Общее представление об информационных системах

Понятие информационной системы. Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по; составу, так и по главным целям.

Приведем примеры систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей (таблица 1.1). Чаще всего понятие «система» используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами. Добавление к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная система — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. История развития информационных систем и цели их использования на разных периодах представлены в таблице 1.2.

Таблица 1.1

Примеры систем

Система	Элементы системы	Главная цель системы
Фирма	Люди, оборудование, материалы, здания и др.	Производство товаров
Компьютер	Электронные и электромеханические элементы, линии связи	Обработка данных
Телекоммуникационная система	Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение и др.	Передача информации
Информационная система	Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение.	Производство профессиональной информации

 

Первые информационные системы появились в 50-х гг. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

60-е гг. знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.

В 70-х—начале 80-х гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средств управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.

К концу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей профессиональной деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

Таблица 1.2

Изменение подхода к использованию информационных систем

Период времени	Концепция использования информации	Вид информационных систем	Цель использования
1950-1960	Бумажный поток расчетных документов.	Информационные системы обработки расчетных документов на электромеханических бухгалтерских машинах	Повышение скорости обработки документов. Упрощение процедуры обработки счетов и расчета зарплаты.
1960-1970	Основная помощь в подготовке отчетов.	Управленческие информационные системы для производственной информации.	Ускорение процесса подготовки отчетности.
1970-1980	Управленческий контроль реализации (продаж).	Системы поддержки принятия решений. Системы для высшего звена управления.	Выработка наиболее рационального решения.
1980-2000	Информация — стратегический ресурс, обеспечивающий конкурентное преимущество.	Стратегические информационные системы. Автоматизированные офисы.	Выживание и процветание фирмы.

 

Рассмотрим процессы, которые циркулируют в информационной системе.  

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы (рисунок 1.1), состоящий из блоков:

¾ ввод информации из внешних или внутренних источников

¾ обработка входной информации и представление ее в удобном виде

¾ вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему

¾ обратная связь—это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Рис. 1.1.  Процессы в информационной системе

 

          Информационная система определяется следующими свойствами:

¾ любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

¾ информационная система является динамичной и развивающейся;

¾ при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;

¾ выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;

¾ информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте.

Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена.

Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать:  

¾ структурированность решаемых задач;

¾ уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;

¾ принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса;

¾ вид используемой информационной технологии.

Технология работы в компьютерной информационной системе доступна для понимания специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.

Рассмотрим, что можно ожидать от внедрения информационных систем. Внедрение информационных систем может способствовать:

¾ получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;

¾ освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

¾ обеспечению достоверности информации;

¾ замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;

¾ совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота фирме;

¾ уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

¾ предоставлению потребителям уникальных услуг;

¾ отысканию новых рыночных ниш;

¾ привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.