Регистрация документов, формы регистрации.
Содержание книги
- Системный подход к управлению электронными документами.
- Назначение, состав, группы и функции организационно – распорядительных документов.
- К организационным документам относятся:
- Значение, особенности, правила составления распорядительной документации.
- Сбор и анализ информации для выработки управленческого решений предусматривает сбор объективной, достоверной и своевременной информации.
- Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.
- Назначение и состав информационно – справочных документов.
- Виды и назначения кадровой документации.
- Правила составления приказов по личному составу.
- Порядок хранения документов в личном деле сотрудника. Внесении записей в процессе ведения личных дел. Порядок включения и изъятия документов личного дела сотрудника.
- Тема 3.1.2. Особенности составления трудового договора.
- Личная карточка государственного (муниципального) служащего
- Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
- Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
- Расчетно-платежная ведомость
- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
- Режим рабочего времени и времени отдыха.
- Виды договоров коммерческой деятельности.
- Типовая структура договора согласно ТК РФ .
- Заключения настоящего договора.
- Особенности составления делового письма зарубежным партнерам.
- Изучение структуры внешнеторгового договора (контракт).
- Особенности предъявления рекламации.
- Назначение финансово – расчётных документов.
- Способы исправления ошибок в финансово – расчётной документации.
- Основные виды документов по финансово – расчётным операциям.
- Назначение и состав отчетной документации
- Служба доу, её задачи , функции доу как структурное подразделение.
- Понятие, принципы и характеристика документооборота
- Регистрация документов, формы регистрации.
- Формы регистрации документов
- Прохождение и порядок исполнения входящих документов
- Учет объема документооборота
- Систематизация отдельных категорий документов.
- Составление номенклатуры дел, виды номенклатуры дел.
- Текущее хранение документов. Списание и уничтожение документов. Организация текущего хранения.
- Экспертиза ценности документов, методика ее проведения.
- Хранение дел в текущем делопроизводстве.
- Задачи и функции экспертных комиссий.
- Средства хранения, поиска и передачи документов.
- Копировально- множительная техника.
- Техника управленческой связи.
- Порядок организации документооборота с использованием средства телекоммуникации. Автоматизация документационного обеспечения управления. Сетевые технологии - основа автоматизации ДОУ.
- Автоматизация доу на базе автоматизированных рабочих мест.
- Приложения ,входящие в состав распростаренных офисных систем
- Программные системы автоматизации ДОУ.
- Система автоматизации и электронного документооборота «ДЕЛО».
- Современные ПК и их возможности.
- Прикладное офисное программное обеспечение компьютера.
- Защита данных и основы компьютерной безопасности.
Похожие статьи вашей тематики
Регистрация и индексация документов
Процедура регистрации документов состоит из двух этапов:
первый — проставление индекса в штампе для регистрации документов и второй — заполнение соответствующей регистрационной формы.
Регистрация документов — это запись учетных данных о документах по установленной форме, которая обеспечивает учет, контроль и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт ах создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата регистрации.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях. Среди них — присылаемые из других организаций и от физических лиц и создаваемые — внутренние и отправляемые, документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в учреждении только один раз, когда проставляется его индекс. Присылаемые — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.
Индексация — это проставление порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений при регистрации, указываю щах место создания (исполнения) и хранения документа.
Индекс входящего и создаваемого документа состоит из номера структурного подразделения (например, 03), номера дела по номенклатура (например, 08) и регистрационного (порядкового) номера самого документа (например, 123): индекс документа — 03-08/123.
При индексации документов в бесструктурном учреждении номер структурного подразделения отсутствует, и тогда индекс документа будет, например, 08/123.
При индексации жалоб, заявлений и предложений индекс документа может быть дополнен первой буквой фамилии автора документа, например, К 12-Л.
Приказы по основной деятельности и по личному составу индексируются отдельно, причем приказы по личному составу имеют буквенное обозначение.
В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов приказы по личному составу имеют разные сроки хранения:
· приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках хранятся 5 лет;
· приказы о приеме, увольнении, переводе, изменении фамилии хранятся 75 лет.
Из этого следует, что эти две разновидности приказов следует формировать в разные дела и соответственно вести раздельную регистрацию. Если сотрудники организации регулярно выезжают в командировки, то целесообразно эти приказы формировать в отдельное дело с самостоятельной регистрацией. Таким образом, приказы по личному составу могут составлять несколько регистрируемых массивов, и им нужно будет присваивать отличные друг от друга регистрационные номера, для этого к порядковому номеру приказа в пределах календарного года удобнее всего добавлять соответствующие буквы. Например:
· приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение) — № 01 л/с;
· приказы по личному составу (отпуска, взыскания) — № 01-о;
· приказы по личному составу (командировки) — № 01-к.
Допускается дополнять регистрационный индекс другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан. В качестве дополнительных обозначений в регистрационный номер может входить код вопроса по тематическому (предметно-вопросному) классификатору, код подразделения, в которое направлено обращение на рассмотрение, дополнительные коды в регистрационном номере проставляются при регистрации обращений, а также после рассмотрения их руководителем и вынесения резолюции.
|
