Создание и корректировка БД в субд Access

 

6.1. Проектирование базы данных для учебного примера

 

Для цели описания технологии создания БД и работы с ней будем использовать следующий пример.

Пусть для обеспечения эффективной работы деканата и бухгалтерии института требуется создать БД ДЕКАНАТ_БУХГАЛТЕРИЯ, включающую сведения: о студентах, об их успеваемости, о начислениях им стипендии, об удержаниях со стипендии.

Перед созданием реляционной БД в Access пользователь должен определить: из каких таблиц должна состоять БД, какие данные предметной области надо поместить в каждую таблицу, как связать таблицы.

В результате анализа предметной области ДЕКАНАТ-БУХГАЛТЕРИЯ выявлены следующие документы-источники данных для создания БД:

 

Сведения о студентах

 

Номер зачетки	ФИО студента	Дата рождения	Семейное положение	Откуда прибыл
9(6)	А(15)	ДД.ММ.ГГ	А(9)	А(40)

 

Сведения об успеваемости студентов

 

Номер зачетки	Курс	Группа	Оценка по математике	Оценка по информатике
9(6)	9(1)	А(6)	9(1)	9(1)

 

Начисления студентам

 

Виды начислений	Сумма начислений, руб.	Номер зачетки
А(7)	9(5)	9(6)

 

Реквизит «Виды начислений» имеет следующие значения: СТИП – стипендия, НАДБАВ - надбавка к стипендии, МАТ_ПОМ - материальная помощь, ПРЕМИЯ - премия за заслуги студента. Студенту, не получающему стипендию, начисляется стипендия в размере ноль рублей.

 

Удержания со стипендии студентов

 

Виды удержаний	Сумма удержаний, руб.	Номер зачетки
А(8)	9(5)	9(6)

 

Реквизит «Виды удержаний» имеет следующие значения: ОБЩЕЖИТ - плата за проживание в общежитии, ПРОФ_ВЗН - профсоюзные взносы, ПРОЧИЕ - штрафы за нарушение правил дорожного движения и др.

Для реквизитов документов указаны форматы их значений.

На основании анализа документов выделены информационные объекты, описанные в табл. 1

 

Таблица 1

Информационные объекты предметной области

 

Информационный объект	Наименование реквизита	Имя реквизита	Характер реквизита (К – ключевой, О – описательный)
СТУДЕНТ	Номер зачетки	НОМ_ЗАЧ	К
ФИО студента	ФИО_СТУД	О
Дата рождения	ДАТ_РОЖ	О
Семейное положение	СЕМ_ПОЛ	О
Откуда прибыл	ОТК_ПРИБ	О
УСПЕВАЕМОСТЬ	Номер зачетки	НОМ_ЗАЧ	К
Курс	КУРС	О
Группа	ГРУП	О
Оценка по математике	ОЦ_ПО_МАТЕМ	О
Оценка по информатике	ОЦ_ПО_ИНФ	О
НАЧИСЛЕНИЯ	Виды удержаний	ВИД_НАЧ	О
Сумма удержаний, руб.	СУМ_НАЧ	О
Номер зачетки	НОМ_ЗАЧ	К
УДЕРЖАНИЯ	Виды удержаний	ВИД_УДЕР	О
	Сумма удержаний, руб.	СУМ_УДЕР	О
	Номер зачетки	НОМ_ЗАЧ	К

 

После выявления информационных объектов определяются связи между ними. Наличие связи обусловлено природой реальных объектов, процессов, явлений, отображаемых информационными объектами. Связь устанавливается между двумя информационными объектами. В нашем примере имеются связи, описанные в табл. 2.

 

Таблица 2

Типы связей между информационными объектами

 

Связь	Ключ связи	Тип связи	Пояснения
СТУДЕНТ – УСПЕВАЕМОСТЬ (студент характеризуется определенной успеваемостью)	НОМ_ЗАЧ	1: 1	каждый студент получает только одну оценку по математике и по информатике
УСПЕВАЕМОСТЬ - НАЧИСЛЕНИЯ (стипендия начисляется в зависимости от успеваемости)	НОМ_ЗАЧ	1: М	каждому студенту могут быть произведены начисления нескольких видов
СТУДЕНТ – УДЕРЖАНИЯ (удержания производятся с учетом сведений о студентах)	НОМ_ЗАЧ	1: М	из стипендии каждого студента могут быть произведены удержания нескольких видов

 

Графическое представление информационно-логической модели рассматриваемой предметной области в соответствии с выявленными информационными объектами и связями между ними приведено на рис. 1

 

Логическая структура реляционной БД предметной области ДЕКАНАТ-БУХГАЛТЕРИЯ является адекватным отображением ее информационно-логической модели. Создавая эту структуру, надо каждый информационный объект модели данных отобразить структурой реляционной таблицы и установить связи между таблицами. Графическое изображение логической структуры БД рассматриваемой предметной области приведено на рис. 2

 

 

 

Создание файла БД

 

Создание файла для новой БД требует выполнения следующих действий:

ü в стартовом окне установить переключатель в положение Новая база данных. Если это окно не выведено, то выполнить команду Файл / Создать или нажать кнопку «Создать» на панели инструментов База данных;

ü в появившемся окне Создание на вкладке Общие произвести двойной щелчок по значку База данных;

ü в появившемся окне Файл новой базы данных указать, на каком диске, в какой папке и с каким именем требуется создать файл БД и нажать кнопку «Создать».

 

 

Создание таблицы

 

В Access существует три способа создания таблицы: в режиме таблицы, с помощью мастера, в режиме конструктора.

Создание таблицы в режиме таблицы наиболее просто. От пользователя требуется: полям стандартной таблицы присвоить имена полей собственной таблицы; заполнить эти поля конкретными значениями; присвоить имя собственной таблице. Создание таблицы с помощью мастера сводится к созданию новой таблицы на основе образца таблицы из деловой или личной сферы.

Для создания таблицы в режиме конструктора необходимо открыть окно конструктора таблицы с помощью ярлыка в окне БД «Создание таблицы в режиме конструктора» или выполнив последовательности действий:

Окно БД  объект Таблицы  [Создать] 

окно Новая таблица  выбрать Конструктор  [ОК]

Окно конструктора таблицы имеет вид как на рис. 3.

В этом окне пользователь должен описать структуру таблицы, т.е. для каждого поля: указать его имя в столбце «Имя поля», выбрать его тип из раскрывающегося списка в столбце «Тип поля», при необходимости дать комментарий к нему в столбце «Описание поля», задать присущие ему свойства в строках раздела окна «Свойства поля», доступных после выбора типа поля. Значения одних свойств могут совпадать со значениями, принятыми по умолчанию; других – введены с клавиатуры или получены с помощью построителя выражений; третьих – выбраны из раскрывающегося (путем щелчка в строке свойства) списка.

 

Если создается таблица главная, то в ней необходимо определить первичный ключ. Для этого выделяется поле, играющее роль ключа, путем щелчка в столбце маркировки поля и вводится команда Правка / Ключевое поле.

В случае создания подчиненной таблицы надо учесть следующее. Если между главной и подчиненной таблицами связь типа 1:1, то для вторичного ключа следует задать свойство «Индексированное поле» со значением «Да (Совпадения не допускаются)»; если связь типа 1:М, то со значением «Да (Допускаются совпадения)».

Описав структуру таблицы, окно конструктора закрывают, на вопрос о сохранении таблицы дают утвердительный ответ и таблице присваивают имя, после чего она регистрируется в окне БД.

Для заполнения созданной таблицы конкретными данными она открывается в режиме таблицы посредством кнопки «Открыть». Поочередно заполняются записи таблицы. При этом переход к новой записи вызывает автоматическое сохранение предыдущей записи.

В процессе работы с БД может понадобиться корректировка структуры таблицы. Она выполняется в режиме конструктора. Поля таблицы можно: перемещать при помощи мыши, удалять по команде Правка / Удалить, вставлять по команде Вставка / Строки. Кроме того, возможно изменение имен, типов, свойств полей. Изменение типа может привести к потере информации, и оно должно выполняться с осторожностью.