Формуляр документа XIХ-ХХ веков

Цель занятия:

а) получить представление об основных видах и разновидностях документов XIX - начала XX вв.;

б) изучить особенности формуляров служебных документов XIХ-начала ХХ вв., их составные части и правила оформления основных реквизитов;

в) приобрести навыки анализа и описания отдельных видов документов и составления их формуляров.

Содержание и методика выполнения работы:

Задание 1. Используя Краткий словарь видов и разновидностей документов, выпишите названия и определения основных видов документов, получивших распространение в XIХ – начале ХХ вв. (издаваемые вышестоящими органами; посылаемые равным учреждениям; предоставляемые в вышестоящие учреждения; оформляющие внутреннюю деятельность). Задание выполняется самостоятельно и оформляется по следующей схеме:

Вид документа	Определение

 

Задание 2. На основе предложенной коллекции документов XIХ – начала ХХ века осуществите их анализ по следующим аспектам:

3.1. Выпишите несколько примеров разных типов бланковых надписей. Определите их состав и порядок оформления. Установите, какие виды документов оформлялись на бланках.

3.2. Приведите примеры адресования документов в вышестоящие, равные и нижестоящие учреждения.

3.3. Выпишите примеры датировки и переведите даты на новый стиль. В XIX веке разница между стилями составляла 12, а в начале ХХ века – 13 дней. Укажите место расположения дат.

3.4. Приведите примеры подписания документов в инстанциях разной подчиненности. Опишите состав подписи.

3.5. Выпишите отметки на документах, укажите их виды, назначение и место проставления.

3.6. На основе анализа текстов нескольких документов приведите примеры трафаретных текстов. Выпишите случаи применения канцеляризмов.

Задание 3. Составьте формуляр нескольких документов по следующей схеме:

Вид документа	Автор	Адресат	Дата	Текст	Состав удостоверения	Отметки на документе

 

Раздел 3. Структура управленческого (официального) документа, его составление и оформление

Тема 9. Основные этапы создания и развития формуляра служебного (официального) документа в России

Практическая работа 5

Формуляр документа ХХ века

Цель занятия:

а) получить представление о нормативно-методической регламентации процессов документирования организационно-распорядительной деятельности учреждений, организаций и предприятий;

б) ознакомиться с требованиями ГОСТов к оформлению унифицированной системы организационно-распорядительных документов;

в) изучить особенности формуляров управленческих документов ХХ века.

Содержание и методика выполнения работы:

Задание 1. Изучите второй раздел ГСДОУ (Документирование управленческой деятельности) и выпишите основные виды организационно-распорядительных документов, включенных в унифицированную систему ОРД.

Задание 2. Осуществите анализ ГОСТов на организационно-распорядительные документы, изданных в 1972, 1990 и 1997 годах по следующей схеме:

Схема анализа	ГОСТ 6.38-72	ГОСТ 6.38-90	ГОСТ Р 6.30-97
1. Область применения
2. Структура ГОСТа (основные разделы)
3. Приложения
4. Состав и наименования реквизитов: 4.1. 4.2. 4.3. … 4.10. ….

 

Задание 3. На основе предложенной коллекции документов ХХ века осуществите их анализ по следующим аспектам:

3.1. Приведите примеры разных типов бланков первой и второй половины ХХ века. Установите их общие черты и отличия.

3.2. Укажите примеры адресования документов в вышестоящие, равные и нижестоящие учреждения.

3.3. Выпишите примеры датировки документов. Укажите разновидности и место расположения дат.

3.4. Приведите примеры подписания документов в инстанциях разной подчиненности. Опишите состав подписи.

3.5. Выпишите отметки на документах, укажите их виды, назначение и место проставления.

Раздел 3. Структура управленческого (официального) документа, его составление и оформление

Тема 10. Формуляр современного управленческого (официального) документа

Практическая работа 6

Формуляр современного управленческого документа. Требования к оформлению документов

Цель занятия:

а) получить представление о нормативно-методической регламентации процессов документирования организационно-распорядительной деятельности учреждений, организаций и предприятий;

б) ознакомиться с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению унифицированной системы организационно-распорядительных документов;

в) изучить состав реквизитов управленческого документа, их назначение, особенности оформления и местонахождение в формуляре документа;

г) познакомиться с разными видами бланков и основными требованиями к их проектированию.

Содержание и методика выполнения работы:

Задание 1. На основе изучения ГОСТ Р 6.30-2003 и наглядного пособия «Реквизиты служебных документов» заполнить предложенную схему соответствующими данными:

Наименование реквизитов	Номер реквизита	Место расположения реквизита	Требования к оформлению	Примечания

Задание 2. Используя Приложение А (справочное) к ГОСТ Р 6.30-2003, начертить схему полноразмерного формуляра-образца формата А4 с угловым и продольным расположением реквизитов. В установленных местах проставить требуемые реквизиты.

Задание 3. Используя Приложение Б (справочное) к ГОСТ Р 6.30-2003 и материалы лекций необходимо самостоятельно спроектировать на формате бумаги А4 образцы следующих видов бланков в двух вариантах (с угловым и продольным расположением реквизитов):

- общий бланк организации;

- общий бланк структурного подразделения;

- бланк письма организации;

- бланк конкретного вида документа;

- бланк должностного лица.

 

Задание 4. В табличной форме необходимо представить сравнительный анализ отличий в оформлении различных видов бланков. В графах 2, 4, 6 знаком «+» необходимо отметить реквизиты, которые могут быть в указанных бланках. В графах 3, 5, 7 отмечаются имеющиеся реквизиты конкретных бланков документов организаций (из коллекции документов).

Код и наименование реквизита	Виды бланков
Общий бланк	Бланк письма	Бланк конкретного вида документов
01 – Государственный герб Российской Федерации
02 – герб субъекта РФ
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
04 – код организации
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
07 – код формы документа
08 – наименование организации
09 – справочные данные об организации
10 – наименование вида документа
11 – дата документа
12 – регистрационный номер документа
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа
14 – место составления документа

 

Задание 5. На основе коллекции документов, предложенных преподавателем, осуществить их анализ по следующей схеме:

а) указать вид бланка, способ расположения реквизитов;

б) выявить недостатки и ошибки в оформлении реквизитов бланка;

в) перечислить состав имеющихся реквизитов;

г) установить ошибки в оформлении реквизитов документа.

Раздел 3. Структура управленческого (официального) документа, его составление и оформление

Тема 11. Бланки документов, требования к их оформлению

Практическая работа 7

Тема «Оформление управленческих документов»

Цель занятия – научиться проектировать и оформлять различные виды бланков управленческих документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Содержание и методика выполнения заданий

На основе полученных в ходе лекций знаний и с опорой на наглядные материалы, ГОСТ студенты выполняют следующие задания:

Задание 1. На листах формата А4 спроектируйте 2 бланка с угловым и продольным расположением реквизитов с обозначением границ зон. Для работы используйте ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» (приложения А).

Задание 2. Создайте следующие виды бланков:

- общий бланк организации;

- бланк конкретного вида документа (в частности, бланк приказа);

- бланк письма;

- бланк должностного лица;

- бланк структурного подразделения.

Каждый из названных видов бланков необходимо оформить в 2 вариантах – с угловым и продольным расположением реквизитов. В результате должно быть оформлено 10 бланков.

Для выполнения задания используйте листы формата А4 и соблюдайте границы расположения реквизитов. В справочных целях примените для выполнения задания ГОСТ Р 6.30-2003 и приложения к практической работе.

 

Исходные параметры для оформления бланков:

Организация – общество с ограниченной ответственностью «Удача»;

Вышестоящая организация – открытое акционерное общество «Восход»;

Структурное подразделение – служба ДОУ;

Должностное лицо – генеральный директор;

Справочные данные об организации – г. Самара, ул. Новая, 14, оф. 16, 514899, тел. 20-90-45, факс 45-37-47;

ОКПО 02842708

ОГРН 1027700380795

ИНН/КПП 77080331/771001001

Список литературы

Основная

1. Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – Гл. 3. Документирование управленческой деятельности. – С. 84-102.

2. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): 5-е изд., испр. и доп. / Т.В. Кузнецова. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 200 с.

3. Пшенко, А.В. Системы документации в организации / А.В. Пшенко // Секретар. дело. – 2004. - № 3. – С. 6-8.

Дополнительная

1. Делопроизводство. Более 120 видов документов. Образцы документов. Организация и технология работы. – М.: ООО «ТК Велби», 2003. – 448 с.

2. Илюшенко, М.П. Формуляр документа: учеб. пособие / Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В.; МГИАИ. – М., 1986. – 85 с.

3. Кирсанова, М.В. Деловая переписка: учеб. пособие / Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. – М.: ИНФРА-М, 2001.

4. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / Пшенко А.В. – М.: ФОРУМ, 2002. – 256 с.

Часть 2. Материалы, устанавливающие содержание и порядок