Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Тема 8. Регламентация документационного обеспечения кадровой службы.
Кадровая служба, оформляя кадровые документы, осуществляет документирование и, выполняя технологический процесс организации работы с ними, ведет делопроизводство в кадровой службе.
Документационное обеспечение управления должно осуществляться в соответствии с законодательством и нормативно-методическими документами, действующими в Российской Федерации. Сотрудник кадровой службы должен знать, что трудовые правоотношения устанавливаются статьями ТК РФ, который вступил в силу 01.02.2002. ТК РФ оговаривает комплекс организационно-кадровых документов, обязательных к применению, в том числе коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор, трудовая книжка, приказы по личному составу, связанные с движением кадров от приема на работу до высвобождения (увольнения) работника, и ряд других норм по документированию трудовых отношений работника и работодателя. При документировании деятельности кадровой службы следует учитывать требования Федерального закона «Об информации информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. Согласно данному закону документирование кадровой информации является обязательным условием включения её в информационные ресурсы Российской Федерации, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, которые ответственны за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов. Оформление, учет и ведение трудовых книжек работников определены «Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях в учреждениях и организациях». Инструкции утверждены Постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20 июня 1974 г. № 162, в редакции от 2 августа 1985 г. № 252, с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г. № 412 (Бюллетень Госкомтруда СССР, 1986 г. - № 1; 1987 г. - № 2; 1989 г. - № 9; 1991 г. - № 1, 3). Изменения касались порядка выдачи дубликата трудовых книжек, внесения сведений о работе по совместительству, изменения записей о дне увольнения или задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации, двуязычного оформления записей в трудовой книжке. Организация делопроизводства и оформление организационно-распорядительных документов в кадровой службе определены Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), и введена в действие в 1991 года.
Работники федеральных органов исполнительной власти должны соотносить свои действия по работе с официальными документами в соответствии с «Типовой инструкцией по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти», введенной в действие в 2001 г. Вышеназванные документы служат основанием для составления и оформления организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, распоряжений, справок, докладных и объяснительных записок, писем, должностных инструкций и др.), в составлении которых принимают участие работники кадровых служб. Они помещены в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Альбом введен в действие Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 6 апреля 2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Необходимость использования унифицированных форм кадровых документов, помещенных в Альбом, распространяется на юридических лиц всех форм собственности. Сроки хранения документов по личному составу изложены в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который утвержден Руководителем Федеральной архивной службы 6 октября 2000 г. Организация работы с документами направлена на создание условий, обеспечивающих оперативность обработки документов, так как заключенная в них информация необходима для выработки управленческого решения и доведения его до исполнителя, хранения документов и использования их в справочных целях в процессе управленческой деятельности. Обработку и отправку документов осуществляет канцелярия. Документы, предназначенные для отправки, сдают работникам кадровой службы полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными. Документы, переданные работникам кадровой службы, для отправки в канцелярию, должны быть отправлены или в тот же день, или не позднее следующего рабочего дня.
Тема 9. Движение и регистрация документов на фирме Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация придает документу юридическую силу. С помощью регистрации документы учитывают, контролируют и по ним осуществляют информационно-справочную работу. Документы регистрируют один раз: входящие – в день поступления, исходящие – в день подписания или утверждения. Регистрируют документы в пределах их видов, т.е. отдельно регистрируют письма, протоколы, акты, отчеты и т.д. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу регистрируют раздельно. Приказы по личному составу регистрируют только в кадровой службе. Порядковые регистрационные номера присваивают документам в пределах каждой регистрируемой группы. Первый порядковый номер проставляют с начала календарного года, а последний – в конце (условно 31 декабря). Регистрационный индекс документа или регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.Составные части индекса отделяют друг от друга косой чертой. Существует три формы регистрации: журнальная, карточная, электронная. Журнальная форма регистрации предпочтительна при небольшом объеме документооборота (если он не превышает примерно 600 документов в год). Карточную форму регистрации считают более прогрессивной и удобной при работе с документами. Документы регистрируют в регистрационно-контрольной карточке (РКК), в которую следует обязательно включить реквизиты: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа; заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении. Количество заполняемых РКК на один документ определяется количеством справочных картотек и плюс еще одна карточка, которую подкладывают к документу и вместе с ним передают исполнителю. Электронная карточка по составу реквизитов соответствует традиционной РКК, только ее форму выводят на экран компьютера. 9.1Контроль исполнения документов Цель организации контроля – обеспечить своевременное и качественное исполнение документа. Технологию контроля исполнения документов осуществляет канцелярия. Ее сотрудники фиксируют факт постановки документа на контроль, заполняют соответствующую контрольно-регистрационную форму, доводят контролируемый документ до исполнителя, осуществляют регулирование хода исполнения, учитывают и обобщают результаты контроля, информируют о них руководство. Сотрудники кадровой службы, получив документ с контрольной отметкой, должны прежде всего уяснить срок, к которому нужно исполнить документ. Сроки исполнения документов бывают типовые и индивидуальные. Типовые сроки исполнения установлены законодательными и нормативными документами, индивидуальные – в резолюции руководителя или тексте документа.
Сроки исполнения внутренних документов исчисляют в календарных днях с даты их подписания или утверждения, а входящие – с даты их поступления в организацию. Изменить индивидуальный срок исполнения может только руководитель, а типовой подлежит изменению только после принятия нового акта. Документ имеет право поставить на контроль должностные лица, которые рассматривают документы и пишут на них резолюции, в соответствии с правилами рассмотрения документов, установленных в «Инструкции по делопроизводству» организации. Документ считается исполненным и может быть снят с контроля, если все задания и поручения выполнены, а заинтересованным лицам и организациям дан ответ. Снять документ с контроля может то должностное лицо, которое его на контроль поставило. Для планомерной организации контроля ведут картотеку. Карточки разделяют на 33 ячейки. 31 ячейка – это числа месяца, в 32 ячейку помещают карточки на документы, срок исполнения которых попадает на следующий месяц, перед первой ячейкой помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Организационно-кадровая документация. К числу организационно-кадровых документов относятся учредительные документы организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и инструкции организационно-методического характера по различным аспектам деятельности организации в целом или отдельных ее служб. Устав – учредительный документ, устанавливающий правовой статус юридического лица. Устав разрабатывается и утверждается учредителями хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. В нем излагаются правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации. Штатное расписание – организационно-правовой документ, устанавливающий должностной и численный состав работников в составе структурных подразделений организации с указанием должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы. Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т-3. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).
Штатное расписание – документ долговременного действия. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. При необходимости в штатное расписание могут вноситься изменения приказом руководителя организации. Штатное расписание хранится постоянно. Правила внутреннего распорядка являются организационно-распорядительным документом, детально регламентирующим вопросы повседневной деятельности организации. Правила внутреннего распорядка содержат следующие разделы: общие положения; порядок найма и высвобождения персонала; основные обязанности персонала; основные обязанности администрации; рабочее время и его использование; поощрение за успешные результаты работы; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и некоторые другие. Положение о структурном подразделении организации – правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, ответственность и организацию работы подразделения. Как правило, типовое «Положение о кадровом органе» содержит в себе следующие основные разделы: общие положения; структура и состав кадрового органа; предназначение кадрового органа; организация управления кадрового органа; организация взаимодействия кадрового органа; организация обеспечения кадрового органа; полномочия кадрового органа; ответственность кадрового органа; особые вопросы деятельности кадрового органа; заключительные положения. Должностная инструкция – организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью. На основе должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Должностную инструкцию разрабатывает руководитель соответствующего структурного подразделения организации, согласовывает проект с отделом управления персоналом (отделом кадров) и юридической службой. Инструкция по кадровому делопроизводству – нормативный акт, определяющий единую систему работ с кадровой документацией в организации. «Инструкция по организационно - документационному обеспечению кадровой работы предприятия» регламентирует порядок кадровой работы предприятия. Подобные инструкции разрабатываются в целях упорядочения организационно - документационного обеспечения кадровой работы предприятия. Они предназначены в первую очередь сотрудникам кадровых органов для руководства в повседневной служебной деятельности. При разработке содержания «Инструкции…» учитываются положения нормативно-правовых документов, регламентирующих организацию и ведение кадровой работы на предприятиях в пределах территории субъектов РФ, а также ведомственных нормативно-правовых документов по указанным вопросам, при условии, что требования последних не вступают в противоречие с соответствующими федеральными правовыми актами.
Типовая «Инструкция…», как правило, включает в себя следующие основные разделы: общие положения; вопросы организационно - документационного обеспечения кадровой работы; порядок использования средств автоматизации и защиты данных от несанкционированного доступа в кадровой работе; порядок изготовления, учета, хранения и обращения с печатями, штампами и гербовыми бланками (бланками строгой отчетности); ответственность должностных лиц за организацию и ведение кадровой работы.
Документация по оформлению трудовых правоотношений. Правовые отношения работника и работодателя в Российской Федерации регулируются ТК РФ. Этапы трудового цикла от приема на работу нового работника до его увольнения подлежат обязательному документированию. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника в организации, называют документацией по личному составу. Документацию по личному составу можно классифицировать на четыре группы: документация, связанная с комплектованием персонала организации; документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе; документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины; документация, связанная с прекращением трудовых правоотношений работника с организацией, с его увольнением. Прием на работу в организацию нового работника при наличии вакантной должности сопровождается оформлением документов, указанных на рис.1.
Рис. 1. Последовательность оформления и состав документов при приеме на работу
Резюме – краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место. Резюме составляется по требованию кадровой службы предприятия. Разновидностью резюме является анкета-резюме, содержащая подробные сведения о соискателе должности, по сути заменяет собой анкету, не предусмотренную ТК РФ в качестве обязательного документа при оформлении на работу. Заявление о приеме на работу оформляется от руки. Заявление согласуется с руководителем структурного подразделения предприятия, в которое принимается на работу кандидат. Автобиография представляет собой краткое письменное жизнеописание с указанием основных персональных данных кандидата, наиболее важных сведений о его ближайших родственниках, этапах учебно-трудовой деятельности кандидата, а также другую необходимую работодателю информацию, предоставление которой не противоречит законам РФ. Автобиография пишется работником от руки по следующей форме: наименование вида документа; текст документа; подпись (с указанием даты написания, личной подписи и ее расшифровки). Текст автобиографии излагается в хронологическом порядке. Характеристика - официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. В ней приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника. Подписывается характеристика руководителем организации и заверяется гербовой печатью. Характеристика не предусмотрена ТК РФ как обязательный документ при поступлении на работу. Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела работника. Содержит перечень вопросов о биографических данных, сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании и др. Поступающий на работу обязан в период работы в организации вносить все последующие изменениях в данных о работе, внесенных в личный листок Своевременно сообщать в отдел кадров организации для фиксирования этих изменений в дополнении к личному листку по учету кадров. Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции. Обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный и на определенный срок – не более пяти лет, если иной срок не установлен ТК РФ или иными федеральными законами. Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок. Лицо, поступающее на работу, при заключении трудового договора согласно ст. 65 ТК РФ предъявляет следующие документы: - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; - трудовую книжку; - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; - документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; - документ об образовании; - справку с предыдущего места работы о заработной плате. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится на предприятии в кадровой службе, второй – у работника. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем. Основанием для подготовки приказа о приеме на работу является подписание трудового договора. Приказ (распоряжение) оформляется по унифицированной форме № Т – 1, если оформление производится индивидуально, или по форме № Т-1а в случае одновременного оформления на работу нескольких работников. Заполнение форм осуществляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу и организацию. При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы. Личная карточка работника используется кадровой службой в качестве основной формы для учета и анализа личного состава организации. Личная карточка по форме № Т-2 заполняется на всех работников, кроме государственных служащих. При приеме на государственную службу на служащего заполняется личная карточка по форме № Т-2ГС. Для научных и научно-педагогических работников кроме карточки по форме № Т-2 заполняется также учетная карточка по форме № Т-4. Порядок и условия перевода работника на другую работу определяются ТК РФ. Переход оформляется в последовательности, показанной на рис.2.
Рис.2. Последовательность документирования перевода на другую работу Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника. Работник должен написать личное заявление с указанием причины перевода. Представление о переводе, так же как и заявление, является документом, на основании которого руководитель организации принимает решение об издании приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу. После этого кадровая служба готовит проект приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу по форме № Т-5. После подписания приказа сотрудник кадровой службы делает отметки в личной карточке и вносит запись в трудовую книжку, бухгалтерия вносит изменения в лицевой счет. Отделом кадров ведется журнал регистрации переводов работников. Аттестация – это определение, используя степень соответствия уровня квалификации работника требованиям выполняемой им работы, оговоренной должностной инструкцией. Аттестация проводится в соответствии с основными положениями о порядке аттестации служащих учреждений, организаций и предприятий, находящихся на бюджетном финансировании, утвержденными постановлением Минздрава России № 27 и Минюста России №8/196 от 23 октября 1992 г. и соответствующими отраслевыми положениями об аттестации, приказами министерств и ведомств. Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Оформление командировок производится с использованием унифицированных форм документов. В состав документов входит: служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении; приказ (распоряжение) о командировании; командировочное удостоверение. Учет работников, выбывающих в командировки, ведется отделом кадров в специальном журнале. В соответствии с ТК РФ всем работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка. При оформлении отпуска используются следующие формы документов: указание о составлении графика отпусков, график отпусков и приказ о предоставлении отпуска. ТК РФ предусматривает меры ответственности работника за ненадлежащее исполнение им своих обязанностей и систему мер поощрения за успешное и добросовестное их выполнение. Существуют следующие дисциплинарные взыскания: замечание; выговор; увольнение по соответствующим обстоятельствам. Оформление поощрения включает: докладную записку руководителя структурного подразделения; приказ (распоряжение) о поощрении работника по форме № Т-11. Процедура оформления увольнения работника осуществляется в последовательности, указанной на рис. 3.
Рис.3. Последовательность оформления увольнения работника Каждое из оснований прекращения действия трудового договора (увольнения) подробно освещается в ТК РФ (ст.78-84). Увольнение по собственному желанию производится на основании письменного заявления работника. Заявление об увольнении представляется руководителю организации для наложения резолюции, после чего отделом кадров готовится приказ (распоряжение) по унифицированной форме № Т-8 или № Т-8а. Приказ визируется руководителем подразделения, из которого увольняется работник, начальником отдела кадров. Один экземпляр приказа (распоряжения) об увольнении подшивается в личное дело работника, второй передается в бухгалтерию для закрытия лицевого счета работника и расчета с ним. Трудовая книжка установленного образца – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей установлен Правительством Российской Федерации. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. В трудовую книжку вносят сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производят на двух языках: на языке автономной республики, автономной области, автономного округа, на территории которых располагается данная организация, и на официальном языке страны. На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью без сокращений (рис.4). Записи о работнике в трудовой книжке производятся на основании паспорта. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год. Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов; дипломов; сертификатов; справок, если образование незаконченное высшее. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора производится, используя соответствие с формулировками указанными в приказе о приеме на работу. ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона (ТК РФ, ст. 66). С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца. В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «сведения о работе», заводится вкладыш к ней. При прекращении трудового договора предприятие обязано выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы).
Организационно-распорядительная документация. ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно - распорядительного документа (ОРД) определяет следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц». ОРД классифицируют на три группы: - организационно-правовые документы (уставы, положения, инструкции и др.); - распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания); - информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки, справки и т.п.).
Тема10. Государственный стандарт России Р 6.30-2003 Организация документационного обеспечения управленческой деятельности и выработка требований к подготовке и оформлению документов являются составной частью административной деятельности государства. Состояние этой деятельности является в определенном смысле отражением практических задач общества и меняется в определенные периоды. Так, даже определение понятия "документ" видоизменяется в разные периоды. Сравнительно недавно считалось, что задачей документа является передача зафиксированной на материальном носителе информации во времени и на расстояние. В настоящий период законодательно устанавливается, что главное для документа - способность служить доказательством чего-либо. Для этого он должен обладать соответствующими реквизитами оформления. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Он введен вместо отмененного летом 2001 г. ГОСТ Р 6.30-97 (с изм. № 1 2000 г.) с таким же названием. В течение двух лет проводилась тщательная работа по внесению в стандарт изменений с учетом требований заинтересованных организаций. В течение этого периода была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (декабрь 2000 г.), в которой раздел оформления документов построен в соответствии с ГОСТ 6.30-97. Кроме того, в 2002 г. вышел Федеральный закон "О техническом регулировании", который принципиально меняет работу по стандартизации в стране, ориентируясь на принципы международной стандартизации. Закон вступил в действие с 1 июля 2003 г., поэтому новый стандарт на оформление организационно-распорядительных документов разрабатывается на основе ранее установленных и ныне действующих нормативно-правовых актов. Пересмотр ГОСТ Р 6.30-97 прошел на фоне разработки нового федерального закона, изменившего принципы стандартизации в России. Совпали и сроки введения в действие нового ГОСТ Р 6.30-2003 федерального закона "О техническом регулировании" - 01 июля 2003 г. Каким образом повлияет Закон на стандартизацию в области документационного обеспечения управленческой деятельности, нам еще стоит увидеть. Основные требования ГОСТ Р. 6.30-2003 Существенным является положение о распространении требований стандарта на документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, входящей в состав ОКУД. Выбор нормативно-правового акта с определенным названием должен соответствовать учредительным правовым актам организации (к нормативно-правовым документам относятся постановления, приказы, распоряжения, положения, инструкции, правила), оформление должно соответствовать стандарту. Другие документы, на которые следует, распространять стандартные правила и которые, могут быть отнесены к числу организационно-распорядительных документов: это акт, анкета, график, договор, докладная записка, должностная инструкция, заявление, заявка, объяснительная записка, представление, устав, штатное расписание, свидетельство, структура и штатная численность, протокол, письмо, регистрационно-контрольная карточка. Перечисленные и иные документы следует оформлять с учетом стандартных правил за исключением случаев, когда конкретная форма с одним из указанных выше номиналов утверждена правовым актом с определенными реквизитами. Например, типовой договор, заявление о постановке на учет и т. п. Названия используемых в организации конкретных организационно-распорядительных документов должны соответствовать ее правовому статусу и устанавливаться в учредительных документах организации, в инструкции по документационному обеспечению управления, табеле унифицированных форм документов организации. В перечень названий документов, относящихся к организационно-распорядительным документам, включена регистрационно-контрольная карточка, которая до настоящего времени юридически не рассматривалась в качестве документа. Сегодня очевидна недооценка карточки как регистрационного документа, который является базой формирования информационных систем, в том числе автоматизированных. Требования к карточке как документу до настоящего времени не разработаны, отсутствует понятие подписи, авторства и других элементов документа. Они должны быть выработаны в ближайшее время. Состав и порядок оформления реквизитов в новом ГОСТе Основная часть государственного стандарта посвящена составу и порядку оформления реквизитов документов. (Значительно сокращены положения, относящиеся к работе с гербовыми бланками. Пункт 3.11 утвержденного государственного стандарта касается оформления даты документа - одного из основных реквизитов, придающих документу силу доказательства. Этот реквизит подтверждает, что именно в этот день было принято решение руководителем, который подписал документ. Стандарт повторяет действующее много лет правило о том, что датой документа является дата его подписания (утверждения), а для документов типа акта и протокола - это дата события, заседания. Правильное датирование документа имеет два важных аспекта - это правильное написание даты и правильный выбор нужной даты из всех, имеющихся в документе. времени не разработаны, отсутствует понятие подписи, авторства и других элементов документа. Они должны быть выработаны в ближайшее время. Состав и порядок оформления реквизитов в новом ГОСТе Основная часть государственного стандарта посвящена составу и порядку оформления реквизитов документов. Состав реквизитов в новом стандарте несколько изменился. В связи с исключением из стандарта правовых положений исключен реквизит, связанный с оформлением грифа ограничения доступа к документу. Дополнительно включены реквизиты, содержащие коды организации различного рода. В частности, к имеющемуся коду организации по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций) добавлен ОГРН (Основной государственный регистрационный номер) и ИНН/КПП (Идентификационный номер налогоплательщика. Код причины постановки на учет), которые включены в реквизиты оформления в связи с проведенной регистрацией налогоплательщиков. Значительно сокращены положения, относящиеся к работе с гербовыми бланками. На практике при проектировании бланков с изображением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ следует руководствоваться постановлением Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 (с изм. от 08.06.2001 г.) "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Бланк с эмблемой организации, в том числе негосударственной, следует рассматривать и использовать как бланк строгой отчетности, на правах гербового бланка. В коммерческих структурах он используется как гербовый бланк, а называют его иногда "банковским". Пункт 3.11 утвержденного государственного стандарта касается оформления даты документа - одного из основных реквизитов, придающих документу силу доказательства. Этот реквизит подтверждает, что именно в этот день было принято решение руководителем, который подписал документ. Стандарт повторяет действующее много лет правило о том, что датой документа является дата его подписания (утверждения), а для документов типа акта и протокола - это дата события, заседания. Правильное датирование документа имеет два важных аспекта -это правильное написание даты и правильный выбор нужной даты из всех, имеющихся в документе. Стандартные правила написания даты остались прежними. Цифровой способ: два знака цифрами - день месяца, два знака цифрами - месяц, четыре знака цифрами - год. 28.05.2003 или 08.05.2003 Словесно-цифровой способ: два знака цифрами - день месяца, словом - месяц, четыре знака цифрами - год. 25 мая 2003 г. 05 мая 2003г. Если при словесно-цифровом способе написания даты день месяца состоит из одной цифры, то впереди нее ставится ноль. Это соответствует требованиям стандарта и исключает возможность подделки. Во вновь утвержденном стандарте России Р 6.30-2004 в п. 3.11 сказано: "допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 июня 2004 г." При оформлении наиболее важных документов (например, договоров) и месяц, и число месяца пишутся словами. Пятое июня 2003 г.
|
|||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2021-12-15; просмотров: 48; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.144.108.28 (0.128 с.) |