Создание базы данных в режиме конструктора

Чтобы создать таблицу в режиме конструктора, щелкните на кнопке Конструктор на панели окна базы данных, или дважды щелкните «мышью» на ярлыке Создание таблицы в режиме конструктора. Таблица, представленная на рисунке 1, состоит из трех столбцов: Имя поля, Тип данных, Описание.

 

 

Рисунок 1 – Таблица в режиме конструктора

 

Имя поля может содержать до 64 символов, но в качестве имени рекомендуется использовать аббревиатуры или краткие названия, например, «Фамилия», «Код товара», «Номер факса» и т.д. Тип данных используется для определения типа данных, хранимых в этом поле. Описание поля не является обязательным параметром таблицы. Если имя выбрано должным образом, дополнительное описание просто не потребуется.

При выборе типа данных, содержащихся в полях таблицы, на вкладке Общие в нижней части окна отображаются дополнительные параметры полей, определяющие условия ввода данных. Параметры полей могут несколько отличаться друг от друга в зависимости от типа вводимых данных. Например, для таких типов данных, как Числовой или Денежный, можно определить число десятичных знаков, а также указать формат вывода значений данного поля. Подобные параметры можно определить и для типов данных Дата/Время или Счетчик.

 

Таблица 1 – Основные типы данных в MS Access

Текстовый	Текстовые поля могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Максимальная ширина поля составляет 255 символов
Поле MEMO	Используется для хранения тех же типов данных, что и текстовые поля, но может содержать до 65535 символов
Числовой	Используется для хранения числовых типов данных
Дата/Время	Используется для хранения дат и времени
Денежный	Используется для хранения данных денежного типа
Счетчик	Используется для хранения уникальных данных, назначаемых автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу
Логический	Используется для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений: Да/Нет, Истина/Ложь и т.п.

 

Запросы

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

Для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, необходимо создать запрос. Запрос также может обновлять или удалять несколько записей одновременно и выполнять стандартные или пользовательские вычисления с данными.

В запросе может выполняться доступ к разным таблицам для отображения кода заказа, названия компании, города и даты исполнения для заказчиков из определенного города, сделавших заказы, которые следует выполнить в одном месяце.

Создание простых запросов

Запросы можно создавать, используя мастер создания запросов и используя конструктор.

Наиболее просто создается запрос при помощи Мастера запросов. Чтобы создать простой запрос с помощью Мастера запросов, необходимо:

1. В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы.

2. В списке запросов дважды щелкнуть левой кнопкой «мыши» на ярлыке Создание запроса с помощью мастера или нажать на кнопку Создать в окне базы данных и в появившемся диалоговом окне Новый запрос выбрать Простой запрос и нажать на кнопку ОК.

3. В появившемся окне Создание простых запросов в поле со списком Таблицы и запросы выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса.

С помощью стрелок вправо и влево переместить из списка Доступные поля в список Выбранные поля те поля, которые необходимы в конструируемом запросе. При этом порядок полей в запросе будет соответствовать порядку полей в списке Выбранные поля. Если нужно включить в запрос все поля, можно воспользоваться кнопкой с двумя стрелками вправо.

4. Нажать кнопку Далее (Next)

5. Следующее диалоговое окно будет последним. В нем нужно ввести имя создаваемого запроса и выбрать дальнейшие действия: При необходимости можно установить флажок Вывести справку по работе с запросом для вывода справочной информации по работе с запросами.

6. Нажать на кнопку Готово.