![]() Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву ![]() Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Тема 2.3 Информационно- справочная работа. Контроль исполнения документов. Организация отправки исходящих документов.
При обработке исходящих документов выполняются следующие работы: 1. Проверяются правильность оформления и комплектность исходящих документов. 2. Проводится сортировка документов по видам почтового отправления и по адресатам. 3. Осуществляется адресование конвертов. 4. Проводится фальцевание документов, т.е. складывание документа и вложения его в конверт. 5. Осуществляется заклеивание конверта. 6. Производится взвешивание корреспонденции с помощью почтовых весов для определения стоимости почтового отправления. 7. Проставляются стоимость отправления, дата отправки и обратный адрес организации. 8. Доставляется корреспонденция в почтовое отделение связи. Понятие и задачи информационно-справочной работы. Организация работы с помощью справочных картотек и средств ЭВМ. Функции и права подразделений СДОУ, осуществляющих информационно- справочную работу. Ручной и автоматизированный контроль, их достоинства и недостатки; применяемая техника. Технология ведения контроля.
Тема 2.4 Организация оперативного хранения документов. Номенклатура дел. I).Систематизация документов Подавляющее Большинство документов, как приходящих извне, так и создаваемые в процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются исполнителям и, как правило, хранятся у исполнителя. Систематизация и организация хранения служебных документов, находящихся на исполнении- дело его руководителя. С целью не только контроля исполнительской дисциплины, но и своевременного их перераспределения в случае необходимости к уже отмеченным признакам добавляются сроки исполнения документов, степень конфиденциальности, сроки их хранения. Но уже система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших никому не нужными документов- дело всей организации в целом. Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его руководителя или устанавливается единообразной в инструкции по ДОУ. II). Номенклатура дел. Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов(дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.
Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения- номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно- поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Цели создания номенклатуры дел: - закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела; - систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения; - служит основным учётным документом в текущей работе с документами; - является единственным средством учёта переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет; - учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Тема 2.5 Экспертиза ценности документов. I). Значение и ценность документов. Назначение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от различных корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течении ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание. Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и так далее, сохраняют своё значение значительно дольше и должны сохраняться на всём протяжении жизни человека, но и они, в конечном счёте, утрачивают свою информационную ценность, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного индивидуума.. Интересные сами по себе, в силу массовости, они не только занимают слишком много места, но и содержат много типовой, дублирующей, второстепенной информации, вряд ли заинтересующей будущих исследователей современности.
Третья группа документов создаётся специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, фирм, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться всё время, пока существует организация. Четвёртые содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может что-то позаимствовать при разработке собственных документов аналогичного содержания. Пятые, отражающие научно-технические достижения, работу систему управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда РФ, в его государственную или негосударственную часть, в зависимости от автора и владельца. Последние, как памятники истории и культуры, наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны быть сохранены максимально долго, в идеале- бессрочно, или по архивной терминологии- постоянно. Для постоянного хранения делается выборка из документов других перечисленных групп, но тогда они также становятся памятниками истории и культуры. В силы типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность проведения оценки ценностей большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления на основе единых критериев. Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов». Вообще оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах создания и обработки.
Начиная от написания содержания, согласования проекта, определение формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его до адресата, установление системы регистрации, выбора места и способа хранения. II).Экспертные комиссии организаций. Экспертная комиссия- это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несёт ответственность за сохранность документов. Объектами рассмотрения экспертной комиссии, прежде всего, являются: - пересоставляемая номенклатура дел; - описи для постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения; - акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя; - комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения; - предложения об увеличении типовых сроков хранения документов; - предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечными и типовыми номенклатурами дел. Протоколы заседаний экспертной комиссии, номенклатуры дел, описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и др. организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные архивы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы РФ.
|
||||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-09-19; просмотров: 184; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.149.247.159 (0.01 с.) |