Структура, штатный состав делопроизводственной службы

В настоящее время работы по делопроизводственному обслуживанию аппарата управления сосредотачиваются в службах документационного обеспечения управления, имеющих разные названия: управление делами, общий отдел, секретариат и т.д.

В проектах рационализации делопроизводства приводится структурная схема делопроизводственной службы, указывается состав подразделений, входящих в состав службы ДОУ, а также ее подчиненность. Помимо структурной схемы службы в проекте приводится текстовое описание изменений, внесенных проектом. Функции и задачи делопроизводственной службы закрепляются в положении о ней.

В соответствии с положением и предложенной технологией работ ведется расчет штатной численности делопроизводственного персонала.

Основным локальным нормативным правовым актом, устанавливающим технологию работы с документами, определяющим принципы организации делопроизводства, является инструкция по делопроизводству. Ею завершается разработка оргпроекта по рационализации делопроизводства. Фактически в данном документе закрепляются положения по рациональной организации делопроизводства, рекомендации, выработанные в результате изучения технологии работы с документами в организации и ее оптимизации.

Инструкция должна включать такой раздел, как общие принципы организации делопроизводства в организации. В ней также указываются структурные подразделения, входящие в состав службы ДОУ, перечисляются функции делопроизводственного персонала. Требования к подготовке, оформлению и размножению документов выделяются в самостоятельный раздел.

В состав инструкции по делопроизводству организации должны быть включены вопросы организации приема, экспедиционной обработки документов, распределения корреспонденции по исполнителям, учета и регистрации документов, организации информационно-справочной работы по документам организации, а также организации контроля за исполнением документов. Необходимо отразить вопросы формирования, ведения и хранения дел в организации, составления и оформления номенклатур дел, подготовки дел к передаче на архивное хранение, а также обеспечения их сохранности.

В качестве приложений к инструкции могут быть приведены структура службы ДОУ, унифицированные формы документов, образцы регистрационно-контрольных форм, перечни регистрируемых и нерегистрируемых документов, различные списки, классификаторы и другие документы, которые часто используются в практике делопроизводства в организации.

Таким образом, в состав оргпроекта должны войти нормативные и методические документы, определяющие порядок ведения делопроизводства в организации, а также обеспечивающие внедрение основных положений проекта рационализации.

28. Разработка альбома форм проводится в несколько этапов:

— определение структуры альбома форм и состава документов, включаемых в него (структура альбома форм, как правило, должна соответствовать структуре табеля);

— классификация документов в соответствии с выбранной структурой;

— включение форм в альбом;

— согласование и утверждение альбома форм.

Проект альбома форм подлежит согласованию со всеми структурными подразделениями организации, в том числе со службой ДОУ и архивом организации, в порядке, установленном для внутренних документов организации. После согласования всех замечаний и предложений альбом форм утверждается руководителем организации.

Изменения и дополнения вносятся в альбом форм по мере необходимости в течение календарного года и вводятся в действие распорядительным документом (приказом, распоряжением) руководителя организации. При значительных изменениях альбом форм может утверждаться в новой редакции независимо от времени года.

Формы документов, включенные в альбом форм, используются для разработки шаблонов документов в электронном виде.