject позволяет, вводить различную информацию о выполнении работ: даты начала и окончания, длительность, процент выполнения, оставшуюся длительность и др. При этом достаточно ввести только один или два показателя. Все остальные данные будут вычислены автоматически

 

• В режиме диаграммы Гантта щелчком мыши выделим контрольную точку Начало работ в поле Название задачи;

• Выберем команду меню Сервис/Отслеживание/Обновить задачи. На экране появится диалог Обновление задачи (рис. 1):

•

 

рис. 1 Диалог Обновление задачи

 

В поле Название этого диалога указано название выделенной контрольной точки - Начало работ, а в поле Длительность - ее плановая продолжительность — 0 дней. В полях со счетчиками % Завершения, Фактическая длительность и Оставшаяся

длительность отмечаются соответственно процент выполнения - 0%, фактическая длительность - 0 дней и оставшаяся длительность 0 дней.

В группе полей Текущие указаны соответствующие плановые сроки начала и окончания работы. В открывающемся списке Начало группы полей Фактические даты на календаре укажем дату 2 мая 2005 года. Эта дата отобразится в поле списка. В поле со счетчиком % Завершения укажем 100%. Вместо указания процента выполнения можно также выбрать дату окончания - в открывающемся списке Окончание. Нажмем кнопку ОК в диалоге Обновление задач. В информационном 'поле таблицы i слева от названия контрольной точки Начало работ появится отметка

V о ее прохождении.

Отметку о выполнении работ первого этапа - Планирование - мы сделаем

несколько иначе:

• Удерживая нажатой клавишу [Ctrl], выделим в таблице названия работ Разработка технического задания и Проектирование системы;

• Выберем команду меню Сервис/Отслеживание/Обновить проект. На экране появится диалог Обновление проекта (рис. 2):

 

Рис. 2. Диалог Обновление проекта

 

Закроем диалог нажатием кнопки ОК. В информационном поле таблицы появятся отметки о выполнении указанных видов работ, а на диаграмме, внутри горизонтальных полосок соответствующих работ - черные полосы, отображающие процент выполнения этих работ - 100% (рис. 3):

 

 

 

Рис. 3. Отметка о выполнении работ

 

Красный цвет, которым прежде выделялась критическая работа Разработка содержания, теперь изменился на синий, так как выполненная работа перестала быть критической.

Выполнение работы в процентах можно ввести также в диалоге Сведения о задаче. Посмотрим, как это сделать для работы Разбиение на подзадачи:

· Щелчком мыши выделим в таблице работу Разбиение на подзадачи;

· Нажмем кнопку на панели инструментов Стандартная. На экране появится диалог Сведения о задаче;

Щелкнем мышью на ярлычке Общие, чтобы перейти на эту вкладку (рис.4):

 

Рис. 4. Вкладка Общие

 

В поле со счетчиком Процент завершения установим 50%. Закроем диалог с помощью кнопки ОК. Черная полоса на прямоугольнике-работе Разбиение на подзадачи отобразит процент выполнения этой работы.

Для ввода информации о ходе выполнения работ удобно пользоваться специальной панелью инструментов Отслеживание. Выберем команду меню Вид/Панели инструментов/Отслеживание. На экране ниже панели инструментов Форматирование появится панель инструментов Отслеживание. Оставшиеся 50% работы Написание текста введем с помощью панели инструментов:

• Убедимся, что работа Разбиение на подзадачи выделена;

• Нажмем кнопку на панели инструментов Отслеживание. Работа будет
отмечена как выполненная.

Теперь предположим, что менеджер закончил работу Разбиение на подзадачи раньше запланированного срока, т.е. не 7.06, а 4.06. Введем фактическую дату окончания этой работы:

• Нажмем кнопку на панели инструментов Отслеживание. На экране появится диалог Обновление задач. В этом диалоге уже указан процент завершения работы Разбиение на подзадачи - 100%, фактическая длительность - 14 дней и оставшаяся длительность - 0 дней;

• В календаре открывающегося списка Окончание группы Фактические даты
выберем дату 4.06.2005;

• Нажатием кнопки ОК закроем диалог. В таблице и на диаграмме
отобразится фактическая дата окончания работы.

Более того, MicrosoftProject составил и отобразил на экране новый график работ, в котором изменились на один день даты начала следующих работ и срок окончания проекта, который теперь передвинулся с 30 на 29 июня 2005 года.

Для любой работы можно также ввести отметку о выполнении непосредственно на диаграмме с помощью мыши. Сделаем это для работы Распределение задач:

· Установим указатель мыши у левого края полоски-работы Распределение задач. Нажмем и удерживаем левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно работы, в котором будет указана дата ее начала и окончания;

· Не отпуская левую кнопку мыши, перемещаем мышь по полоске-работе. При этом в информационном окне будет изменяться дата окончания этой работы. Добьемся того, чтобы дата окончания работы соответствовала плановой - 9.06.2005.

· Отпустим левую кнопку мыши. Информационное окно закроется. Работа Распределение задач будет отмечена как выполненная.

В ходе выполнения проекта возможны случаи, когда какая-либо работа после частичного выполнения прерывается на некоторое время. При этом необходимо перенести оставшуюся часть работы на более поздний срок.

Предположим, в нашем проекте работа Написание начата в срок и в течение двух дней выполнена на 50%, после чего возникла необходимость прервать ее выполнение на 1 день. Сделаем соответствующую отметку:

· Щелчком мыши выделим в таблице работу Внедрение;

· Нажмем кнопку на панели инструментов Отслеживание. На диаграмме появится отметка о частичном выполнении работы. Оставшаяся часть работы должна быть начата через день - 9.06;

· Установим указатель мыши на полоске-работе Написание правее полосы

· выполнения. Указатель примет форму креста со стрелками

· Нажмем и удерживаем левую кнопку мыши. Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь вправо так, чтобы в информационном окне отобразилась новая дата начала оставшейся части работы;

· Отпустим левую кнопку мыши. На диаграмме между выполненной и невыполненной частями работы появится разрыв в один день. Будет также изменен график для остальных видов работ. Отметим 100% выполнение оставшейся части работы Написание любым уже известным способом.

При управлении проектом необходимо постоянно владеть информацией о том, выполняются ли работы в соответствии с графиком, и если нет, то как велики отклонения. Анализируя такие данные, можно своевременно принимать необходимые меры для окончания проекта в срок.

Просмотрим эту информацию в нашем проекте:

Выбираем Вид/Диаграмма Гантта с отслеживанием. На экране появится диаграмма Гантта в режиме отслеживания(рис. 5). На этой диаграмме серыми полосами показан базовый план, а синими -фактическое выполнение. Справа от каждой выполненной работы указан процент выполнения - 100%. Невыполненные критические работы отображаются красным цветом, и справа от них указан процент выполнения - 0%.

 

 

Рис. 5. Отслеживающая диаграмма Гантта

 

Выполненные этапы также отмечены специальными условными обозначениями. Просмотреть числовые показатели можно на таблице отклонений. Выбираем команду меню Вид/Таблица-Ввод/ Отклонения. Вид таблицы изменится. Переместим правую границу левой панели к правому краю рабочего окна, чтобы увидеть таблицу полностью.

В этой таблице в колонках Начало и Окончание указаны фактические даты начала и окончания каждого вида работ. В колонках Базовое начало и Базовое окончание - соответствующие даты по базовому плану. В колонках Отклонение начала и Отклонение окончания - разница между фактическими и плановыми датами. Отклонение может быть положительным и отрицательным. Положительное отклонение означает, что работа начата или закончена позднее планового срока, а отрицательное - ранее. По таблице четко видно, что начало и окончание работ первого этапа идет в срок, а второго и третьего ранее планового.

В случае задержки следует принять экстренные меры для окончания проекта в срок. Одним из способов решения этой задачи может быть сокращение длительности некоторой работы путем назначения сверхурочных работ ресурсу, назначенному этому виду работ. Добавление сверхурочных работ в объеме 8 часов сократит продолжительность этого вида работ на 1 день. Посмотрим, как это сделать:

Выбрать команду меню Окно/Разделить. Рабочее окно программы будет ^разделено на два окна по горизонтали: в верхнем окне будет отображаться ¥ отслеживающая диаграмма Гантта, а в нижнем - форма задач;

· Щелкнуть мышью на форме задач, чтобы сделать ее текущей;

· Выбрать команду меню Формат/Подробности/Трудозатраты на ресурсы;

· Щелкнуть мышью на отслеживающей диаграмме Гантта в верхнем окне и выделите данную работу. На форме задач в поле Название ресурса таблицы появится название ресурса, назначенного этому виду работ;

· Щелкнуть мышью на ячейке первой строки поля Сверхур.труд. формы задач, чтобы выделить ее;

· Установить количество часов сверхурочной работы - 8 часов и нажать клавишу [Enter];

· Выбрать команду меню Окно/Снять разделение. Отслеживающая диаграмма Гантта снова отобразится в полный экран, с внесенными коррективами.

После такой корректировки следует сохранить новый промежуточный план, чтобы дальнейший ход выполнения работ можно было сравнивать с откорректированным планом: выбрать команду меню Сервис/Отслеживание/Сохранить базовый план. Установить переключатель Сохранить промежуточный план. Закрыть диалог с помощью кнопки ОК. Новый промежуточный план будет сохранен.

На отслеживающей диаграмме Гантта можно графически отобразить ход выполнения работ для любой даты на временной шкале:

· Нажмем кнопку панели инструментов Отслеживание. Указатель мыши примет зигзагообразную форму;

· Переместим указатель мыши на диаграмму. На экране появится информационное окно Индикатор выполнения, в котором при движении мыши будет изменяться дата, для которой должен быть построен график выполнения;

· Выбираем интересующую нас дату, и щелкаем левой кнопкой мыши на диаграмме. В указанной точке отобразится график выполнения проекта.

В ходе выполнения работ мы в любой момент можем получить информацию о плановой и фактической стоимости работ, израсходованных и оставшихся средствах:

· Выбираем команду меню Вид/Таблица/Затраты. На экране появится таблица затрат;

· Переместим правую границу левой панели вправо так, чтобы видеть всю таблицу (рис.7):

В колонке Общие затраты указывается общая стоимость каждого вида работ, а в колонке Базовые - плановая. Разница между ними отображается в поле Отклонение. Еслиэта разница отрицательна, то средства сэкономлены; в противном случае - перерасходованы. Как видно из таблицы,

 

Рис. 7. Таблица затрат

перерасхода средств нет. В колонке Фактические указана стоимость уже выполненных работ, а в колонке Оставшиеся -еще не выполненных.

Мы можем также проанализировать расходование средств, назначенных каждому ресурсу следующим образом:

· Выбираем Вид/Использование задач. На экране отобразится таблица использования задач;

· Выбираем команду меню Вид /Таблица/ Затраты. На экране появится таблица затрат;

Переместим правую границу левой панели вправо, чтобы видеть на экране всю таблицу

 

Рис.8 Таблица затрат по каждому ресурсу

 

Эта таблица содержит колонки, которые есть и в предыдущей. Однако стоимость здесь распределена не только по видам работ, но и по ресурсам. Это позволяет оперативно получить информацию о расходовании средств каждым ресурсом в отдельности.

 

 

Задание:

 

Оптимизировать проект полученный в лабораторных работах 1-5. Результаты оптимизации представить в виде сравнительного анализа:

1) Таблицы затрат на ресурсы

2) Время выполнения

Для проекта до и послеоптимизации.