Основні поняття у документообігу

Процес господарювання будь-якого підприємства неодмінно супроводжується обігом багатьох різних документів. Порядок їх обробки та руху на підприємстві з моменту створення чи отримання до передачі в архів на збереження, як правило, регламентується графіком документообігу, затвердженим наказом чи розпорядженням керівника. Графік документообігу обов’язково має чітке прив’язування до загальної облікової політики підприємства.

Графік документообігу може наводитися у формі таблиці, схеми чи переліку робіт, що стосуються створення, перевірки та обробки документів, відповідно до обов’язків кожного з підрозділів підприємства та всіх інших виконавців робіт з описом взаємозв’язків і терміну виконання робіт.

Найчастіше контроль за виконанням даного графіка документообігу здійснює головний бухгалтер підприємства.

При організації документообігу підприємство працює з такими основними термінами чи поняттями:

· документ – це передбачена законом матеріальна форма отримання, збереження, використання та розповсюдження інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці, оптичному диску чи на іншому носії;

· первинний документ – це документ, який містить в собі вихідну інформацію;

· вторинний документ – це документ, який являє собою результат аналітико-синтетичної чи іншої переробки одного або декількох документів;

· електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, враховуючи обов’язкові реквізити документа;

· архівний документ – це документ незалежно від його форми, виду матеріального носія інформації, місця і часу створення, форми власності на нього, який вже не виконує безпосередньо покладені на нього функції, але зберігається чи підлягає збереженню, враховуючи його значущість для людини, суспільства чи держави в цілому;

· офіційний документ – документ, що створено організацією чи посадовцем та оформлено у встановленому порядку;

· документообіг – рух документів на підприємстві з моменту їх створення чи отримання до завершення виконання;

· електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передачі, отримання, зберігання, використання та знищення електронних документів;

· регістрація документів – фіксація факту створення чи отримання документів шляхом присвоєння кожному з них порядкового номера та запису відомостей про документ відповідно до встановленого порядку;

· бланк документа – стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією та місцем, що спеціально відведене під змінну інформацію.

За ознаками документаційного забезпечення підприємства виділяють три групи документів:

- внутрішні;

- вхідні;

- вихідні.

Кожна з цих груп має свої особливості обробки та проходження.

Процес руху документів від створення до передачі в архів можна подати у вигляді схем (рис. 4.1 та рис. 4.2).

 

Рисунок 4.1 – Схема руху документів, що надходять до підприємства (вхідні документи)

 

Вихідні документи на відміну від вхідних мають створюватись у двох екземплярах, за винятком факсів чи телефонограм.

 

Проект вихідного документа подається на підпис керівнику. Керівник, у свою чергу, може внести корективи або доповнення до проекту вихідного документа, підписавши його, або повернути документ на доопрацювання.

 

 

 

Рисунок 4.2 – Схема руху внутрішніх та вихідних документів підприємства

Після регістрації і присвоєння вихідного номера документ підлягає відправленню адресатові за призначенням.