Тема: Учет кассовых операций и денежных документов

 

1. Документальное оформление поступления и выдачи наличных денежных средств

 

Для осуществления предпринимательской деятельности организации должны иметь в обороте наличные денежные средства. Для того чтобы правильно осуществлять их учет, необходимо руководствоваться Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107 (в ред. от 12.11.2012 N 574).

Кассовые операции - операции юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов между собой, с банком и (или) с физическими лицами, которые связаны с приемом в кассу и (или) выдачей из кассы наличных денег с отражением этих операций в соответствующих книгах учета, а также хранение наличных денег.

Расчеты между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, и физическими лицами, могут проводиться наличными деньгами или в безналичном порядке. Организации обязаны хранить свои деньги на счетах в банке.

Наличные деньги от реализации продукции, работ и услуг поступают в кассу организации, но накапливаться там не могут, а должны быть сданы в обслуживающий (или иной) банк. Можно сдавать деньги работникам службы инкассации, или на почту для последующего зачисления на счет организации. Срок сдачи выручки устанавливается решением руководителя предприятия. Остаток наличных денег в кассах устанавливается на конец рабочего дня с учетом порядка и сроков сдачи наличных денег в банк, обеспечения их сохранности, необходимости ускорения оборачиваемости и своевременного поступления наличных денег в банк, а также режима рабочего времени.

Банк не контролирует, сколько денег остается в кассе на конец рабочего дня; в банк не подается заявка на установление лимита кассы на будущий период, и который впоследствии не нужно соблюдать.

Наличные деньги могут сдавать:

в обслуживающие банки;

работникам службы инкассации;

в организации Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.

По решению руководителя выручка может быть сдана в свой обслуживающий банк, иной банк либо организацию Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.

С 1 июля 2011г. лимит остатка кассы не устанавливается. Лимит остатка кассы – это предельная сумма денег в кассе на конец рабочего дня. Речь идет о наличных деньгах (являющихся частью денежных средств). В соответствии с п. 2 Инструкции N 107 наличные деньги - денежные знаки в виде банкнот и монет Национального банка Республики Беларусь, находящиеся в обращении и являющиеся законным платежным средством на территории Республики Беларусь.

При наступлении срока сдачи выручки, установленного в решении руководителя юридического лица, подразделения или лица, им уполномоченного, индивидуального предпринимателя, открывшего текущий (расчетный) банковский счет, частного нотариуса, выручка сдается в банк в полном размере за вычетом предполагаемых расходов в этот день (оплата труда, выплата стипендий, пенсий, дивидендов, пособий, алиментов, осуществление расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, выплата дохода индивидуального предпринимателя, частного нотариуса и др.).

Для ведения кассовых операций необходимо знать, что понимается под выручкой. Выручка - все наличные деньги, поступившие в кассу организации, за исключением наличных денег, полученных в обслуживающем банке по чеку из чековой книжки для получения наличных денег в соответствии с Инструкцией по использованию чековой книжки для получения наличных денег, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 8 апреля 2003 г. N 72, и возврата наличных денег, ранее выданных на командировочные расходы, расчеты, осуществляемые между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, и выплаты, входящие в состав фонда заработной платы.

Из вышеизложенного следуют два вывода:

1) выручка - все поступления денег в кассу, кроме денег, полученных в банке по чеку;

2) на деньги, полученные в банке по чеку, не распространяются правила о расходовании выручки. Значит, их нельзя накапливать и передавать из одной кассы в другую, от одного подотчетного лица другому; их можно потратить только на те цели, которые обозначены в чеке; остаток неизрасходованных сумм, сданных в кассу подотчетными лицами в соответствии со сроками, либо депонированную зарплату, полученную в банке по чеку, следует сдавать обратно в банк. Во-первых, расходовать наличные деньги из выручки можно только в связи с направлениями деятельности организации. Например, на выплаты по гражданско-правовым договорам, заключенным субъектом хозяйствования и связанным с осуществляемой им деятельностью.

Во-вторых, субъект хозяйствования может накапливать выручку для осуществления предстоящих расходов (на выплату заработной платы, авансов на командировочные расходы, на хозяйственные нужды), но все это в соответствии с расчетом потребности в рамках действующего законодательства.

Все хозяйственные операции по ведению кассовых операций осуществляет кассир. С ним заключается договор о полной материальной ответственности. На должность кассира не должны оформляться лица, которые ранее привлекались к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость, у которых не погашена или не снята в установленном порядке; страдающие хроническими психическими заболеваниями; систематически нарушающие общий порядок; злоупотребляющие спиртными напитками либо наркотической зависимостью.

Для приема наличных денег в кассу используются следующие первичные документы:

- Приходный кассовый ордер (ПКО) ф.№КО-1 – это типовой документ строгой отчетности, имеет серию и №. ПКО состоит из двух частей: приходного ордера и квитанции к ПКО. Квитанция является отрывной частью.

Порядок получения кассовых ордеров аналогичен получению ТТН и других бланков строгой отчетности. ПКО выписывается в бухгалтерии и регистрируется в журнале регистров приходных и расходных кассовых ордеров в бел.рублях, форма типовая (1, 1а). В ПКО указывают дату, месяц, от кого приняты денежные средства, их сумма, ставка НДС, сумма НДС, сумма с НДС. В обязательном порядке указывается основание принятия наличных денег. После регистрации в журнал ПКО подписывает гл.бухгалтер, либо лицо, на это уполномоченное (зам.гл.бух.).

Кассир, приняв деньги в кассу, лицу их внесенному, выдает квитанцию к ПКО в подтверждение внесения им денег в кассу. За полученные денежные средства в ПКО расписывается кассир, а также ставиться печать организации.

В сельскохозяйственных организациях наличные денежные средства в кассу могут приниматься по накладной-приходному ордеру ф.РП-4. Выписывается в 3-х экз.: 1-й – лицу, внесенному денежные средства; 2-й – на склад для получения ТМЦ; 3-й - основание для зачисления денег и остается в кассе.

Для получения наличных денег с расчетного счета используют денежный чек. Чековую книжку получают по заявлению в обслуживающем отделении банка. Чек выписывается бухгалтерией, в котором указывают, кому получить деньги (ФИО), сумма прописью и цифрами. На оборотной стороне чека указывается назначение получаемой суммы, паспортные данные лица, получающее денежные средства. Чек подписывает руководитель и гл.бухгалтер.

Выдача наличных денежных средств производится про расходному кассовому ордеру (РКО) ф.КО-2. РКО выписывают в бухгалтерии. В нем указывают, какую сумму, на какие цели и кому выдать. Регистрируют в журнале регистрации РКО. Подписывает руководитель и гл.бухгалтер. При выдаче денег кассир должен потребовать у получающего лица документ, подтверждающий его личность и в РКО получающее лицо должно отразить эти данные. Лицо, получающее денежные средства в РКО прописью указывает полученную им сумму, ставит дату получателя и свою подпись. Кассир подписывает РКО в подтверждение выдачи наличных денежных средств.

ПКО и РКО действительные в течение 1-го дня (дня выписки). Исправления, подчистки не допускаются.

Кроме РКО наличные денежные средства из кассы могут выдаваться по платежной, либо расчетной ведомости. Выдача заработной платы производится в установленные сроки. После истечения этих сроков кассир в РПВ проставляет отметку против ФИО тех лиц, которые не получили денежные средства. Затем подбивает итог фактически выданной суммы по каждой ведомости.

На фактически выданную сумму бухгалтерией выписывается РКО, который прилагается к ведомости либо на бланке ведомости становится штамп, содержащий реквизиты РКО.

Допускается выписка РКО на несколько ведомостей с указанием их номеров и общей суммы.

Если кассир производит выручку наличных денежных средств по доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке, то в тексте РКО либо в РПВ после ФИО получателя денег бухгалтером делается запись: по доверенности и указывается ФИО лица, которому доверено получить денежные средства.

С/х организации могут производить наличные денежные расчеты с другими организациями. В соответствии с законодательством, расчеты наличными деньгами между юридическими лицами на территории РБ могут осуществляться в размере до 300 БВ в день. Для этого у банка должно быть получено разрешение.

Для того, чтобы правильно оформить документы на поступление денег в кассу и их выдачу необходимо руководствоваться инструкцией «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации», утвержденной Постановлением МФ РБ от 19.04.2001г. №43.