Тема 8. Язык и стиль документов (ОКВ-1)

Время – 2 часа

Цель: формирование умений и навыков редактирования и составления служебной документации.

В данной теме используются следующие основные термины:

Бланк – лист бумаги с воспроизведенным на нем типографским способом постоянными реквизитами или их частями. Существуют бланки двух видов: 1) для писем, 2) для организационно-распорядительных и иных документов. ГОСТ 9327 предписывает использовать бланки двух форматов – угловое расположение реквизитов, а на втором – продольное. Бланки документов должны иметь поля: с левой стороны – 20 мм, с правой – и снизу – не менее 8 мм, сверху – не менее 10 мм.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или вышестоящей организации с уведомлением о сложившейся тревожной ситуации, о каких-либо фактах или явлениях, мешающих производственной деятельности, и содержащей конкретные предложения по исправлению положения. Пишется по предложению руководства или по по

информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Должностная инструкция – документ, содержащий указания на функции, обязанности, права и ответственность сотрудника определенной категории.

Запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя (импортера) к продавцу (экспортеру) с просьбой представить необходимую информацию о имеющихся у последнего товарах (услугах) и / или направить предложение на поставку (продажу) товаров или предоставление услуг.

Коммерческая тайна – сведения о деятельности фирмы, предприятия, распространение которых могло бы нанести ущерб их интересам. К коммерческой тайне относят многие сведения, связанные с производством, управлением, планами, рынком, партнерами, договорами, контрактами, ценами, аукционами, наукой и техникой, технологиями, безопасностью.

Контракт – коммерческий документ, который представляет собой договор на поставку товара (предоставление услуг и т.п.), подписанный продавцом и покупателем.

Объяснительная записка – документ, содержащий указание адресата, текст, пишущийся обычно в произвольной форме с объяснением причин какого-либо нарушения в производственном процессе, а также дату и подпись составителя.

Приказ – документ, который издается руководителем предпри ятия или учреждения, действующих на основе единоначалия, в целях проведения определенных мероприятий, направленных на совершенствование деятельности организации или решение кадровых вопросов.

Простые деловые письма – несложные по содержанию и небольшие по объему документы, рассылаемые в коммерческих целях. В них содержится обычно просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения какой-либо информации или продукции.

Распоряжение – документ, по своему назначению и характеру близкий к приказу, но издающийся обычно по оперативным вопросам каждодневной производственно-хозяйственной и административной деятельности организации.

Реквизиты – обязательные признаки, установленные законом или официальными положениями для отдельных видов документов.

Рекламация (претензия) – документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Нарушения контракта могут относиться к разным пунктам договора, следовательно, и рекламации могут быть предъявлены к количеству товара, его качеству, срокам поставки, упаковке и маркировке, платежам и другим условиям. Рекламации обычно включают три части: 1) основание для предъявления претензии; 2) доказательства (акт экспертизы, акт приемки или акт испытания и другие документы); 3) конкретные требования пострадавшей стороны.

Трудовой договор – документ, подписывающийся работодателем, в котором обязательно должны быть указаны: место работы (наименование предприятия-работодателя, его адрес); конкретная работа по определенной специальности или должности; дата начала работы и ее окончания; условия оплаты труда; обязанности предприятия по охране труда.

План:

1. Типы деловых документов.

2. Виды деловых документов