![]() Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву ![]() Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Документирование информации, исполнение и использование документов всегда выполняется децентрализовано в структурных подразделениях руководителями и специалистами-исполнителями.
Порядок движения документов в учреждении закрепляется в схемах маршрутов прохождения документов, которые прилагаются к Инструкции по ДОУ или делопроизводству учреждения.
Блок-схема работы с входящими документами.
Блок-схема работы с исходящими документами.
При необходимости в схеме должны быть отражены автоматизированные пункты (автоматизированные рабочие места) обработки и хранения документированной информации, должен быть регламентирован порядок перемещения информации между базами данных. Документооборот одновременно с технологическими характеристиками обеспечения документированной информацией процесса управления обладает количественными показателями, также имеющими большое значение для организации управления. Количество документов в сумме документопотоков за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Одновременно может учитываться количество экземпляров документов и количество листов в документах. Учет количества документов осуществляется по месту их регистрации или исполнения и хранения. Отдельно учитываются обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан. Количество тиражированных копий документов учитывается в службах оперативной полиграфии и машинописных бюро. Ежедневному количественному учету подлежат все без исключения документы: поступившие (в т.ч. нерегистрируемые), отправляемые и внутренние, документы на бумажных и технических носителях, в т.ч. на фотографических носителях, аудио- и видеодокументы, документы, циркулирующие в линиях электронной, факсимильной и иной связи. Подсчет документов фиксируется в учетной таблице в разрезе документопотоков, видов документов, видов носителей, групп корреспондентов или по другим избирательным признакам. За единицу учета принимается каждый экземпляр документа, в т.ч. тиражированный. Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета численности сотрудников документационных служб, выбора типов и количества средств организационной и вычислительной техники и других целевых исследований. Объем документооборота характеризует своего рода "производительность" труда служащих, уровень эффективности их деятельности, степень реальной загруженности решением функциональных задач. С другой стороны, рост объема документооборота сигнализирует о наращивании бюрократизации аппарата, расширении бумажного стиля руководства и необоснованном разбухании штатной численности работников, снижении эффективности документационных процессов, ошибочности принципов распределения функций среди руководителей и специалистов.
Основными причинами роста объема документооборота можно назвать следующие: · отсутствие четкого разграничения функций между сотрудниками учреждения, фирмы, включая руководителей; · отсутствие регламентированных требований к составу издаваемых документов в той или иной ситуации, к процессу документирования информации; · отсутствие профессионализма у менеджеров и работников служб ДОУ; · боязнь ответственности за принимаемые, часто ошибочные решения, создание документов для подстраховки; · боязнь явной практической ненужности для управленческого процесса и в связи с этим имитация активной якобы полезной деятельности; · рост объема документации беспредметных и безрезультатных коллегиальных обсуждений (тоже своего рода имитации работы); · неумение составлять документы, многословие текста, отсутствие четко выраженной мысли, необходимость дополнительных уточняющих запросов; · наличие переписки внутри учреждения, фирмы или подразделения; · дублирование результатов работы автоматизированных систем в традиционных учетных и отчетных формах документов; · отсутствие практики бездокументного ответа на запросы с использованием телефонной связи или возвращения автору инициативного документа с заверенной резолюцией руководителя или справкой исполнителя. Знание динамики объема документооборота является обязательным элементом аналитических исследований любого руководителя, который естественно стремится к совершенствованию работы учреждения, фирмы. Результаты учета документов с этой целью обобщаются службой ДОУ и предоставляются руководителю одновременно с разработанными мерами по повышению эффективности ДОУ и сокращению документооборота.
Следовательно, совокупность стадий каждого документопотока - основополагающий элемент, связывающий управленческий процесс и информационно-документационное обеспечение этого процесса в единый технологический комплекс. Составляющие документооборот документопотоки носят стандартный характер и не подвержены изменениям при активной смене систем обработки документов в условиях информатизации управленческой деятельности.
Защищённые документопотоки Конфиденциальные, как и открытые документы, находятся в постоянном движении. Перемещение конфиденциальных документов по множеству иерархических уровней управления создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации, требует осуществления защитных мер в отношении документопотоков и документооборота в целом. Документооборот как объект защиты представляет собой упорядоченную совокупность (сеть) каналов объективного, санкционированного распространения конфиденциальной документированной информации в процессе управленческой и производственной деятельности пользователей (потребителей) этой информации. При движении конфиденциальных документов по инстанциям увеличивается число источников (сотрудников, баз данных, рабочих материалов), обладающих ценными сведениями, в результате чего расширяются потенциальные возможности утраты конфиденциальной информации, ее разглашения персоналом, утечки по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации. Риск утраты конфиденциальной документированной информации наблюдается на всех стадиях и этапах движения документов при выполнении любых процедур и операций. Наиболее часто встречающимися угрозами (опасностями) конфиденциальным документам в документопотоках могут быть: · несанкционированный доступ постороннего лица к документам, делам и базам данных за счет его любопытства или обманных, провоцирующих действий, а также случайных или умышленных ошибок персонала учреждения, фирмы; · утрата документа или его отдельных частей (листов, приложений, схем, копий, экземпляров, фотографий и др.), носителя чернового варианта документа или рабочих записей в случае кражи, утери, уничтожения; · утрата информацией конфиденциальности при ее разглашении персоналом или утечке по техническим каналам, считывания данных в чужих массивах, использовании остаточной информации на копировальной ленте, бумаге, дисках и дискетах, ошибочных действиях персонала; · подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации и сокрытия факта утери, хищения; · случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных, несанкционированная модификация и искажение текста, реквизитов, фальсификация документов; · гибель документов в условиях экстремальных ситуаций.
В соответствии с характером вышеуказанных угроз формируются задачи обеспечения защиты информации в документопотоках, направленные на предотвращение или ослабление этих угроз. Главным направлением защиты документированной информации от возможных опасностей является формирование защищенного документооборота и использование в обработке и хранении документов специализированной технологической системы, обеспечивающей безопасность информации на любом типе носителя.
Под защищенным документооборотом (документопотоком) понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в условиях организационного и технологического обеспечения безопасности, как носителя информации, так и самой информации. Помимо общих для документооборота принципов, защищенный документооборот основывается на ряде следующих дополнительных принципов: · ограничения доступа персонала к документам, делам и базам данных деловой, служебной или производственной необходимостью; · персональной ответственности должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам; · персональной ответственности каждого сотрудника за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальность информации; · жесткой регламентации порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в т.ч. первых руководителей.
Несколько другое содержание приобретает в защищенном документообороте принцип избирательности в доставке и использовании конфиденциальной информации. В его основе лежит действующая в учреждении, фирме разрешительная (разграничительная) система доступа персонала к конфиденциальной информации, документам и базам данных. Этот вопрос мы подробно рассматривали в лекции 1 (раздел2.1.) Целью избирательности является не только оперативность в адресной доставке документированной информации потребителю, но и доставка ему только той информации, работа с которой разрешена ему в соответствии с его функциональными обязанностями. Избирательность распространяется не только на поступившие документы, но и на документы, которые составляются персоналом на рабочих местах или с которыми сотрудники только знакомятся. Защищенность документопотоков достигается за счет: · одновременного использования режимных (разрешительных, ограничительных) мер и технологических приемов, входящих в систему обработки и хранения конфиденциальных документов; · нанесения отличительной отметки (грифа) на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в т.ч. сопроводительный, что позволяет выделить их в общем потоке документов;
· формирования самостоятельных изолированных потоков конфиденциальных документов и часто дополнительного их разбиения на подпотоки в соответствии с уровнем конфиденциальности перемещаемых документов; · использования автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов; · регламентации движения документов как внутри учреждения, фирмы, так и между фирмами, т.е. с момента возникновения мысли о необходимости создания документа и до окончания работы с документом и передачи его в архив; · организации самостоятельного подразделения конфиденциальной документации (службы КД) или аналогичного подразделения, входящего (или не входящего) в состав службы безопасности или аналитической службы; · перемещения документов между руководителями, исполнителями и иным персоналом только через службу КД.
Любому движению (перемещению, передаче) документа должны обязательно предшествовать операции по проверке комплектности, целостности и учету нового местонахождения документа. Вместе с тем дополнительные операции (защитные меры) не должны повышать трудоемкость работы с документами и увеличивать сроки их движения и исполнения. Совокупность технологических стадий (функциональных элементов), сопровождающих потоки конфиденциальных документов, несколько отличается от аналогичной совокупности, свойственной потокам открытых документов. Так, входной документопоток включает следующие стадии обработки конфиденциальных документов: · прием, учет и первичную обработку поступивших пакетов, конвертов, незаконвертованных документов; · учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам; · предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов; · рассмотрение документов руководителями и передача документов на исполнение и технологические участки службы КД; · ознакомление с документами исполнителей, использование или исполнение документов. Выходной и внутренний документопотоки включают следующие стадии обработки конфиденциальных документов: · исполнение документов (этапы - определение уровня грифа конфиденциальности предполагаемого документа, учет носителя будущего документа, составление текста, учет подготовленного документа, его изготовление и издание); · контроль за исполнением документов; · обработка изданных документов (экспедиционная обработка документов и отправка их адресатам, передача изданных внутренних документов на исполнение); · систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, оформление, формирование и закрытие дел; · подготовка и передача дел в ведомственный архив (архив учреждения, фирмы).
В состав всех документопотоков также входит ряд дополнительных стадий обработки конфиденциальных документов: · инвентарный учет документов, дел и носителей информации, не входящих в номенклатуру дел;
· проверка наличия документов, дел и носителей информации; · копирование и тиражирование документов; · уничтожение документов, дел и носителей информации. Стадии, составляющие тот или другой документопоток, практически реализуются специализированной технологической системой обработки и хранения конфиденциальных документов. Таким образом, защищенный документооборот в значительной степени ориентирован на формирование контролируемого движения конфиденциальных документов и доставку исполнителям только тех документов, с которыми им разрешено работать.
|
|||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2017-01-23; просмотров: 263; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.118.31.11 (0.036 с.) |