Вопрос, Основная задача и функции делопроизводственной службы

Координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

- постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

 - построение информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами; - сокращение документооборота; - унификация документооборота;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организациях, их структурных подразделениях; - внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Функции современной службы ДОУ определяются из целей и задач ее деятельности, которые регламентируются положением о ней. Можно сказать, что в состав типовых функций входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим функциям относятся:

прием, учет и регистрация поступающих и отправляемых документов;

организация по поручению руководства подготовки проектов документов, обеспечение их оформления и выпуска;

организация машинописного изготовления документов;

копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

разработка и проектирование бланков документов;

подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

подготовка к докладу руководству поступающих документов;

организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

организация хранения документов в структурных подразделениях;

организация работы архива организации в соответствии с нормативными и методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству, организация использования архивных документов в текущей деятельности организации;

организация повышения квалификации и обучения сотрудников организации, ответственных за работу с документами;

организация рабочих мест работников службы ДОУ, условий труда сотрудников службы ДОУ;

организация работы по рассмотрению и исполнению обращений граждан;

разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также повышению исполнительской дисциплины;

формирование и совершенствование автоматизированной системы документационного обеспечения деятельности организации;

обеспечение защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа и регламентация допуска к информации и документации.

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов);

ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов, систематическое информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

осуществление контроля за соблюдением правил эксплуатации автоматизированной информационной системы, порядком формирования информационных массивов. Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы;

изучение перспективного отечественного и зарубежного опыта в организации документационного обеспечения управления.

Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Примерном положении о службе ДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности - от секретаря до управления делами.         

Примерное положение о службе ДОУ определяет следующие права службы:

принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе;

контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверки до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции и др.

Что касается обязанностей службы ДОУ, то она должна:

- обеспечивать установленный порядок в работе с документами организации;

- выполнять указания и поручения руководства;

- соблюдать необходимые условия труда работников службы делопроизводства.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что служба ДОУ берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.