Унификация и стандартизация как методы совершенствования документов.

Бланк документа. Требования к бланкам документов.

Официальные документы, как правило, оформляются на бланках.

Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организаций - авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используются стандартные листы бумаги.

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (210х148). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики (ведомости, планы и т.п.) допускается оформлять на бумаге формата АЗ (297 х 420).

Любой документ должен иметь поля.

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее,

20 мм - нижнее.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, т.к. будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Организационно-распорядительные документы изготавливаются с помощью различных печатающих устройств.

Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего устройства.

Стандартная строка содержит 64 печатных знака, поэтому существует 8 положений табулятора. Счет ведется от границы левого поля:

Стандартные положения табулятора

0..... 1............. 2......... 3......... 4......... 5......... 6......... 7........... 8

Зуд. 16 24 32 40 48 56 (знаков)

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом.

Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также воспроизводить реквизиты при создании конкретного документа на компьютере.

Бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, должны изготавливаться только типографским способом. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации подлежат обязательному учету и хранятся в сейфах.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица ГОСТ 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков документов:

- Общий бланк для изготовления любого документа (кроме письма);

- Бланк письма;

- Бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки каждого вида могут изготавливаться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов.

При изготовлении документа на двух и более страницах вторую и последующую страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем и так называемый общий бланк. Также применяются бланки конкретных видов документов.

Общий бланк документа

Общий бланк организации может содержать следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 06, 12 (место составления или издания документа). Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение отметок для размещения реквизитов 09 и 10.

Бланк называется общим, т.к. содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

Бланк письма - употребляется при оформлении только одного вида документа — служебного письма, поэтому наименование вида документа на нем не указывается. На бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:

- Государственный герб РФ

- Герб субъекта РФ

- эмблема организации или товарный знак

- код организации

- код формы документа

- наименование организации

- справочные данные об организации.                                                                

- дата документа

- регистрационный номер документа

- ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.п.) характерен свой набор реквизитов. Определенные реквизиты располагаются всегда в одном и том же месте. Это помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом.

Как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа применяется формуляр-образец ОРД.

Формуляр-образец документа представляет собой модель построения документа, которая устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Конструкционная сетка - это сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.

Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающего

устройства (шаг письма - это I знак).

Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, который показывает интервал (он обозначается 1, 1,5, 2, 2,5 и т.д.).

Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 08), то он становится бланком этого вида (бланк приказа или акта).

Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов).

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности, при изготовлении бланков на них проставляют порядковые номера и серии (справа внизу или на обороте).

Гербовые бланки подлежат учету (в специальном журнале). При выдаче гербового бланка делают специальную отметку в регистрационном журнале. Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

В крупных управленческих аппаратах (аппарат президента) создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц.

№4 Системы ДОУ. Оформление основных реквизитов документа

Р.1 Документирование управленческой деятельности

т.1.2 Классификация документов

4.1. Требования к оформлению реквизитов документов

4.2. Описание реквизитов документов

4.1. Требования к оформлению реквизитов документов

4.1.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Феде-рации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

4.1.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

4.1.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

4.1.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

4.1.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

4.1.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

4.1.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

4.1.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

4.1.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

4.1.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

4.1.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

4.1.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

4.1.13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

4.1.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

4.1.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными): Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А.Лагунину или   АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М.Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Московской области Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например: Главному редактору Издательского дома "Медиадом" Н.В.Семиной Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

4.1.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО "Ростекстиль"

Личная подпись_______В.А.Степанов

Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор АО "Электронные технологии"

Личная подпись _______ Л.В.Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж-дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 N 14
или	УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

4.1.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой "ТЕРМИКА" к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

4.1.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

4.1.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

4.1.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

4.1.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 N 251

4.1.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий

Личная подпись

А.А.Борисов

или на бланке:

Вице-президент

Личная подпись

А.А.Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор ЗАО "Партнер"

Личная подпись

Н.А.Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института	Личная подпись	М.В.Ларин
Главный бухгалтер	Личная подпись	З.В.Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора по научной работе		Заместитель директора по научной работе
Личная подпись	Ю.Г.Демидов		Личная подпись	К.И.Игнатьев

 

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Личная подпись		В.Д.Банасюкевич
Члены комиссии	Личная подпись		А.Н.Сокова
Личная подпись		А.С.Красавин
Личная подпись		О.И.Рысков

4.1.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации Личная подпись	А.Г.Грязнова
Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2003 N 10

4.1.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела
Личная подпись	А.С.Орлов
Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела
Личная подпись	А.С.Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

4.1.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

4.1.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно
Инспектор службы кадров	Личная подпись	Т.С.Левченко
Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

4.1.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А.Жуков

924 45 67

4.1.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

4.1.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

4.1.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Организационные документы

Положение, устав, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкция, договор

Распорядительные документы

К основным видам распорядительных документов относятся приказы и распоряжения. Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

1) изучение управленческого вопроса;

2) подготовка проекта распорядительного документа;

3) согласование документа;

4) подписание документа

РАСПОРЯЖЕНИЕ - это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу или государственному органу компетенции и имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы;

- распоряжения общего, длительного действия;

- распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, предприятия или организации, действующим на основе единоначалия. Приказ издается в целях решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом.

По содержанию и порядку оформления приказы бывают по основной деятельности и по личному составу (используются для документирования трудовых правоотношений). Приказ по основной деятельности состоит из 2-х взаимосвязанных частей - констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Она заканчивается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с новой строки от границы левого поля прописными буквами.

Распорядительная часть строится в повелительной форме, состоит из пунктов с перечислением действий и должностных лиц. Последним пунктом приказа назначается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа.

В некоторых случаях констатирующая часть может отсутствовать.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации. Регистрируются приказы отдельно от других документов. Регистрационные номера приказам присваиваются в течение календарного года.

Формуляр приказа по основной деятельности

1. Автор документа

2. Название вида документа

3. Дата и индекс

4. Место издания

5. Заголовок

6. Текст

7. Подпись

8. Отметка о согласовании

Оформление документации в соответствии с нормативной базой. Оформление ОРД

Оформите в тетради или на листе следующие документы ОРД:

ЗАДАНИЕ 1.

       Напишите на листе бумаги формата А-4 акт:

Угловой штамп. АКТ. 00.00.00. № 18. Москва. УТВЕРЖДАЮ. Директор завода И.Ф.Демачев. Дата. О передаче дел бухгалтером расчетной комиссии. Основание: Приказ директора завода от 00.00.00. № 312. Составлен комиссией в составе: Председатель: главный бухгалтер завода Т.С.Ермакова. Члены комиссии: 1. Бухгалтер расчетной части А.Н.Иванова. 2. Бухгалтер Е.В.Симонова. В период с 00.00.00 по 00.00.00 комиссия провела проверку работы расчетной части. В результате при сдаче-приемке дел установлено: 1. Все дела расчетной части велись правильно. 2. По состоянию на 00.00.00 все расчеты произведены. 3. Документы за 0000 год хранятся в папках. Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экз. – в бухгалтерию завода, 2-й экз. – в расчетную часть, 3-й экз. – в дело. Председатель комиссии Т.С.Ермакова. Члены комиссии А.Н.Иванова, Е.В.Симонова.

ЗАДАНИЕ 2.

       Напишите на листе бумаги формата А-4 приказ по основной деятельности.

ПРИКАЗ. 00.00.00. № 11. Москва. Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней. В целях обеспечения противопожарной безопасности и усиления охраны в период праздничных дней 1, 2 и 9 мая ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Провести тщательную уборку на территории завода и перевезти в более безопасное место воспламеняющиеся предметы (отв. Ковалев М.Н.). 2. Проверить состояние электропроводки электрооборудования и не позднее чем за 2 часа до окончания работы 30 апреля выключить все рубильники (отв. Петров А.В.). 3. Представить список лиц, пре6ывание которых обязательно на заводе в праздничные дни (отв. Ефремов А.М.). 4. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. Начальника административно-хозяйственного отдела завода Кузнецова С.А. Директор завода Н.П.Желнов.

ЗАДАНИЕ 3

       Напишите на листе бумаги формата А-4 протокол:

Юго-Западный административный округ. Управление культуры. ПРОТОКОЛ. 19.05.99. № 23. Москва. Собрание работников бухгалтерии. Председатель – Лапшова О.И. Секретарь – Князева Г.П. Присутствуют: Аникеева Т.И., Крюкова П.П., Леонтьева Н.Н., Музыкантова Л.О. Повестка дня: 1. Об организации работы в бухгалтерии в связи с развитием коммерческой деятельности. Сообщение главного бухгалтера Аникеевой Т.И. СЛУШАЛИ: Аникееву Т.И. (текст сообщения прилагается). ВЫСТУПИЛИ: Крюкова П.П. предложила пересмотреть распределение обязанностей между работниками бухгалтерии. Музыкантова Л.О. поддерживает основные предложения Аникеевой Т.И. и считает необходимым выделить для бухгалтерии дополнительную ставку. ПОСТАНОВИЛИ: Просить руководителя Управления изыскать возможности выделить бухгалтерии дополнительную ставку бухгалтера. Председатель О.И.Лапшова. Секретарь Г.П.Князева.

Ответьте на контрольные вопросы:

1. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению актов?

2. Какие бывают виды актов?

3. Для каких целей издаются приказы?

4. Требования к составлению и оформлению приказа по основной деятельности?

5. Какова деятельность коллегиальных органов и ее документирование?

6. Требования к составлению и оформлению протоколов, постановлений.

7. Общая характеристика и значение организационно-распорядительной документации.

№8 Оформление справочно-информационная документация

Р.1 Документирование управленческой деятельности

т.1.3 Кадровая документация. Договорно-правовая документация

8.1 Оформление справочно-информационная документации

Оформление справочно-информационная документации

Оформите в тетради или на листе следующие информационные документы:

ЗАДАНИЕ 1.

Напишите на листе бумаги формата А-5 письмо-задачу:

00.00.00. № 13/1-29. На № 765/6-11 от 00.00.00. Директору ПТУ № 127 Дубровскому В.С. 121359, Москва, ул.Бобруйская, 23. Направляем заказ на приобретение диафильмов в количестве 150 штук. Приложение: бланк-каталог 1 кн. Главный бухгалтер Г.П.Петрова.

ЗАДАНИЕ 2.

       Напишите на листе бумаги формата А-4 письмо-задачу:

00.00.00. № 101/1235. Центральная Государственная библиотека им.В.И.Ленина. Никитину А.С. 101000, Москва, просп. Калинина, 3. О техническом осмотре легковых автомашин. С 25 января 2001 года по 05 февраля назначен технический осмотр легковых автомашин, принадлежащих учреждениям и предприятиям Москвы. Для техосмотра автомашин Вам надлежит предъявить технические паспорта и квитанции об уплате установленного годового сбора и заполнить бланки формы № 1 и 2. Приложение: формы № 1 и 2 на 2 л. в 3 экз. Зам.начальника ГИБДД Б.И.Власов. Руководитель техосмотра В.М.Дмитриев.

ЗАДАНИЕ 3.

Напишите на листе бумаги формата А-4 докладную записку с угловым расположением реквизитов.

ЗАДАНИЕ 4.

       Напишите на листе бумаги формата А-5 справку-задачу.

СПРАВКА. 00.00.00. № 216. г.Орёл. Магазин «Одежда». Еремин Василий Матвеевич работает на заводе в должности слесаря механического цеха. Среднемесячная заработная плата составляет 1765 рублей. Директор завода И.М.Карпов. Гл.бухгалтер И.В.Адамова.

Ответьте на контрольные вопросы:

1. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению служебного письма?

2. Назовите основные виды бланков, применяемых в учреждении.

3. Какие бываю виды служебных писем?

4. Требования к составлению и оформлению докладной записки.

5. Требования к составлению и оформлению справки.

№9 Документирование трудовых правоотношений. Трудовая книжка.

Р.1 Документирование управленческой деятельности

т.1.3 Кадровая документация. Договорно-правовая документация

9.1 Документирование трудовых правоотношений

9.2 Трудовая книжка

9.3 Автобиография. Резюме.

Трудовая книжка

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.

На работника, поступающего на работу впервые и проработавшего в организации свыше пяти дней, оформляется трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта