Регламент. Основные правила.

Соблюдение основных правил проведения собраний и совещаний поможет сделать их наиболее эффективными. Сделайте копии основных правил и раздайте всем участникам. Повесьте увеличенный экземпляр основных правил на доску объявлений. Необходимо учитывать возможностьизменений или дополнений, предлагаемых другими участниками совещания.

ð Будьте _____________________________. Т.к. только при соблюдении этого условия можно достичь поставленных целей.

ð ________________________________. Нет смысла сидеть и пытаться понять, что здесь происходит. Если Вас что-то смущает или что-то непонятно, то вполне возможно, что кто-то еще находится в таком же положении. Вы должны быть уверены в том, что на любой вопрос буден дан прямой и честный ответ.

ð Если Вам кажется, _____________________________________________. Потом будет поздно.

ð Каждый ___________________________________. Любой присутствующий на совещании вне зависимости от занимаемой должности имеет право на то, чтобы его мнение было выслушано.

ð Выступаем _____________ Если Вы хотите, чтобы Вас выслушали, дайте высказаться другим.

ð Не пытайтесь ________________________. (если, конечно, ЭТО не главная цель совещания). Другими словами, придерживайтесь темы и не отвлекайтесь на обсуждение текущих мелочей.

ð Совещание должно ______________________________________________________. Участникисовещания должны быть уверены в том, что оно начнется и закончится вовремя – иначе они будут опаздывать либо уходить раньше времени, и в итоге деловое мероприятие превратится в хаос.

В роли председательствующего

Лучше, если руководитель делегирует полномочия вести совещание тем специалистам, кто наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме. Во-первых, это способствует ___________________________________ за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, ___________________________________________ по генерированию идей или конструктивных предложений. Как говорил Геродот, чтобы найти правильное решение, нужно знать, какие еще имеются.

Замечено, что когда совещание ведет первый руководитель, да еще в авторитарном стиле, то участники такого совещания стараются «не высовываться», думают не столько о проблеме, сколько о самосохранении и зачастую «одобряют» решение, предложенное руководителем, даже не считая его эффективным.

Если Вам доверено провести совещание, либо это является Вашей служебной обязанностью, воспользуйтесь следующими рекомендациями:

ð ________________________________________ и объясните, в чем состоит значимость этого совещания.

ð ____________________________________________________ и перечислите пункты повестки с учетом внесенных изменений, если таковые имеются.

ð _______________________________________________. Попросите участников совещания внести дополнения (только факты, без комментариев).

ð Делайте ______________________________ на основе имеющейся информации. Будьте кратки и точны.

ð ____________________________________ внести свои предложения, возможные варианты решений. Убедитесь в том, что все принимают участие в обсуждении. Развивайте предложения, которые могут помочь достичь целей совещания.

ð _____________________________________ соглашения по каждому конкретному пункту повестки. Убедитесь в том, что назначены ответственные за исполнение принятых решений.

ð ____________________________ и назначьте дату проведения следующего совещания. Будьте конкретны и кратки в подведении итогов. Ведите протокол (или поручите его вести кому-либо из участников совещания). Оцените эффективность совещания.

Вопросы организатору

До совещания

1. Требуется ________________________________ совещание?

2. Какая есть ________________________ совещание?

3. Должен ли я _______________________ в нем участие?

4. Возможно ли _________________________ до минимума?

5. Что сделать, чтобы _______________ участников до минимума?

6. Удобно ли выбрано ______________?

7. Закрыто ли _________________________________?

8. Имеются ли _________________________ для проведения совещания материалы?

9. Каковы цели ___________________ повестки дня?

10. Как лучше ___________________ участников совещания и какие приемы создания творческой атмосферы использовать?

После совещания

1. Был ли _________________________ состав участников делового совещания?

2. Правильно ли участники совещания __________________________________ относительно друг друга?

3. Были ли ____________________ участники в предмете обсуждения?

4. Возникали ли по ходу совещания ________________________________ стратегии решения проблем?

5. Возникли ли у участников совещания противоречия между _________________________________ целями?

6. Была ли дискуссия __________________ или она шла хаотично, беспредметно, некорректно?

7. Возникали ли между участниками совещания ________________________________________, если да, то что послужило поводом, причиной?

8. Время было потрачено на поиск ________________________ или на поиск конструктивных решений?