Здійснення централізованого державного обліку документів

Історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном,

Та документів іноземного походження,

Що стосуються історії України

1. Цей порядок, розроблений відповідно до ст. 17 Закону України "Про

Національний архівний фонд і архівні установи", визначає здійснення централізованого державного обліку документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.

2. Централізованому державному обліку підлягають усі види зазначених документів з паперовою основою, плівковими та іншими носіями незалежно від форм власності.

3. Виявлення документів здійснюється:

- на підставі міжвідомчих міжнародних угод про співробітництво в

галузі архівної справи;

- в процесі дослідницької роботи працівників державних архівних

установ у архівах за кордоном;

- у ході тематичного виявлення інформації про документи, що

стосуються історії України, на бібліографічному рівні (вивчення науково-інформаційних та науково-довідкових видань).

4. Роботу щодо виявлення та обліку зазначених документів здійснюють центральні державні архіви, галузеві державні архіви, державні архівні установи Автономної Республіки Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя.

5. Документи, виявлені під час закордонних відряджень або за довідниками та іншими науково-інформаційними виданнями, описуються на картках централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки встановленого зразка

6. Документи, а також копії архівних документів, у тому числі на правах оригіналу, юридичних та фізичних осіб, що надійшли з-за кордону на підставі міжнародних угод про співробітництво в галузі архівної справи, шляхом придбання на аукціоні, тендері, за договорами купівлі-продажу, дарування, за заповітом, підлягають фондуванню, описуванню та державному обліку згідно з чинним законодавством.

7. Картки централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки складаються у двох примірниках. Один примірник облікової картки постійно зберігається в державній архівній установі за місцем її складання.

Другий примірник облікової картки державні архівні установи разом із ідомостями про зміни у складі та обсязі фондів подають до Головархіву країни, який створює банк даних "Зарубіжна архівна україніка" (далі - АУ). Картки цих документів повинні мати у правому верхньому куті позначку "ЗАУ".

8. Керівництво та контроль за централізованим державним обліком документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, здійснює Головархів України через Центральний фондовий каталог (далі - ЦФК).

9. Картки в ЦФК ведуться окремо для кожного центрального державного архіву, Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державного архіву області, міст Києва та Севастополя.

10. Цей Порядок може бути застосований також у процесі виявлення документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, якщо таке виявлення здійснюється, представниками інших установ, підприємств і організацій та громадянами.

Затверджено наказом

                                                         Головного архівного управління України

від 11 листопада 1999 р. № 67

                                                 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

                                                                29 листопада 1999 р. за № 816/4109

 

Додаток

до п. 5 Порядку здійснення

централізованого державного

обліку документів

історико-культурної спадщини,

що знаходяться за кордоном,

та документів іноземного походження,

що стосуються історії України