![]() Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву ![]() Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Формирование дел и их текущее хранение
3.5.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 3.5.2.2. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителями в 10-дневный срок работнику, ответственному за ведение делопроизводства в органе исполнительной власти, который формирует их в дела постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных фондов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, утвержденной сводной номенклатуры дел и настоящей Инструкции. 3.5.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно и полностью оформленные документы (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты) в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел; помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, конверты; дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 3.5.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании. 3.5.2.5. При группировке отдельных видов документов необходимо соблюдать следующие общие правила: нормативно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологиис относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, регламенты, правила и т.п., утвержденные нормативно-распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;
если положения, инструкции, регламенты, правила утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела; приказы по основной (финансово-хозяйственной) деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с документы в личных делах располагаются в хронологическом протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам; документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов; поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности Правительства области; утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов; лицевые счета работников по заработной плате группируются в предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы переписка группируется обычно за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ-ответ помещается за документом-запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 3.5.2.6. Дела постоянного и временного хранения с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся по месту их формирования в органах исполнительной власти в запирающихся шкафах или специально отведенных для этой цели помещениях. 3.5.2.7. Ответственность за учет, сохранность и использование хранящихся в органах исполнительной власти документов и дел, за соблюдение установленного порядка их уничтожения возлагается на работника,
Запрещается делать на хранящихся в деле подписанных документах надписи, пометки, вносить исправления или изменять их 3.5.2.8. В органах исполнительной власти документы и дела, не подлежащие дальнейшему хранению, по согласованию с сотрудниками архива уничтожаются по акту, один экземпляр которого представляется в архив (приложение № 32). Документы и дела включаются в акт, если установленный срок их хранения истек к 01 января года, в котором составляется акт.
3.5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает: экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. 3.5.3.1. Экспертиза ценности документов производится с целью определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. 3.5.3.2. Экспертиза ценности документов администрации Правительства Кировской области, органов исполнительной власти проводится: в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению; в архиве – в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение. 3.5.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов администрации Правительства Кировской области, органов исполнительной власти создаются экспертные комиссии при администрации Правительства Кировской области и при органах исполнительной власти, которые организует свою работу в соответствии с положениями о данных комиссиях. 3.5.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве ежегодно работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях и органах исполнительной власти, совместно с экспертными комиссиями при администрации Правительства Кировской области и при органах исполнительной власти под непосредственным методическим руководством сотрудника архива. 3.5.3.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется: отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел и документов с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей сводной номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение 3.5.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел.
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения изымаются дублетные экземпляры 3.5.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
3.5.4. Порядок оформления дел 3.5.4.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. В дела подшиваются только исполненные и правильно оформленные документы. При приеме исполненных документов для подшивки в дела проверяется правильность их оформления: наличие подписей, 3.5.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя (приложение № 33); составление в необходимых случаях (подпункт 3.5.4.8 настоящей Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат 3.5.4.3. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются: наименование фонда организации (Правительство Кировской облас-ти); наименование структурного подразделения (в именительном индекс (номер) дела в соответствии с номенклатурой дел; номер тома, части; заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела в соответствии с номенклатурой дел.
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого пронумерованного тома (части), который может уточнять Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за........ год (ы)». На обложке дела указываются крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, 3.5.4.4. Документы в дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобки) из документов удаляются. 3.5.4.5. В конце каждого дела подшиваются бланки для заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях (подпункт 3.5.4.8 3.5.4.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим (простым) карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
|
||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-04-23; просмотров: 326; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.117.233.26 (0.027 с.) |