Прогнозування остаточних витрат

Прогнозування остаточних витрат по всьому проекту або його частинах у розрізі елементів робочої і витратної структур має важливе значення для керівника проекту та менеджерів і відіграє значну роль у прийнятті рішення про закриття проекту після його початку. Незалежно від причин така інформація запитується одразу, як тільки починаються роботи. Ці оцінки мають дуже важливе значення, проте є небезпека механістичного і суб’єктивного підходів.

Метод, який ми розглянемо, — метод прогнозування остаточних затрат для окремих сегментів проекту — ґрунтується на екстраполяції фактичних даних про хід виконання проекту на пев­ну дату. Може бути використаний для оцінки та прогнозування:

1) окремих затрат по роботах, що розпочинаються;

2) елементів WBS, що розпочалися;

3) затрат по підрозділах, які розпочали роботу;

4) остаточних затрат на проект у цілому.

Повернімось до наведеного вище прикладу. Як було підраховано, коефіцієнт по витратах становить K _в = 0,824.

Планові витрати для робіт, що залишилися (С _зал), визначаються як різниця між плановим бюджетом на весь проект і скоригованим бюджетом на кінець періоду, що оцінюється (у нашому прикладі — на кінець першого тижня):

= 2400 – 560 = 1840 грн.

Враховуючи тенденції, які склалися, прогнозна оцінка витрат по роботах, що залишилися () визначається за формулою:

грн.

Таким чином, обчислення показують, що витрати на роботи проекту, що залишилися, можуть бути перевищені на 393 грн. (2233 – 1840).

Прогнозні остаточні витрати на проект визначаються як сума залишкових прогнозних витрат і фактичних витрат по вже виконаних роботах:

= 2233 + 680 = 2913 грн.

Отже, важливо підкреслити, що метод дає змогу не тільки прогнозувати остаточні витрати по роботах, які вже розпочалися, а й визначати витрати по майбутніх роботах на підставі тенденцій, що склалися по попередніх роботах або ж по даному підрозділу.

Наприклад, якщо проектна група А має виконати наступну роботу із запланованими витратами 2000 грн., а K _в по попередніх роботах у цій групі дорівнює 0,85, то прогнозні витрати по наступній роботі цієї проектної групи становлять:

= 2000: 0,85 = 2350 грн.

 

Існує три методи прогнозування остаточних витрат на проект в цілому:

1. На основі середнього індексу K _в по всіх роботах, на певну дату (1-й приклад).

2. На основі K _в по підрозділу (2-й приклад).

3. На основі K _в елементу WBS на певну дату (тобто по окремій роботі аналогічно попереднім прикладам).

Таким чином, застосування сучасних методів контролю дає змогу:

1. Аналізувати хід виконання проекту у розрізі часу, затрат, робіт, які виконуються, і залучених підрозділів як в цілому, так і по окремих періодах.

2. Прогнозувати остаточні витрати і час як по розпочатих роботах, так і по наступних і вживати відповідні заходи для усунення небажаних відхилень у майбутньому.

Інформація щодо стану справ по роботах проекту на певну дату міститься у відповідних звітах (див. табл. 6.1).