Перспективы развития муниципальных архивов

 

Благодаря социально-экономических реформам последних десятилетий было много разработано, не без помощи зарубежного опыта, новое архивное законодательство, которое благотворно повлияло на деятельность отечественных архивов, и позволило значительно упростить доступ людей к архивным документам.

Более 60% описаний документов на уровне фонда и 20% на уровне дела, которые доступны в онлайн режиме, было введено в автоматизированную систему государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. До 3% в объеме были переведены фонды в электронную форму.[25] 

Нынешний период показал отечественным архивам большие возможности и угрозы, такие как:

• отсутствие понятий у граждан, о значимости архивного работника и его профессии;
• отрыв архивного дела от делопроизводства, что представляет собой лишение правового регулирования и государственного контроля за соблюдением законодательства;
•  дефицит в материально-технической базе, свободных площадей архивов, их постоянная перегруженность, в связи с постоянным потоком поступающей документации;
• Проблема хранения документов федеральных организаций и территориальных органов федеральных органов государственной власти;
• Проблемы в системе рассекречивания архивных документов, которая тормозит рост числа пользователей архивной информации.

Одним из главных рисков развития архивного дела будет оставаться вероятные финансовые ограничения, которые могут быть вызваны сложной финансово-экономической ситуации в стране. Они могут плохо отразиться на осуществление функций архивов по гарантированному сохранение документов, пользовательского доступа к ним и в общем на их пользование в интересах государства, общества и граждан.

Формирование качественно нового состояния архивов, подобающего статусу России как одной из ведущих мировых держав XXI века, гарантирующей национальную безопасность и реализацию конституционных прав граждан на доступ к информации. Данная цель разрешит к 2020 году:

увеличить:

• долю населения на 20% (75% всего), которые положительно оценивают деятельность архивов;
• на 100% долю описаний фондов государственных и муниципальных архивов, доступных в режиме онлайн;
• на 40% долю описаний дел государственных архивов, включенных в электронные описи и иные информационно-поисковые системы, доступных в режиме онлайн;
• на 100% количество архивов, имеющих собственные интернет-сайты с электронными сервисами, объединенные с соответствующими порталами государственных (муниципальных) услуг;
• на 10 тыс. чел. (400 чел) среднюю численность пользователей архивной информации.

Архивное дело в своем развитие должно проходить через следующие принципы:

• связи между уже устоявшимися традициями архивного дела и новыми, таких, как территориальный принцип формирование архивных документов;
• приема документов в любой форме, как в бумажной, так и в электронной;
• рассекречивание документов, открытый доступ к ним; легкий и удобный поиск документов в электронном видео на сайтах архивов;
• экономия денежных средств за счет: тчательного отбора документов на постоянное хранение, уменьшение сроков хранения некоторых документов, эргономичное строительство новых помещений под архивы, обеспечение архивами новейшим технологическим оборудованием;
• увеличение уровня и значимости сотрудничества архивов с другими организациями, предприятиями и учреждением, а так же с зарубежными архивами.

Главная цель развития архивов – это осуществление деятельности отечественных архивов в тождество с нуждами современного информационного общества.

Для ее результата надо решить следующие задачи:

• поддерживать существующую трехуровневую систему муниципальных м государственных, перемена в которой (создание, реорганизация или ликвидация) будут происходить только в связи с действиями государственных органов и местных органов власти по уточнению границ административно-территориальных образований;
• продолжить модернизацию отечественных архивов, которые были созданы, в большей степени, в советское время;
• создать и применять единые принципы стандартизации, унификации документов как в бумажной форме, так и в электронной;
• вместе с заинтересованными федеральными агентствами сформировать полную нормативно-правовую базу для создания и хранения электронных документов в виде документов в архивах государственных учреждений и органов местного самоуправления;
• решить проблему получения документов от федеральных органов исполнительной власти и иных федеральных органов, расположенных на территории субъектов Российской Федерации, для хранения в государственных и муниципальных архивах;;
•  сократить сроки хранения для архивных документов в департаментах, путем оптимизации состава выбранных документов для постоянного архивирования с учетом улучшения и оценки критериев выбора документов, а также разработка списка документов, представляющих даты хранения во всех основных секторах государства и общества;
•  оказание методологическую поддержку государственным и муниципальными архивам органам государственной власти и местным органам власти в проведении архивных операций и организации документов.

Соблюдение этих задач должна обеспечить:

• разработка российских архивов и документов в соответствии с передовыми мировыми технологиями и тенденциями;
• ликвидировать разрыв между хранением и оформлением документов;
• высокий уровень качества и доступность государственных и муниципальных архивных услуг в соответствии с интересами и потребностями граждан;
•  открытость в решениях по управлению архивами при одновременном сокращении документооборота и совершенствование финансовых затрат на формирование систем управления документами, включая электронные документы;
• увеличение уровня защиты архивной информации от взлома;

Главными направлениями достижение Концепции являются:

• разработка и внедрение национальной политики и правовых норм в области делопроизводства и архивоведения;
• надежное хранение документов и других архивных документов Российского архивного фонда и хорошо организованная отчетность по их хранению;
• привлечение работников в архив.

Дальнейшее развитие архивов невозможно без совершенствования законодательной системы, в том числе в области документооборота. Для этого представляется необходимым пересмотреть действующее законодательство Российской Федерации, а также принять ряд новых законов, направленных на реализацию национальной политики в области архивов, делопроизводства и в области электронного документооборота.

Необходимо инициировать внесение изменений в федеральные законы с целью улучшения контроля за соблюдением законов в области архивирования в некоммерческих организациях и создания механизмов равного контроля в муниципалитетах.

В состоянии массового пользования информационно-коммуникационными технологиями постоянно идет вверх, все больше и больше документации создается в электронном формате. Развитие электронного документооборота и повышение объема электронных документов должно в скором времени привести к изменению видовому состава Архивного фонда Российской Федерации и в конце концов – к понижению объемов бумажной документации. С одной стороны, это значительно уменьшает недостаток складских площадей, а с другой - означает необходимость создания условий для получения большого количества электронных документов. Поэтому, важно обеспечить подготовку архивов к приему, хранению и использованию электронных документов.

Согласно статистике департамента, около 67 миллионов единиц хранения документов для сотрудников хранятся в государственных и муниципальных архивах, и около 17 миллионов были созданы после введения записей персонализации работников в начале XXI века. Этот документ не является частью Российского фонда, но заказы, учет, хранение и использование являются дорогостоящими, поскольку они выполняются в соответствии с теми же правилами, что и документы с фиксированным сроком хранения.

В этой ситуации целесообразно принять ряд мер по сокращению времени, затрачиваемого на хранение документов для сотрудников, с целью минимизации бюджетных расходов устранения дублирования между государственными и муниципальными архивами и архивами Пенсионного фонда Российской Федерации.

Социально значимые государственные и муниципальные архивы, которыми пользуются миллионы физических и юридических лиц каждый год, являются организациями доступа к архивным фондам и информационным службам государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан.

Для большинства профессиональных ученых использование оригинальных документов в читальном зале будет основным методом исследования. В то же время на сегодня общество ожидает, что многие люди расширят свой доступ к архивным коллекциям в Интернете, поскольку Интернет стал универсальным читальным залом. Число пользователей архивной информации, предпочитающих электронные технологии, будет расти все больше и больше. Чтобы решить эту проблему, необходимо иметь доступ к архивным документам, первоначально написанным в цифровом формате, и переводить наиболее ценные и необходимые документы в обществе в бумажный формат.

Что касается информационных услуг, необходимо сократить время на подготовку ответов на запросы, в основном связанные с реализацией конституционных прав и гражданских свобод.

Формирование активной системы взаимодействия и взаимовыгодного сотрудничества между государственными (общественными) и негосударственными архивами обеспечивает сохранение негосударственных частей документального наследия страны и законных прав граждан.

Таким образом, с изменением общества происходит и изменения архивов. Сейчас, когда общество перешло в цифровую эру, документы претерпели значительное изменение. Также, как и способ их создания и, несомненно, хранения. Появляются электронные документы, роль бумажных носителей постепенно утрачивает свое значения, изменяется срок хранения отдельных видов документов. Главное для государства, в таком потоке каждодневного изменения, успевать принимать и корректировать законодательные и нормативные акты.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Впервые, как вид, «муниципальные архивы» появились в 2004 году. Органы местного самоуправления городских округов, муниципальных районов и поселений осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения. К муниципальной собственности отнесены архивные документы муниципальных организаций, органов местного самоуправления, документы, хранящиеся в муниципальных музеях, библиотеках, архивов (исключением являются те документы, которые переданы в эти заведения на основании договора хранения без передачи их в собственность).

С передачей необходимых материально-технических, финансовых средств, муниципальные архивы могут так же осуществлять государственные полномочия по хранению, комплектованию, использованию и учету архивных документов, которые относятся к собственности государства, находящихся на территории соответствующего муниципального образования. Данная передача осуществляется не на пустом месте, а в соответствием законодательных актов субъектов, которая, в свою очередь, определяет и круг обязанностей, в том числе и отчетность перед региональными органами управления архивным делом (комитетами и т.д.).

Таким образом складывается система муниципальных архивов, которая с каждым годом все расширяется и приобретает все более и более важное значение в системе архивов Российской Федерации.

 

 

                      

                       БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

I..Источники

1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

2. ГОСТ Р 7.0.8–2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утверждён приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185–ст). – Доступ из справ. - правовой системы «Гарант».

 

II. Литература

3.Алексеева, Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. — 3-е изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия»,2005. — 272 с.

4.Белов, А.Н. Делопроизводство, документооборот // А.Н. Белов. – М., 2013. – 624 с.

5.Булакова, Л.В. Документационное обеспечение управления /               Л.В. Булакова. – М.: ИнформМед, 2012. – 342 с.

6.Булюлина, Е.В. Актуальные проблемы архивоведения: учеб. пособие / Е.В. Булюлина. – Волгоград: Изд - во ВолГУ, 2012. – 92 с.

7.Бурова, Е.М. Архивоведение(теория и методика): учебник для вузов / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева; под ред. Е.М. Буровой. — М.: Издательский дом МЭИ, 2012. — 483 с.

8.Ватолина, М.В. Организация работы с документами /                М.В. Ватолина. – Ростов н/Д.: Феникс, 2013. – 318 с.

9.Иритикова, В. Разработка номенклатуры дел: классика жанра /  В. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – № 12. – С. 11 - 29.

10.Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсано - ва. – М.: Проспект, 2013. – 521 с.

11.Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова. – М.: ООО «Журнал управления персоналом», 2012. – 408 с.

12.Кутафин, О.Е. Делопроизводство / О.Е. Кутафин. – М., 2012. –          407 с.

13.Кушнаренко, Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко. – М.: Гранд - ФАИР, 2012. – 654 с.

14.Ленкевич, Л.А. Делопроизводство / Л.А. Ленкевич. – М.: Академия, 2012. – 175 с.

15.Лопатникова, Е.А. Делопроизводство / Е.А. Лопатникова. – М.: Феникс, 2013. – 243 с.

16.Орлова, Т.С. Делопроизводство / Т.С. Орлова. – М., 2012. – 290 с.

17.Раскин, Д.И. Архивоведение: учебник для академического бакалавриата / Д. И. Раскин, А. Р. Соколов. — Москва: Издательство Юрайт, 2017. — 383 с.

18.Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления / М.Ю. Рогожин. – М., 2011. – 352 с.

19.Санкина, Л.В. Делопроизводство / Л.В. Санкина. – М., 2011. –             310 с.

20.Сиганова, Т.В. Делопроизводство и документооборот /                      Т.В. Сиганова. – Омск, 2010. – 340 с.

21. Шульгина, М.В. Архивоведение / М.В. Шульгина. – Архангельск, 2014 – 232 с.

22.Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство / В.Ф. Янковая. – М.: МЦФЭР, 2011. – 416 с.

23.Янковая, В.Ф. Система делопроизводства в организации: важные вопросы / В.Ф. Янковая // Секретарь - референт. – 2010. – № 10. – С. 17 - 24.

III. Электронные ресурсы

24..Справочная правовая система КонсультантПлюс [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – URL: http://www.consultant.ru.

25..Информационно - правовое обеспечение ГАРАНТ [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – URL: http://www.garant.ru.

 

[1] Раскин Д.И. Архивоведение: учебник для академического бакалавриата. – Москва, 2019.  –383 с.

[2] Алексеева Е.В. Архивоведение. – Москва, 2005.– 270 с.

[3] Бурова Е.М. Архивоведение. Теория и методика. Учебник. – Москва, 2016.– 688 с.

[4] Шульгина М.В. Архивоведение. – Архангельск, 2014..– 232 с.

[5] Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления – М., 2011. – 352 с.

[6] Санкина, Л.В. Делопроизводство. – М., 2011. – 310 с.

[7] Сиганова, Т.В. Делопроизводство и документооборот. – Омск, 2010. – 340 с.

[8] Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство –. М.: Проспект, 2013. – 521 с.

[9] Кузнецова, Т.В. Делопроизводство – М.: ООО «Журнал управления персоналом», 2012. – 408 с.

[10] Кутафин, О.Е. Делопроизводство – М., 2012. – 407 с.

[11] Кушнаренко, Н.Н. Документоведение – М.: Гранд - ФАИР, 2012. – 654 с.

[12] Белов, А.Н. Делопроизводство, документооборот – М., 2013. – 624 с.

[13] Булакова, Л.В. Документационное обеспечение управления – М.: ИнформМед, 2012. – 342 с.

[14]Булюлина, Е.В. Актуальные проблемы архивоведения: учеб. Пособие – Волгоград: Изд - во ВолГУ, 2012. – 92 с.

[15]Ватолина, М.В. Организация работы с документами – Ростов н/Д.: Феникс, 2013. – 318 с.

[16] Иритикова, В. Разработка номенклатуры дел: классика жанра – Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – № 12. – С. 11 - 29.

[17] Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

 

[18] Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

[19] Алексеева, Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. — 3-е изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия»,2005. — 179 с.

 

[20] О комплектовании Государственного архива Ростовской области фондами личного происхождения. — URL: http://gosarhro.ru/archive_completers/description_funds.pdf (дата обращения: 20.10.2019).

[21] Муниципальные архивы России: современное состояние, проблемы, перспективы развития. — URL: http://portal.rusarchives.ru/publication/publ_2013_N03_municipal-archives.shtml (дата обращения: 20.10.2019).

 

[22] Там же

[23] О том, как в России жить хорошо. Статистический анализ кадрового состава архивных учреждений.. — URL: http://naar.ru/articles/o-tom-kak-v-rossiyskih-arhivah-zhit-horosho-statisticheskiy-analiz-kadrovogo-sostava-arhivnyh-uchrezhdeniy/ (дата обращения: 23.10.2019)

[24] Муниципальные архивы России: современное состояние, проблемы, перспективы развития. — URL: http://portal.rusarchives.ru/publication/publ_2013_N03_municipal-archives.shtml (дата обращения: 20.10.2019).

 

[25] Проект Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года. — URL: http://archives.ru/documents/project-concept-razvitie-archivnogo-dela.shtml (дата обращения: 20.10.2019).