![]() Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву ![]() Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Государственная часть Архивного
Фонда Российской Федерации
Основу Единого государственного архивного фонда в 1918 г. составили: национализированные бывшие ведомственные исторические архивы; дела ликвидированных учреждений царского и Временного правительств, законченные к 25 октября 1917 г.; документы умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых как хранившиеся в библиотеках, так и в национализированных в декабре 1917 г. частных банках и имениях. Для этой категории документов впервые организовали хранилища частных архивов в Московских, Петроградских и губернских архивах и музеях; документы церковных и религиозных обществ, которые в соответствии с Декретом об отделении церкви от государства и школы от церкви в 1918 г. признаны государственным достоянием; документы национализированных предприятий. По декрету СНК РСФСР о хранении и уничтожении архивных дел от 22 апреля 1919 г. оконченные в советских, профессиональных и кооперативных организациях дела по истечении пятилетнего срока, в течение которого ни один документ из сложившихся дел не может быть изъят, поступают в соответствующее архивное отделение в качестве исторического материала. Для выделения из этой массы документов и дел той части, которая не представляла ценности и могла бы быть уничтожена, при архивах создавались разборочные комиссии, а при Главархивах — проверочная комиссия, утверждавшая решения местных разборочных комиссий. В 1919 г. начался сбор материалов, а в сентябре 1920 г. создан Архив Октябрьской революции (названный так в 1925 г.). Одновременно стали собираться документы по истории Гражданской войны, легшие в основу созданного в 1925 г. Архива Красной Армии. В 1920 г. создан Музей марксизма, собиравший документы по политической истории новейшего времени. По Декрету от 4 февраля 1926 г. архивной службе передавались негативы фотоснимков и кинофильмов, имеющих историческую ценность, и в том же 1926 г. создан Центральный кинофотоархив, в 1932 г. — Центральный архив звуковых записей, а в 1934 г. — Морской исторический архив. В течение длительного времени велся поиск наиболее оптимальной структуры организации ЕГАФ — дореволюционные архивы объединялись и организовывались по отделениям и секциям, разукрупнялись. В 1930 г. заключено соглашение между архивной службой и органами профсоюзов, по которому материалы профсоюзных организаций стали поступать в государственные архивы. Крупнейшие архивы РСФСР передаются в 1932—1933 гг. в состав центральных архивов СССР. Оформление Единого государственного архивного фонда завершено в марте 1941 г., когда постановлением Совнаркома СССР впервые в мире создан Центральный государственный литературный архив, который в течение долгого времени оставался единственным государственным собранием документов по истории культуры.
Одновременно была унифицирована сеть архивов: центральные, республиканские государственные архивы; областные (краевые); окружные городские и районные государственные архивы. Новая сеть и новые названия госархивов (также унифицированные) приобретали юридическую силу с 1 июля 1941 г. Поэтому работа по оптимизации архивной сети завершалась уже во время Великой Отечественной войны. В послевоенный период созданы центральные государственные архивы для хранения: документов, вывезенных из Германии (современное название — Центр хранения историко-документальных коллекций), — в 1946 г.; документов по экономической деятельности государства после 1917 г. (современное название — Российский государственный архив экономики) — в 1961 г.; научно-технической документации — в 1967 г.; космической документации (Российский научно-исследовательский центр космической документации) — в 1982 г. После прекращения деятельности Коммунистической партии и комсомола архивная служба пополнилась архивными документами этих общественных организаций. В 1992 г. созданы: Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории; Центр хранения современной документации; Центр хранения документов молодежных организаций; областные Центры хранения современной документации. Положением о Государственном архивном фонде СССР, утвержденном 4 апреля 1980 г., узаконено начатое еще в 1945 г. создание отраслевых фондов министерств, ведомств и организаций, осуществляющих государственное хранение документов Государственного архивного фонда, например:
фонд данных о состоянии окружающей природной среды; геологический фонд; фонд кинофильмов; фонд стандартов и технических условий. Всего было установлено восемь ведомств — держателей этих фондов ценнейших документов вне рамок архивной службы. С ликвидацией органов управления СССР и реорганизацией многих ведомств состав официальных держателей архивных фондов увеличился. В 1994 г. для них определены условия временного и депозитного хранения, устанавливаемые в соглашениях, заключаемых федеральными органами и другими организациями, держателями архивных документов, с Государственной архивной службой России. Государственная архивная служба России (Росархив) в соответствии с Положением от 17 марта 1994 г. № 552 «является федеральным органом исполнительной власти, находящимся в ведении Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, осуществляющим государственную политику в.области архивного дела». В систему Росархива в настоящее входят время федеральные государственные архивы и центры хранения документации (18), научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву, а также органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы. Сеть федеральных государственных архивов, центров хранения документации и их филиалов утверждается Правительством, а сеть центральных государственных архивов, центров хранения документации республик, краев, областей, автономных округов, городов федерального значения — в соответствии с законодательными и иными правовыми актами этих государственных образований. Положения о федеральных государственных архивах и центрах хранения документации, являющихся в соответствии с Законом об охране и использовании памятников истории и культуры объектами культурного наследия народа Российской Федерации, утверждаются Правительством, о других федеральных госархивах и центрах — Государственной архивной службой России, положения о территориальных государственных архивах — органами управления архивным делом этих территорий, а положения о районных и городских архивах — органами местного территориального управления. Росархив: координирует деятельность федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства; определяет категории госучреждений как источников комплектования, так и видов документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда Российской Федерации; ведет централизованный учет документов Архивного фонда, осуществляет контроль за сохранностью и использованием этих документов; осуществляет «организационно-методическое руководство и контроль за работой архивных служб и ведомственных архивов, организацией документов в делопроизводстве».
Архивный фонд Российской Федерации, Архивный фонд организации, Архив коммерческой фирмы
В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 300 7 июля 1993 г. «совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации» образуют Архивный' фонд Российской Федерации.
В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов. При этом под архивом понимается «совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей. Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью. Государственное хранение этой части Архивного фонда страны осуществляется постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и ведомствами (отраслевые фонды). Временное хранение осуществляется городскими и районными госархивами с переменным составом, а также архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах, называемых ведомственными и не входящих в Государственную архивную службу. Не входят в нее также,архивы академий наук и академических институтов. Они, как и другие ведомственные архивы, контролируются Государственной архивной службой. Временное хранение документов государственной части Архивного фонда в государственных организациях ограничено сроками, устанавливаемыми Правительством дифференцировано, в зависимости от категории организации и вида документов: документы федеральных органов государственной власти, Ген-прокуратуры, отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения — в течение 15 лет; документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, автономных округов, городов федерального значения, учреждений, организаций краевого и областного подчинения - в течение 10 лет;
документы органов местного самоуправления, предприятий сельского хозяйства, организаций городского и районного подчинения — в течение 5 лет; записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел, документов по личному составу - в течение 75 лет; документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности, — в течение 10 лет; научной, технологической и патентной документации — в течение 10 лет; конструкторской документации — в течение 15 лет; проектной документации по капитальному строительству — в течение 25 лет; телеметрической документации — в течение 5 лет; кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм — не более 3 лет со времени изготовления; фотодокументы — в течение 3 лет; документы на машинных носителях - в течение 5 лет. Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглашениях. В течение установленных сроков организации обязаны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкциями Государственной архивной службы России. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировкадокументов, осуществляются за счет организаций, создающих документы. При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения форм собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в соответствующие государственные архивы. Эти документы приватизации не подлежат. Независимо от места хранения, вида носителя и способа закрепления информации эти документы подлежат обязательному государственному учету по фондам, коллекциям, единицам учета (делам) и предоставляются, как и архивные справочники к ним, для использования всем юридическим и физическим лицам. Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные документы, находящиеся в собственности: общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, с момента их официальной регистрации; религиозных объединений и организаций; негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц: документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов.
Собственники документов обязаны предоставлять введения о своих собраниях по запросам Государственной архивной службы для их государственного учета. При смене собственника Архивная служба должна быть проинформирована о новом владельце и месте дальнейшего хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Государственной архивной службой, а для их хранения должны быть созданы надлежащие условия. В случае ликвидации негосударственных объединений и организаций или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства. Документы могут быть переданы в собственность государства или сданы на временное, депозитное хранение. Порядок и условия передачи документов в государственные архивы, музеи, библиотеки определяются при составлении договора. В случае подготовки документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации государство имеет преимущественное право на их приобретение. Кроме документов, являющихся по своему содержанию, авторству, месту и времени создания и другим критериям частью истори-ко-культурного наследия и подпадающих под определение памятников истории и культуры и подлежащих сохранению в силу их значимости для общества, имеется гораздо более многочисленная группа документов, представляющая индивидуальную ценность для конкретных собственников и в силу этого также подпадающих под понятие «архивные документы». В этом случае под архивом должна пониматься совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Наиболее употребим для обозначения негосударственных архивов термин «ведомственный архив». Это достаточно широкое понятие. Сюда входят и центральный архив министерства или областного учреждения, хранящие материалы подведомственных организаций, фирмы. В структуре организации может и не быть специального подразделения — архива, в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. На практике существуют специфические разновидности ведомственных архивов: центральный отраслевой архив министерства (ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности, независимо от их территориального местонахождения; центральный архив министерства, хранящий в основном документы самого аппарата министерства и организаций прямого подчинения, в основном ведущих НИИ; объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанный с подчиненностью или однотипностью профиля деятельности; например, архив концерна «Мосхлеб», архив Главмосстроя и т.д.; объединенный межведомственный архив, который создается для хранения документов по личному составу, документов, сроки которых достаточно велики, например «до ликвидации организации», «до минования надобности» и т.д. Перечень документов, подлежащих передаче из подразделений в архив, устанавливается руководством организации и сроками не ограничен. Целесообразным считается передача в архив документов с,о сроками хранения более трех лет. В последнее время возобновился интерес к такой разновидности ведомственного архива, как экономический или предпринимательский архив фирмы. Состав документов, которыми целесообразно комплектовать экономический архив фирмы, значительно разнообразнее по сравнению с традиционным ведомственным архивом. В его состав дополнительно включают образцы деловой переписки, контракты, заключенные фирмой; финансовые отчеты, кредитные бумаги, акты на аренду, покупку земель, построек, документацию по займам и страхованию имущества, аналитические документы по сбыту и производству, отчеты о финансовых и торговых оборотах, маркетинговые обзоры, технико-экономические и рекламные материалы, полученные патенты, свидетельства, дипломы конкурсов, материалы презентаций, фотографические материалы о росте фирмы, составе сотрудников, условиях труда и т.д. В состав экономических архивов, так же как и любого ведомственного архива, могут включаться личные документы наиболее выдающихся сотрудников фирмы, газетные вырезки и журнальные публикации о деятельности фирмы. Первый в Европе экономический архив действует с 1905 г. в Германии при фирме Круппа. Архив объединил организационно-управленческие и финансовые документы по истории предприятия, некоторые научно-технические документы по организации производства. В настоящее время, оставаясь промышленным (экономическим) архивом частной фирмы, он приблизился к уровню исторического архива, открытого для экскурсантов, исследователей, специалистов. 11 сентября 1992 г. в Монреале состоялся международный форум представителей архивов предприятий как основной части экономических архивов, на котором рассматривались такие вопросы, как состав, виды, формы экономической информации, методы ее обработки и организации хранения. В российском архивном деле с 1935 г., т.е. после создания отдела ведомственных архивов Центрального архивного управления, ведется целенаправленная работа по нормативно-методическому обеспечению работы архивов различного уровня и профиля деятельности. Все основные вопросы работы архивов с текстовыми, научно-техническими, кинофотодокументами изложены в соответствующих правилах работы и носят обязательный характер для государственных архивов и ведомственных архивов государственных организаций. Правила, издаваемые архивной службой, являются ценным методическим материалом при организации любого архива, так как охватывают практически все стороны деятельности и регламентируют методику работы с архивными документами. К сожалению, в силу специфики развития экономических отношений в государстве, организация экономических архивов в современной России ограничивается опытом работы губернских археографических комиссий конца XIX — начала XX вв. Кроме того, отсутствуют переводы на русский язык соответствующей зарубежной литературы.
Оформление дел длительных сроков Хранения
Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Государственной архивной службы. Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться только частично по сравнению с предыдущей группой. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять. Дела постоянного или долговременного хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ. Основные задачи, которые ставятся при этом: максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы не вынимая их из подшивки или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения повреждений другим листам дела; обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему; создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании. В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую, установленную государственным стандартом обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ. Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами или в специальных картонных футлярах. Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны — бумажных стандартного формата А5—A3 и крупноформатных, пленочных, магнитных и других носителях, для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов. При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела перед собственно документами - листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела,необходима. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности...». А также для специфичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем последовательно каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс. Заверительная запись составляется на любую единицу архивного хранения. В книгах, журналах заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на чистый карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку. В заверительной записи должны отмечаться следующие особенности нумерации дела: литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов; номера листов с наклеенными документами; номера листов с конвертами и вложений в них; номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела. Все последующие изменения в составе и состоянии дела, например: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов, отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В за-верительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заве-рительная запись пересоставляется. Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела — изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию - эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом должно быть указано: наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело; наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел; делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел; номер дела по годовому разделу описи дел; заголовок дела; дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела; количество листов в деле; срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»; архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей — чернилами. При сдаче в перспективе документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя.
|
|||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-09-13; просмотров: 3234; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.144.92.120 (0.074 с.) |