Нормы возмещения командировочных расходов

Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (п. 11 Положения № 749).

Размеры таких расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Однако при направлении работника в служебную командировку за счет средств федерального бюджета следует учитывать, что размеры возмещения расходов утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета», а именно:

а) расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки;

б) расходы на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

в) расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

- железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

- водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

- воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

- автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:

- железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

- водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

- автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Отправляя работника в заграничную командировку, при возмещении затрат, связанных с этой командировкой, следует учитывать нормы возмещения расходов:

- по найму жилого помещения, утвержденные Приказом Минфина России от 02.08.2004 №64н «Об установлении предельных норм возмещений расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

- суточных, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

Отчет подотчетного лица о произведенных расходах

В соответствии с п. 26 Положения № 749 подотчетное лицо не позднее трех рабочих дней со дня срока, на который аванс был выдан, составляет Авансовый отчет (ф. 0504049). К нему необходимо приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы. Они нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также обращается внимание на правильность оформления документов и расходование средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Если у подотчетного лица осталась часть неиспользованного аванса, то ее следует внести в кассу учреждения также в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Следует обратить внимание, что срок, на который выдается аванс подотчетному лицу на хозяйственно-операционные расходы, утверждается учетной политикой учреждения.

Примечание. В соответствии со ст. 137 ТК РФ если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс.

 

Отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете

Согласно Приказу Минфина России от 23.09.2005 № 123н «Об утверждении форм бюджетного учета» аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) либо в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

Учет расчетов с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам ведется на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». Особенности данного счета:

- он является только активным, поэтому кредитового сальдо по этому счету не должно быть;

- диапазон ведения аналитики по этому счету обширен, так как наличие 24 аналитических счетов позволяет это сделать на первичном уровне учета.

Информация для распределения расходов по аналитическим счетам берется из заявления о выдаче сумм в подотчет работника, на котором бухгалтерией проставляются коды классификации операций сектора государственного управления.

Операции по счету 020800000 оформляются следующими бухгалтерскими записями.

Выдача денежных сумм подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801560-020824560) и кредиту счетов 020104610 «Выбытия из кассы», 020105610 «Выбытия денежных документов», 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами».

Списание с подотчетных лиц израсходованных сумм отражается по креди­ту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801660—020824660) и дебету соответствую­щих счетов аналитического учета счета 010500000 «Материальные запасы» (010501340-010506340), счета 010600000 ««Вложения в нефинансовые ак­тивы» (010601310,010602320, 010604340), счета 030200000 «Расчеты по при­нятым обязательствам (030201830-030205830, 030208830, 030209830, 030215830-030222830), 020402530 «Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале», 020403520 «Увеличение стоимости ценных бумаг, кроме акций и иных форм участия в капитале» соответствующих счетов ана­литического учета счета 040101200 «Расходы учреждения», счета 030403830 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда».

На возвращенные остатки подотчетных сумм кредитуют соответствую­щие счета аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801660-020824660) и дебетуют счет 020104510 «Поступления в кассу», 020105510 «Поступления денежных документов».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств и расчетов. Запись в журнал операций расчетов с подотчетными лицами осуществля­ется на основании авансового отчета, приходного или расходного ордера. По каждой строке графы «Наименование показателя» записываются фами­лия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса, номер счета бюджетного учета по дебету и кредиту, количество приложений.

В конце месяца в журнале операций расчетов с подотчетными лицами подводятся итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета с входящими и исходящими остатками по каждому подотчетному лицу и в целом по учреждению.

Из журнала операций в Главную книгу переносятся обороты по счетам, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые учтены в Журнале операций по счету «Касса».

При отражении сумм в иностранной валюте в соответствующей строке графы «Наименование показателя» приводится запись: «В рублевом эквива­ленте».

Рассмотрим на примере отражение в бухгалтерском учете операций по расчетам с подотчетными лицами.

 

Пример. Отражение в бухгалтерском учете операций по расчетам с подотчетными лицами.

Из кассы бюджетного учреждения за счет средств по бюджетной деятельности выданы в подотчет Петрову С.С. наличные денежные средства в сумме 5000 руб. на приобретение хозяйственных материалов, а Грачеву И.Г. - на командировочные расходы в сумме 8500 руб., в том числе:

- на оплату суточных - 500 руб.;

- на приобретение проездных документов - 6500 руб.;

- на оплату проживания - 1500 руб.

Подотчетными лицами своевременно были представлены авансовые отчеты.

Согласно авансовому отчету Петрова С.С. хозяйственных материалов было приобретено на сумму 4700 руб.

Согласно приложенным к авансовому отчету Грачева И.Г. документам произведенные фактические затраты составили:

- суточные - 500 руб.;

- билеты по проезду на железнодорожном транспорте - 6500 руб.;

- проживание в гостинице - 1400 руб.

Остатки неизрасходованных подотчетных сумм внесены в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующими проводками:

Операция	Дебет	Кредит	Сумма
Выданы из кассы денежные средства Петрову С.С. для приобретения хозяйственных материалов	1 208 22 560	1 201 04 610	5000 руб.
Выдано из кассы Грачеву И.Г.: - на оплату суточных - на оплату проживания - на приобретение проездных документов	1 208 02 560 1 208 09 560 1 208 05 560	1 201 04 610 1 201 04 610 1 201 04 610	500 руб. 1500 руб. 6500 руб.
Отражены расходы по служебной командировке на основании данных авансового отчета: - на оплату суточных - на оплату проживания - на приобретение проездных документов	1 401 01 212 1 401 01 226 1 401 01 222	1 208 02 660 1 208 09 660 1 208 05 660	500 руб. 1400 руб. 6500 руб.
Оприходованы хозяйственные материалы на основании первичных документов	1 105 06 340	1 208 22 660	4700 руб.
Внесены в кассу остатки подотчетных сумм: - Петровым С.С. - Грачевым И.Г.	1 201 04 510 1 201 04 510	1 208 22 660 1 208 09 660	300 руб. 100 руб.