Узагальнення даних поточного обліку. Зміст та призначення оборотних відомостей

Одержані на рахунках (І, ІІ, ІІІ порядку) дані про обороти і залишки використовуються для складання звітності. Щоб переконатися в достовірності показників, одержаних на бухгалтерських рахунках, потрібна перевірка облікових записів, в результаті якої мають бути забезпечені:

- взаємозв'язок аналітичного обліку з синтетичним (чотири рівності);

- рівність суми оборотів з дебету всіх рахунків сумі оборотів з кредиту всіх рахунків, яка витікає з сутності подвійного запису;

- рівність суми кінцевих залишків з дебету всіх рахунків сумі кінцевих залишків з кредиту всіх рахунків, що забезпечує рівність активу і пасиву балансу.

Для перевірки цих взаємозв'язків і рівності використовують оборотні відомості.

Оборотні відомості – це таблиці, складені за даними синтетичного і аналітичного обліку, в яких наведена інформація про залишки і про рух активів і пасивів підприємства за звітний період, що узагальнюється.

Розрізняють оборотну відомість по синтетичних рахунках і оборотні відомості по аналітичних рахунках.

Оборотна відомість по синтетичних рахунках – це таблиця зведених (узагальнених) даних про залишки і обороти по дебету і кредиту всіх синтетичних рахунків (табл. 4.3).

Таблиця 4.3

Оборотна відомість за синтетичними рахунками за січень 2005 р., грн.

Код ра­ху­нку	Найменування рахунку	Початкове сальдо	Оборот за місяць	Кінцеве сальдо
дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит
	Основні засоби	150 000	-	20 000	10 000	160 000	-
	Знос необоротних	-	40 000	-	15 000	-	55 000
	Виробництво		-				-
	Готова продукція		-				-
	Розрахунки з різними дебіторами і т.д.
	Разом	300 000	300 000	120 000	120 000	460 000	460 000

Шляхом підрахунку всіх стовпчиків одержують три пари між собою підсумків:

- початкових залишків з дебету і кредиту синтетичних рахунків, що пояснюється рівністю активу і пасиву балансу, на підставі якого були відкриті бухгалтерські рахунки;

- оборотів за місяць з дебету і кредиту синтетичних рахунків, що обумовлено сутністю подвійного запису господарських операцій на бухгалтерських рахунках;

- кінцевих залишків з дебету і кредиту синтетичних рахунків, що забезпечить рівність активу і пасиву балансу на кінець звітного періоду.

Оборотна відомість по синтетичних рахунках використовується для перевірки взаємозв'язку з аналітичним обліком, складання балансу на кінець звітного періоду і надання користувачам різної інформації.

Оборотна відомість по аналітичних рахунках – це таблиця зведених (узагальнених) даних про залишки, обороти по дебету і кредиту по аналітичних рахунках, об'єднаних одним синтетичним рахунком.

Якщо оборотна відомість по синтетичних рахунках надає інформацію тільки в грошовому виразі, то оборотна відомість по аналітичних рахунках товарно-матеріальних цінностей дає інформацію і в кількісному, і в грошовому виразі. Така оборотна відомість є кількісно-сумової форми (табл. 4.4).

Таблиця 4.4.

Оборотна відомість за рахунком 26 «Готова продукція» за січень 2005 р.

Код аналі-тично-го ра­ху­нку	Найменування аналітичних рахунків	Од. вимі-ру	Початкове сальдо по дебету	Обороти за місяць	Кінцеве сальдо по дебету
к-ть	сума	Дебет	Кредит	к-ть	сума
к-ть	сума	к-ть	сума
	Сир	кг	-	-
	Сметана	кг
	Вершкове масло	кг
	Разом	х	х		х		х		х

Дана оборотна відомість складена на підставі записів на аналітичних рахунках, а підсумковий рядок звіряється з оборотною відомістю по синтетичних рахунках – з рядком 4, по відповідних графах (табл. 4.3). У нашому випадку досягнутий взаємозв'язок аналітичних рахунків з його синтетичним рахунком. Аналогічна перевірка проводиться по кожному синтетичному рахунку.

По рахунках витрат і доходів діяльності підприємства, розрахунків з дебіторами і кредиторами і т.д. в оборотній відомості по аналітичних рахунках подається інформація тільки в грошовому виразі (табл. 4.5).

Таблиця 4.5.

Оборотна відомість за рахунком 23 «Виробництво», грн.

Код субра­ху­нку	Найменування субрахунків і аналітичних рахунків	Початкове сальдо	Оборот за місяць	Кінцеве сальдо
дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит
	Виробництво продукції цільномолочного цеху		-				-
	Виробництво консервного цеху		-		-		-
	Разом		-				-

Складання оборотної відомості по синтетичних рахунках на підставі даних активно-пасивних рахунків неможливо без складання оборотних відомостей по аналітичних рахунках. Наприклад, рахунок «Розрахунки з іншими дебіторами» на перший погляд є активним рахунком. Проте характер операцій по субрахунку «Розрахунки з підзвітними особами» ставить його в групу активно-пасивних рахунків.

Підзвітні особи -особи, яким видані грошові кошти для виконання завдання керівника підприємства. За наслідками витрачених засобів одна підзвітна особа може виявитися дебітором, а інше – кредитором підприємства, що наглядно подано у табл. 4.6.

Таблиця 4.6.

Оборотна відомість за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами» синтетичного рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами» за січень 2005 р., грн.

Код аналі-тичних ра­ху­нків	Найменування аналітичних рахунків	Початкове сальдо	Обороти за місяць	Кінцеве сальдо
Дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит
	Іваненко П.П.		-	-			-
	Лукін И.И		-	-		-
	Сидоренко Н.Н.	-			-		-
	Разом

У цілому (підсумковий рядок по субрахунку) початкове і кінцеве сальдо по субрахунку розгорнуте: дебетове сальдо характеризує дебіторську заборгованість, а кредитове - кредиторську. Для перевірки правильності одержаних даних в нашому прикладі слід користуватися такою методикою: до суми перевищення дебетового початкового залишку (250 грн.) додається оборот з дебету (200 грн.), віднімається оборот з кредиту (230 грн.) і додається кінцеве сальдо з кредиту (100 грн.). В результаті отримуємо дебетове кінцеве сальдо (320 грн.).

Оборотні відомості з аналітичних рахунків виконують контрольні функції, служать для перевірки взаємозв'язку аналітичного і синтетичного обліку, надають інформацію для ухвалення управлінських рішень.

3.6. Принципи побудови плану рахунків бухгалтерського обліку підприємств

План рахунків – перелік рахунків, що відображає систематизоване групування необхідної інформації про всебічну господарську діяльність підприємства для здійснення управління, контролю і аналізу.

Плани рахунків можуть бути двох видів - типовий і робочий. Типовий план рахунків в Україні розробляє і затверджує Міністерство фінансів, а також Національний банк України. Враховуючи специфіку діяльності організацій, підприємств, установ в Україні діє кілька типових планів рахунків бухгалтерського облік.

Розглянемо принципи побудови типового плану рахунків бухгалтерського обліку суб'єктів підприємницької діяльності (наказ Мінфіну № 291). Він є єдиним для всіх підприємств різних сфер підприємницької діяльності незалежно від форми власності і організаційно-правової форми підприємства. У результаті простежується такий принцип, як універсальність застосування плану рахунків в економічних галузях (промисловості, сільському господарстві, торгівлі, будівництві, автотранспорті).

В основу побудови плану рахунків покладена класифікація бухгалтерських рахунків за економічним змістом і в зв'язку з цим позначені групи (класи) рахунків відповідних об'єктів бухгалтерського обліку.

Структура і перелік рахунків в типовому плані побудовані за модульним принципом. Бухгалтерський модуль – це функціонально-завершений вузол плану рахунків, що забезпечує бухгалтерський облік і визначає фінансовий результат підприємства. Можна виділити такі бухгалтерські модулі: балансовий, витрати-доходи-результати, позабалансовий.

Балансовий модуль містить рахунки перших шести класів – «Необоротні активи», «Запаси», «Засоби, розрахунки та інші активи», «Власний капітал і забезпечення зобов'язань», «Довгострокові зобов'язання», «Поточні зобов'язання». Рахунки цих класів забезпечують складання наступних форм фінансової звітності: форма1 «Баланс», форма 3 «Звіт про рух грошових коштів», форма 4 «Звіт про власний капітал».

До рахунків бухгалтерського модуля «Витрати-доходи-результати» відносять рахунки класів: 7 «Доходи і результати діяльності», 8 «Витрати за елементами», 9 «Витрати діяльності». Вони забезпечують складання форми 2 фінансової звітності «Звіт про фінансові результати».

Представником позабалансового модуля є рахунки класу 0 «Забалансові рахунки», наприклад, 01 «Орендовані необоротні активи»; 02 «Активи на відповідальному зберіганні»; 07 «Списані активи»; 08 «Бланки строгого обліку» та ін.

Таким чином, в плані рахунків 10 класів, з них 9 класів об'єднані в балансові рахунки і один клас об'єднує позабалансові рахунки (Додаток Г.1).

З викладеного випливає, що найважливішим принципом побудови плану рахунків бухгалтерського обліку є його сумісність з формами фінансової звітності. Кожному розділу балансу і звіту про фінансові результати відповідають рахунки певних класів, а кожній статті – конкретні рахунки. Завдяки цьому процедура складання основних форм фінансової звітності зводиться до перенесення в них показників, уже сформованих на рахунках бухгалтерського обліку, не вимагаючи додаткових витрат часу на вибірку, групування і узагальнення даних.

Для зручності користування і в цілях автоматизації бухгалтерського обліку застосовується наступна система кодування: синтетичні рахунки пронумеровані за порядковою системою (від 01 до 99), субрахунки – за децимальною (від 1 до 9). Кожна цифра в коді рахунку визначає відповідну складову: клас, синтетичний рахунок, субрахунок. Наприклад, шифр 103: 1 – клас «Необоротні активи»; 0 – синтетичний рахунок «Основні засоби»; 3 – субрахунок «Будівлі і споруди».

План рахунків супроводжує Інструкція по його застосуванню (№ 291), в якій викладено короткий економічний зміст і призначення кожного синтетичного рахунку та його субрахунків, приведені типові схеми кореспонденцій рахунків. Вона направлена на забезпечення єдності відображення однорідних за змістом господарських операцій на відповідних синтетичних рахунках і субрахунках.

На основі типового плану головний бухгалтер підприємства розробляє робочий план рахунків.

Робочий план рахунків – систематизований перелік рахунків, необхідний для обліку господарської діяльності конкретного підприємства. Він забезпечує оперативне складання бухгалтерської звітності, аналіз і контроль діяльності підприємства.

Для розробки робочого плану рахунків необхідно керуватися інструкцією 291, у якій чітко позначено, що нові синтетичні рахунки можуть вводитися в План рахунків тільки Міністерством фінансів України. Тому головний бухгалтер, як розробник робочого Плану, лише вибирає ті синтетичні рахунки, які необхідні для обліку активів, зобов'язань і власного капіталу даного підприємства. Субрахунки ним використовуються виходячи з потреб управління, контролю, аналізу і звітності; можуть доповнюватися введенням нових субрахунків або скорочуватися шляхом виключення непотрібних субрахунків.

Перелік аналітичних рахунків до субрахунків визначається головним бухгалтером самостійно виходячи з потреб управління, контролю, аналізу і звітності.

Слід врахувати те, що рахунки класів 0-7 є обов'язковими для всіх підприємств; рахунки класу 9 «Витрати діяльності» ведуться всіма підприємствами (окрім малих підприємств) з відкриттям за власним рішенням рахунків класу 8 «Витрати за елементами».

Робочий план рахунків оформляється за формою типового, є складовою частиною облікової політики і обов'язковим додатком до положення (наказу) про облікову політику підприємства (Додаток Г.2).

 

ТЕМА 4