Учет объема документооборота

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т. е. учитывать объем документо­оборота.

Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделении отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Учету подлежат все оригиналы документов и все их размноженные экземпляры (копии), например:

1. Приказ директора организации был размножен в 10 экз., документооборот этого приказа составил 11 документов (1 оригинал +10 копий).

2. Письмо-приглашение было разослано в 15 организаций, его документооборот составил 16 документов (15 экз. от­правлено и 1 экз. подшит в дело).

В объем документооборота входят также все документы, по­лученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, по­лученные по электронной почте.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью где числитель обозначает количество основных документов, знаменатель — количество экземпляров копий документов.

При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее всего принять документы наиболее распространенного формата — А4 (210х297мм), а документы другого формата — А5 (148х210 мм) учитывать по схеме: 2 документа формата А5 = 1 документу формата А4.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждым документ учитывается один раз.

Сведения о количестве обработанных документов удобно вно­сить в соответствующую учетную форму, созданную по усмот­рению самой организации и заполняемую ежедневно, ежемесяч­но, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.

Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработ­ки мер по совершенствованию работы с документами и опреде­ления штатной численности службы ДОУ.

Регистрация документов

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о доку­менте в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для решения следую­щих задач:

> учет количества документов;

> обеспечение сохранности документов, устранение возмож­ности потерь документов;

> обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

> обеспечение поиска документов в информационно-справоч­ных целях.

Согласно ГСДОУ регистрации подлежат все документы, тре­бующие учета, исполнения и дальнейшего использования в спра­вочных целях (организационно-распорядительные, плановые, от­четные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние до­кументы, независимо от способа их создания (с использовани­ем компьютера или пишущей машинки) и способа получения или отправки (почтой или но каналам связи).

Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем доку­ментации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регист­рируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Служ­бой ДОУ должен разрабатываться перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях, например: