Функціональний аналіз та контролінг діяльності органу державної влади.

Функціональний аналізорганів державної влади здійснюється на основі відповідного функціонального обстеження апаратів цих органів всіх рівнів згідно з методичними рекомендаціями, схваленими Постановою Колегії Головдержслужби (протокол № 6 від 6 липня 2000 р.). Завдання функціонального обстеження апарату конкретного органу полягає в тому, щоб визначити: які конституційно й законодавчо визначені цілі поставлені перед конкретним органом виконавчої влади і чи відповідають вони завданням, передбаченим у положенні про цей орган; які функції закріплені в положенні про цей орган і наскільки вони відповідають завданням, визначеним в інших актах законодавства; якою мірою положення про структурні підрозділи органа виконавчої влади відповідають положенню про цей орган, чи повністю повноваження цих органів забезпечують виконання функцій, покладених на орган; якою мірою посадові інструкції відповідають положенням про орган і його структурні підрозділи, професійно-кваліфікаційним характеристикам посад державних службовців, а також реально виконуваній роботі; чи потребує уточнення перелік завдань і функцій даного органу, а також структура його апарату і кадровий склад.

З функціональним обстеженням тісно пов'язаний контролінг — управлінська концепція, що виходить за межі функцій і підтримує процеси прийняття рішень і управління за допомогою цілеспрямованого забезпечення інформацією з метою досягнення кінцевих цілей і результатів діяльності. До завдань контролінгу належать збір, систематизація, опрацювання і подання даних про діяльність (процеси) установи і зовнішнє оточення для вироблення рішень.

Основними сферами контролінгу є:

- планування - визначення цілей установи;

- контроль — порівняння «план — факт» і аналіз відхилень;

- керування - здійснення зустрічних заходів.

Основне завдання контролінгу — дати в руки керівництву інформацію про те, якими новими якісними методами можна досягти поставлених цілей. Завдання контролінгу в системі державної адміністрації такі: визначити інформаційну потребу адміністративного керівництва; з'ясувати і удосконалити інформаційні засади; координувати планування, контроль і інформаційне забезпечення; надавати підтримку адміністрації при визначенні інформативних (змістовних) планових параметрів; коментувати порівняння планових і фактичних показників; визначати потребу щодо прийняття рішень; вказувати керівникам на альтернативні можливості рішення.

Розрізняють такі форми контролінгу:

- центральний - надає підтримку адміністративному керівництву в здійсненні загального управління і координації робіт фахових підрозділів; його слід розташовувати на верхньому управлінському рівні;

- децентралізований - надає підтримку децентралізованим фаховим підрозділам; відповідає за оперативне планування і керування робіт фахових підрозділів.

Впровадження контролінгу в сфері управління необхідно проводити такими шляхами:

- визначення цілей щодо продуктивності управління;

- надання послуг у системі управління в умовах ринкової економіки;

- вибір ефективних шляхів досягнення цілей;

- визначення кінцевого продукту управлінської діяльності;

- впровадження пов'язаної з розрахунком витрат на ці продукти калькуляції видатків та надходжень, або калькуляції витрат і результатів;

- упорядкування бюджету; сучасний кадровий менеджмент;

- мотивація працівників;

- робота з персоналом (кадри - найважливіший ресурс держави);

- створення команд із співпрацівників, які пройшли підвищення кваліфікації;

- деталізація завдань; делегування відповідальності; розподіл обов'язків та повноважень.