Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Грамматические и лексические ошибки
При работе с документами составители или корректировщики сталкиваются с целым рядом типичных ошибок. В деловых бумагах и документах допускаются часто следующие грамматические ошибки. 1. Неправильное употребление падежей. Наиболее частым является неправильное употребление существительного в родительном падеже 2. Ошибки при склонении фамилии. Следует помнить, что не склоняются фамилии славянского происхождения на -а, -о. Часто в звуковом составе они совпадают с одушевленными и неодушевленными предметами, например: Крыса, Сало, Шило и т.п. Не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко(-енко), например: Долгих, Дурново, Франко, Шевченко. Склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам. Не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре, например: заявление Николая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук. 3. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных. В качестве сказуемых краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные: должен, обязан, подотчетен, необходим, подсуден, ответствен; Вызов экспертов обязателен для установления причин смерти. 4. Ошибки при употреблении количественных числительных. Например, несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной нормы. 5. Неправильное использование предлогов. В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о до верии; решение о кадрах и т.п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о, например: Директор завода отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность). 6. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. 7.Нередко в документах встречаются лексические ошибки:
• неправильное использование слов-терминов; • неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления; • употребление архаизмов. Речь идет об употреблении таких архаичных выражений, как: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...) и т.п.; • тавтология; • неразличение паронимов. 8. Ошибки в употреблении синонимов. 9.Существуют ошибки в деловой письменной и устной речи в сфере употребления фразеологизмов. Употребление фразеологизмов в деловой речи подчиняется исторически сложившимся правилам, закрепленным традицией и обязательным для всех. В тех случаях, когда нормы нарушаются, возникает ошибка. Ошибки могут быть в лексическом составе фразеологизма, в его грамматическом оформлении, а также в стилистическом плане. Наиболее распространенные из них — это:
• искажение состава фразеологизмов в результате лексических • изменение грамматической формы слов, входящих в оборот; • совмещение двух различных фразеологизмов; • вставка лишнего компонента; • стилистическая несовместимость фразеологизма с деловым Если в художественной литературе и публицистике на первый план выдвигается образность, эмоциональность и оценочность фразеологических оборотов, то в официально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные экспрессивности (оставлять желать лучшего, находиться на уровне, называть вещи своими именами и т.п.). Форма документа При составлении документа важно помнить не только о правильности и грамотности его написания, но и о тех необходимых реквизитах, которые он должен содержать. Запомните! Реквизиты документа 1)Государственный герб Российской Федерации; 2)герб субъекта Российской Федерации; 3)эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 4)код организации; 5)основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6)идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 7)код формы документа; 8)наименование организации; 9)справочные данные об организации; 10)наименование вида документа; 11)дата документа; 12)регистрационный номер документа; 13)ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14)место составления или издания документа; 15)адресат; 16)гриф утверждения документа; 17)резолюция; 18)заголовок к тексту; 19)отметка о контроле; 20)текст документа; 21)отметка о наличии приложения; 22)подпись; 23)гриф согласования документа; 24)визы согласования документа; 25)оттиск печати; 26)отметка о заверении копии; 27)отметка об исполнителе; 28)отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29)отметка о поступлении документа в организацию; 30)идентификатор электронной копии документа.
Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Однако не все вышеперечисленные реквизиты обязательно присутствуют в каждом документе. Чаще всего используются следующие данные: • об адресате (кому адресован документ); • об адресанте (кто является автором документа — заявителем, • наименование жанра документа; • опись документальных приложений (если имеются); • дата; • подпись автора документа и др. Под формой документа понимается сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема — их взаимосвязь, последовательность и расположение. Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализации деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация; жанр документа; форма документа; языковое наполнение документа. Приведем как пример схему организации текста одного из наиболее распространенных в жизненной практике документов — заявления. Составные части этого вида документа в их последовательности повторяют вышеприведенный список реквизитов: • наименование адресата; • наименование адресанта; • наименование документа; • формулировка просьбы (жалобы, предложения); • дата; • подпись. Таким образом, в сфере культуры деловой речи действуют — наряду с языковыми нормами или, вернее, до них — нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа. Эти текстовые нормы регулируют закономерности реализации семантико-информационной структуры и правил линейного развертывания схемы жанра документа как особого семиотического феномена, т.е. определяют семантическую и формальную организацию текста документа и его частей. Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа. Автономность этих двух типов норм доказывается возможностью нормативности одних при нарушении норм других. Итак, деловая речь есть по существу совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие им способы речевого изложения. Тезис о высокой регламентированности официально-деловой речи находит свое подтверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации — внесения изменений в правила построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа — его формы и его языка.
В настоящее время текстовые и языковые нормы деловой речи испытывают давление со стороны все шире развивающегося способа составления, хранения и передачи документов при помощи электронно-вычислительной техники. Имеет место «автоматизация информационных процессов в аппарате управления», академик А.П. Ершов называл это «компьютеризацией деловой прозы». По его мнению, деловая проза «всегда внутренне формализована», это «лингвистический феномен, который, сохраняя многие свойства языка в целом, в то же время самой своей сутью подготовлен для того, чтобы стать объектом механизации» благодаря «регламентирующему действию формальной модели, лежащей в основе данной области производственных отношений». Все специфические (и текстовые и языковые) собственно канцелярские черты официально-делового стиля закреплены в ГОСТах и руководствах, что обеспечивает высокий уровень стандартизации и унификации текстов деловой документации. Речевой этикет в документе Этикет — установленный порядок поведения. Деловой этикет — это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации и др. Как подчеркивают специалисты, этикет — важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего. В деловой переписке использование этикетных средств носит регламентированный характер.
Обращение — это апелляция к личности адресата. Задача обращения — установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин...(фамилия)! Уважаемая госпожа... (фамилия)! Уважаемые господа1. При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель/ Уважаемый господин мэр! В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Владимир Андреевич! При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением. Согласно традициям отечественного делового этикета при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:
Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Вес-на-лето-2000...; Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгового комплекса...; Напоминаем, что срок выполнения договора... истекает... Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц. Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она Определяет характер делового диалога между фирмами, организациями. Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Так, например, отказ, смягченный этикетными формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества. На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе. Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству. В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. Например:
Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%. В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, за своевременный ответ: Благодарим Вас за своевременный ответ...; Позвольте выразить признательность за участие в.... По мнению специалистов, этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности — не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщаемому. Например: С удовольствием приглашаю Вас принять участие в...; Имею честь пригласить Вас...; Мы были бы рады видеть Вас на... Следует исключить, однако, так называемую ложную вежливость. Вычурные выражения, типа Будьте так любезны или Не откажите в любезности сообщить и подобные им неуместны в деловых письмах. С помощью этикетных средств, а также средств образности можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, придать речи при необходимости экспрессивные оттенки. Пример использования этикетных фраз, устойчивых оборотов разговорной речи в коммерческом информационном письме: Приносим свои извинения за вновь причиняемое беспокойство. К сожалению, в банке очередное закручивание гаек, и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату. С уважением Подпись Итак, выбор этикетных средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.
Лекция № 12.
|
|||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2017-02-05; просмотров: 376; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.144.10.182 (0.031 с.) |