Общие правила и порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация товаров и тары проводится для проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей. При этом выявляется соответствие фактического наличия товаров и тары на момент проведения инвентаризации и остаткам по данным бухгалтерского учёта. Помимо обеспечения сохранности ценностей и проверки правильности организации материальной ответственности, инвентаризация решает задачи контроля учётных данных по товарам и таре, их реального отражения в бухгалтерском балансе, а также выявляются неиспользуемые, залежалые товары.

 Основными этапами инвентаризации являются:

- проверка фактического наличия товаров;

- документальное оформление результатов инвентаризации;

- принятие хозяйственных решений на основании результатов инвентаризации.

Количество инвентаризаций в отчётном году и сроки их проведения устанавливаются организациями самостоятельно, за исключением следующих случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

- при смене материально-ответственного лица;

- при установлении фактов краж, ограблений, хищений, порчи ценностей, злоупотреблений; 

- в случаях пожара, стихийных бедствий;

- при ликвидации, реорганизации предприятия, передаче имущества в аренду, выкупе, продаже имущества.

Инвентаризация продовольственных товаров проводится не менее двух раз в год. Рекомендуется проводить по две или три выборочные инвентаризации по наиболее ценным, пользующимся повышенным спросом товарам, а также по товарам, по которым имеются сверхнормативные запасы. Если при выборочных проверках будут установлены расхождения с данными бухгалтерского учёта, то проводится внеочередная инвентаризация всех товаров, находящихся на складе.

 При проведении инвентаризации приказом руководителя создаётся постоянно действующая инвентаризационная комиссия, возглавляемая руководителем или его заместителем, в составе: главного бухгалтера, представителей администрации. Документ о составе комиссии регистрируют в книге контроля выполнения приказов о проведении инвентаризаций.   

 Инвентаризационная комиссия осуществляет профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, проведение инструктажей членов рабочих комиссий, организует проведение инвентаризаций, контролирует правильность их проведения, осуществляет выборочные проверки и повторные сплошные инвентаризации (при необходимости), контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, проверяет правильность определения результатов инвентаризации. Комиссия рассматривает также объяснения материально-ответственных лиц, допустивших недостачи или излишки, пересортицу товаров или их порчу, вносит предложения по упорядочению приёма, хранения и отпуска товаров, улучшения их учёта и контроля сохранности ценностей.

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за соблюдение порядка проведения инвентаризации и своевременность её проведения, полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товаров и тары, их потребительских признаках, правильное оформление инвентаризационных материалов и своевременную сдачу их в бухгалтерию. За внесение в инвентаризационные описи заведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач или излишков ценностей виновные лица привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

К началу инвентаризации бухгалтерия обязана закончить проверку и обработку документов на складе, определить остатки на день инвентаризации по каждому наименованию товара. При этом проверяемые товары должны быть уложены по наименованиям, сортам, размерам, ценам в местах хранения товаров и тары в зависимости от применяемого в организации способа хранения. На товары должны быть заранее составлены ярлыки с необходимыми сведениями о количестве, массе, мере.

 Рабочая комиссия перед началом инвентаризации должна опломбировать подсобные помещения и другие места хранения товаров и продуктов, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность водоизмерительных приборов, получить от материально-ответственных лиц последний товарный отчёт, завизировать его, проставив штамп «До инвентаризации», дату и подпись председателя комиссии.

Материально-ответственные лица до начала инвентаризации дают расписку о том, что все документы по приходу и расходу ценностей к отчёту приложены и сданы в бухгалтерию, что не оприходованных или не списанных в расход ценностей не имеется.

Комиссия при обязательном участии материально-ответственного лица проверяет фактическое наличие товара и тары по каждому месту хранения ценностей в отдельности. Товары, находящиеся в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица, проверяют и оформляют описями-актами отдельно, после чего вход в помещение пломбируют, и комиссия переходит в следующее помещение.

 Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения ценностей путём их обязательного пересчёта, перевешивания. Товары, находящиеся в неповреждённых и пронумерованных ящиках, бочках, подлежат внесению в описи по спецификации или маркировке, имеющейся на таре. В описи это должно быть оговорено. Причём не менее 10 % таких товаров, за исключением тех, которые при распаковке могут испортиться, должны быть подвергнуты обязательной выборочной проверке. Если в результате такой проверки будут установлены расхождения со спецификацией или маркировкой, то комиссия обязана полностью вскрыть все места и проверить товар.

 Вносить в описи данные об остатках товаров без проверки их наличия (по данным учёта или со слов ответственного лица) запрещается. При подготовке большого количества весовых товаров отвесы фиксируют в специальных ведомостях или книгах. После подсчёта и сверки итогов с ответственным за ценности лицом данные о качестве товара вносятся в инвентаризационную опись.

 Перед началом инвентаризации операции с товарно-материальными ценностями прекращаются. По разрешению руководителя и представителя комиссии до начала инвентаризации могут быть отпущены товары первой необходимости.

Комиссия начинает инвентаризацию с подсобных помещений. В это время в торговом зале члены бригады материально-ответственных лиц подбирают и группируют товары по наименованиям, сортам и ценам в порядке, удобном для пересчёта, перемещения. Подготовка товаров к пересчёту и перевешиванию производится в присутствии членов комиссии, которые перевешивают, пересчитывают, перемеривают все товары. Не распакованные товары распаковывают. Если распаковка товара может вызвать понижение его качества, то массу товара определяют по массе брутто с выборочной проверкой ряда товарных мест. Установленное комиссией фактическое количество товара отражается в инвентаризационной описи – акте. Товары, имеющие отходы при их подготовке к продаже (колбасные изделия, мясокопчёностей, битая птица), записываются в инвентаризационную опись с пометкой «очищенные» или «неочищенные», массу неочищенных товаров указывают в графе «Масса брутто», а очищенных (за минусом отходов по установленным нормам) – в графе «Масса нетто».

 Отдельными описями оформляются выявленные при инвентаризации неходовые и залежалые товары, а также тару. Бой, брак, порчу, заносят в акт в обычном порядке. Предварительный результат инвентаризации определяют на месте сразу же после её окончания, сопоставив остатки по товарному отчёту с инвентаризационной описью. При выявлении больших расхождений комиссия обязана взять письменное объяснение с материально-ответственного лица, опломбировать кладовые и сообщить об этом руководителю предприятия.

Оформление инвентаризационных материалов

 

Инвентаризационную опись составляют обычно в двух, а при приемке-передаче – в трёх экземплярах. Заполняют опись либо вручную чернилами или шариковой ручкой, либо на компьютере. На каждой странице описи указывается общее количество натуральных единиц (шт., кг, м и т.п.).

Исправления в описях должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. В описях не допускаются пропуски незаполненных строк. В последних листах описей пустые строки прочеркивают. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо.

 В конце описи материально-ответственные лицо оформляет расписку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей описи № __ по №__, комиссией проверены в натуре в моём присутствии и внесены в опись, в связи с чем, претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».

В случае смены материально-ответственного лица в описи расписываются работник, принявший ценности, и работник, сдававший их.

Товары, поступившие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственным лицом в присутствии членов комиссии и приходуются после инвентаризации. Эти ценности оформляются отдельной описью «Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В данной описи указывают поставщика, дату и номер приходного документа, на котором делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи. При длительном проведении инвентаризации с письменного разрешения руководителя товары со склада могут быть отпущены в присутствии членов

 инвентаризационной комиссии и оформлены отдельной описью «Материальные ценностью, отпущенные во время инвентаризации». В расходном документе делают соответствующую отметку.

Товары, находящиеся на складе на ответственном хранении (не принадлежащие предприятию или поступившие на предприятие без сопроводительных документов), проверяют вместе с собственными товарами и оформляют отдельной описью, в которой делают ссылку на документ, подтверждающий принятие товара на ответственное хранение.

На товары, находящиеся в пути, составляют отдельный акт, в котором по каждой отправке указывается наименование и количество товара (по документам бухгалтерского учёта), дату отгрузки, перечень и номер отгрузочных документов.

 Отдельными описями оформляется наличие неходовых, залежалых и неполноценных, пришедших в негодность продуктов и товаров. Такие товары должны храниться отдельно.

 Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

В протоколе рабочей инвентаризационной комиссии отражаются результаты инвентаризации, проверки условий хранения и обеспечения сохранности ценностей на складе, отмечают причины порчи товаров и виновных лиц, предоставляющих предложения по устранению недостатков, списанию недостач в пределах норм убыли.

Первые экземпляры описей товаров и тары с их перечнем, контрольные ведомости, ведомости отвесов, акты и расчёты обмеров, акты на бой, брак и порчу товаров, передают в бухгалтерию в день окончания инвентаризации.