Порядок учета движения фондов

Порядок учета движения фондов

При поступлении очередной партии литературы в первую очередь следует отделить учебную литературу от других изданий, относящихся к библиотечному фонду.

Фонд учебной литературы включает в себя:

1. Учебники

2. Учебные пособия

3. Сборники задач и упражнений

4. Хрестоматии

5. Рабочие тетради

6. Дидактические материалы

7. Атласы и контурные карты

Приём и выбытие учебников в школьной библиотеке

Циклограмма по работе с учебниками при их получении.

1. Накладная.

2. Сверка наличия учебников с накладной.

3. Штемпелевание.

4. Расстановка учебников в фонд.

5. Запись в суммарную книгу учебников.

Примечания

В графе «Номер записи п/п» каждый год нумерация начинается с №1.

 

6. Запись в «Регистрационную тетрадь учётных карточек учебной литературы».

7. Заполнение карточки на учебники для картотеки учебников.

Примечания

При повторном поступлении учебников того же или следующих изданий одного наименования и автора отдельная карточка не заводится.

Новая карточка заполняется в том случае, если переиздание включило изменения или дополнения по сравнению с предыдущим (для полной уверенности в идентичности поступивших учебных пособий следует провести проверку совпадения содержания обоих изданий)

В графе «Примечания» может отражаться информация об адресности учебного пособия (для углубленного изучения, коррекционный вид и т.д.), о месте хранения учебников (на пример в предметном кабинете, запасном хранении, передаче во временное пользование в другое учреждение и п

8. Расстановка карточек в картотеку учебников.

9. После приема партии учебников и ее суммарного  учета на сопроводительном документе (накладная, акт) делается запись: «Учебники в количестве... экз., на сумму... руб.... коп. получены и записаны в книгу суммарного учета под №...

10. Внесение сведений в электронный учёт учебников.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Циклограмма по работе с учебниками при их выбытии.

                                 Не стабильные учебники.

1. Составляем акт выбытия в 4-х экземплярах.

2. Согласовываем с методистом по фондам, утверждаем директором.

3. Сдаём акты в отдел основных средств, себе оставляем 1, на котором в отделе основных средств делают пометку о принятии акта.

4. Работаем со второй частью «Суммарной книги».

Примечание:

Порядковые номера записей во 2-ой части книги суммарного учёта продолжаются из года в год.

 

5. Отмечаем выбытие учебников в «Регистрационной тетради учётных карточек учебной литературы».

6. Изымаем карточки или отмечаем выбытие учебников в картотеке учебников.

7. Вносим сведения о выбытии в электронный учёт учебниками.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________        

 

Утерянные учебники.

1. Вносим сведения в «Журнал учёта учебников, принятых от читателей взамен утерянных».

2. На основе «Журнала..» составляем акт.

3. Далее по той же схеме, что и списание стабильных учебников.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

                   Работаем с 3 частью Суммарной книги учебного фонда

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Документация по учебному фонду.

- книга суммарного учета.
- план/отчет работы с учебным фондом.
- копии накладных по доставке учебников.
- тетрадь учета брошюрного фонда.
- картотека учебников.

- тетрадь учёта карточек
- папка актов движения учебного фонда (списание, передача в кабинеты и т.д.).
- копии бланков-заказов учебников.
- тетрадь замены учебников.

- акты выдачи учебников.
- журнал выдачи учебников по классам или индивидуальные формуляры.

- списки классов с подписями детей или родителей.

- диагностическая карта уровня обеспеченности учебной литературой по областям знаний.

Примечание

Диагностическая карта уровня обеспеченности учебниками по классам, параллелям, и по областям знаний – предоставить в годовом отчёте библиотеки. Для отчёта на уровне школы желательно отобразить всё в диаграммно-цифровых показателях) – по требованию администрации, предоставить для отчётов на планёрках, родительских конференциях и.т.д.

 

- электронный учёт.

 

3. Алгоритм работы с блоком учебное книгообеспечение:

 

Примечание.

Каждый экземпляр документа, подлежащий инвентаризации, записывается в инвентарную книгу и получает отдельный, лишь ему присвоенный номер.

Номер проставляется на каждой строчке инвентарной книги, во избежание ошибок номер проставляется до записи издания в инвентарную книгу.

Необходимые для записи в инвентарную книгу сведения о книге берутся с титульного листа, недостающие сведения — из выходных данных.

В графе «Автор и заглавие» приводится фамилия автора и заглавие издания. Инициалы авторов не указываются; при наличии двух авторов через запятую пишутся фамилии обоих; при наличии трех авторов пишется фамилия первого с указанием «и др.»; при наличии четырех и более авторов издание записывается под заглавием. Между фамилией автора и заглавием не следует оставлять свободного промежутка или ставить тире. Не следует также заключать заглавие в кавыч­ки. Заглавие, состоящее из нескольких слов, разрешается сокращать, но так, чтобы можно было понять его смысл. При записи длинного заглавия (более 5 слов) записываются первые 2--3 слова. Обязательно указываются порядковые номера томов, частей и выпусков.

При записи на одной странице дублетов одного и того же документа или многотомного издания с одним заглавием в последующих строках графы ставят кавычки и указывают (при записи многотомных изданий) порядковый номер тома.

В графе «Год издания» указываются две последние цифры года выхода, документа в свет. Если оно выпущено в другом веке, тогда год документа пишется полностью. При записи на одной странице инвентарной книги произведений с одним годом издания, в последующих строках графы ставятся кавычки.

В графе, в котором оформлено исключение данного документа, указывают номер акта, и через тире — последние две цифры года его составления, например: «4-07».

 

В инвентарную книгу можно не записывать книги, полученные в дар.   Однако, в качестве подарков в библиотеку поступают очень ценные книги, нужные школе. Зачастую это едва ли не единственный способ комплектования фонда. Поэтому рекомендуем вести инвентарные книги для дареной литературы и для брошюр, присваивать им инвентарные номера с пометками «Б» - для брошюр, и «Д» - для дареных книг. Тогда вы сразу будете видеть, как учитывается эта книга, да и дубляж номеров будет вам не страшен.

 

7. Простановка инвентарного номера в книге (титульный лист + 17стр.).

8. После приема партии книг и ее суммарного и индивидуального учета на сопроводительном документе (накладная, акт) делается запись: «Книги в количестве... экз., на сумму... руб.... коп. получены и записаны в книгу суммарного учета под №... В том числе приняты на баланс... экз. на сумму... с записью в инвентарную книгу за №... Кроме того, получено... экз. документов временного хранения на сумму... руб.,... коп., не подлежащие постановке на баланс, дата, подпись».

9. Заполнение каталожных карточек для каталогов и картотек.

10. Расстановка книг в фонде.

11. Расстановка каталожных карточек в каталоги и картотеки.

12. ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Посещением библиотеки считается каждый фактический приход читателя в библиотеку для получения информации. Если читатель пришел в библиотеку несколько раз за день, и ему выдавались различные информационные носители, каждое посещение и книговыдача учитывается.

Выдача комплектов литературы (коллективки) учитывается как посещение и книговыдача по кол-ву экземпляров.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Работа с отказами.

1. Вести учёт отказов читателям в книгах, отсутствующих в фонде или имеющихся в недостаточном количестве экземпляров.

 

№ п/п	Автор	Заглавие	Когда отказано (число, месяц)	Кому отказано	Причины отказа

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8. Справочно-библиографическая работа.

1. Выполнение справок учитывается в Журнале учёта справок.

 

дата	Фамилия, имя	Читательская группа	Тема запроса	источники	примечание

 

Примечания:

Справки бывают тематические, фактографические, уточняющие.

Тематические – справка посвящена подбору информации по заданной теме. Например: Горловка в годы войны.

Фактографические – справка по установлению какого-либо факта (дата, цифра, цитата, объяснение какого-нибудь термина …)

Например: сколько горловчан участвовало в Афганской войне.

Уточняющие – справка выполняется по уточнению каких-то сведений.

Например: сколько экземпляров «Евгения Онегина у вас в фонде». Или установить автора или заглавие.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9 Формулы определения основных относительных показателей библиотечной работы

Читаемость (Ч) — интенсивность чтения — это среднее число книг, выданных одному читателю в год.

Исчисляется путем деления количества книг выданных за год (без учета учеб.)

на число читателей зарегистрированных, за год:

кол-во книг выданных за год

на число читателей б-ки                                 Ч = В: А.

 

Средний показатель читаемости в школьной библиотеке (без учета выдачи учебников): 1 7—22.

Посещаемость (Пос) — активность посещения библиотеки.

Посещаемость — это среднее количество посещений, приходящихся, на одного читателя в год.

Исчисляется путем деления числа посещений за год на число за­регистрированных читателей:

общее кол-во посещений

на число читателей                                Пос = П: А

 

Показатель характеризует активность посещения библиотеки читате­лями.                          

Если в Правилах пользования библиотекой срок пользования 15 дней (2 недели), то идеальный показатель посещаемости составит: 9 (учебных месяцев) умножить на 2 (посещения) = 18.

    Обращаемость (Об) - степень использования фонда. Это среднее чис­ло книговыдач, приходящихся на единицу фонда. Исчисляется путем деления количества книговыдач за год (В) на количество книг, знача­щихся на конец года (Ф):

кол-во книговыдач              

кол-во книг                     Об = В: Ф.

 

Средний показатель обращаемости - 3—1,4

Показатель обращаемости характеризует степень использования книж­ного фонда. Поданному показателю судят о соответствии книжного фонда интересам читателей и об уровне работы библиотеки по пропаганде кни­ги информационных документов.

      Книгообеспеченность (К) - достаточность книжного фонда. Это сред­нее количество книг, приходящихся на одного зарегистрированного чи­тателя. Исчисляется путем деления количества книг, имеющихся в биб­лиотеке на конец года (Ф), на число зарегистрированных читателей (А):

число книг (без учеб.)

число читателей               К = Ф:А.

     

Показатель книгообеспеченности характеризует величину книжного фонда в отношении к числу читателей, т.е. его достаточность.

Следует помнить, что показатель книгообеспеченности обратно про­порционален показателю обращаемости: чем выше один из них, тем ниже другой. Следовательно, очень высокая книгообеспеченность так же не­желательна, как и низкая обращаемость.

Книгообеспеченность в 8-10- 12 книг вполне реальна и оправданна.

Порядок учета движения фондов

При поступлении очередной партии литературы в первую очередь следует отделить учебную литературу от других изданий, относящихся к библиотечному фонду.

Фонд учебной литературы включает в себя:

1. Учебники

2. Учебные пособия

3. Сборники задач и упражнений

4. Хрестоматии

5. Рабочие тетради

6. Дидактические материалы

7. Атласы и контурные карты