Виды деловой речи. Беседа, дискуссия, телефонный разговор

 

Принципы деятельности

 

Деловое общение - это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определённой задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.), то есть цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения.

Принципы деятельности любой социальной организации накладывает определённые ограничения на поведение людей. Отметим среди них следующие:

Достаточно жёсткая регламентация целей и мотивов общения

Иерархичность построения организации

Мотивация труда

Требования к речевой коммуникации в деловой среде

1.Чётко определяйте цели своего сообщения.

2.Делайте сообщения понятными и доступными для восприятия разными группами работников: находите конкретные иллюстрации общих понятий, развивайте общую идею, используя яркие примеры.

3.Делайте сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказывайтесь от излишней информации, привлекайте внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно.

4.В разговоре с сотрудниками следуйте правилам активного слушания, демонстрируйте им сигналы вашего понимания и готовности к совместным действиям.

 

ВИДЫ ДЕЛОВОЙ РЕЧИ. БЕСЕДА, ДИСКУССИЯ, ТЕЛЕФОННЫЙ РАЗГОВОР

 

   Деловая беседа - это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно её участники должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, то есть общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия друг на друга.

   

 К числу целей, требующих проведение деловой беседы, можно отнести:

-стремление одного собеседника посредством слова оказать определённое влияние на другого,

-вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения;

-необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений или высказываний сотрудников

Этапы беседы 

Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов:

подготовительный этап;

начало беседы;

обсуждение проблемы;

принятие решения;

завершение беседы.

Подготовительный этап. В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопросы её целесообразности, условия и время её проведения, подготовить необходимые материалы и документы.

Готовясь к предстоящей беседе, важно избежать двух крайностей: с одной стороны, излишней уверенности в своём умении провести эффективный разговор, а с другой - своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей встречи. В первом случае инициатива может перейти к партнёру, во втором - малейшее отклонение от плана может привести к растерянности и неуверенности.

Этапы беседы

Начало беседы. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде всего с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору.

Перечислим ряд методов, использование которых эффективно в начале беседы:

1). метод снятия напряжённости: использование тёплых слов, комплиментов, шутки для установления контакта с собеседником;

2). метод "зацепки": использование какого-либо события, личного впечатления или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа;

3). метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы;

4). метод "прямого подхода": непосредственный переход к делу - краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.

Основная часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.

 

 Конструктивно-критической атмосфере деловой беседы противоречат:

1.бестактное обрывание на полуслове;

2.неоправданное лишение собеседника права высказать своё мнение;

3.навязывание мнения ведущего беседу;

4.игнорирование или высмеивание аргументов собеседника;

5.грубая реакция на высказывание партнёрами противоположных точек зрения;

подтасовка фактов;

6.необоснованные подозрения, голословные утверждения, окрики за критику;

7.давление на собеседника голосом, манерами

Заключительная часть беседы служит своеобразной общей её оценкой.

Успешно завершить беседу - значит достигнуть заранее намеченных целей.

Задачами этого этапа являются:

достижение основной или запасной цели;

 обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности;

 поддержание в случае необходимости дальнейшего контакта с собеседником.

     Важно отделить завершение беседы от других её фаз; для этого используются выражения типа "Давайте подведём итоги" или "Мы подошли к концу нашей беседы".

Дискуссия - от лат. discussio - рассмотрение, исследование

Это вид спора, в рамках которого рассматривается, обсуждается какая-либо проблема с целью достичь взаимоприемлемого её решения. Как правило, участниками дискуссии являются лица, которые обладают необходимыми знаниями по обсуждаемым вопросам и имеют полномочное право принимать решение или рекомендовать то или иное решение.

 

  Цель любой дискуссии - достижение максимально возможной степени согласия её участников по обсуждаемой проблеме. Дискуссия содержит в себе известную долю компромисса, так как она ориентирована на поиск и утверждение истины или оптимального решения. Истина или оптимальное решение являются синтезом взаимосвязанных элементов, которые содержатся в различных точках зрения, высказанных участниками дискуссии.

 

  Таким образом, в дискуссии выкристаллизовывается более чёткая и ясная формулировка решения проблемы, снимается до известного предела момент субъективности: убеждения одного человека или группы людей получают должную поддержку других и тем самым объективируются.

Телефонный разговор