Что такое технологическая документация туров: лист бронирования, памятка туриста, туристская путевка, туристский ваучер

Созданный туроператором туристический продукт (тур) подразумевает его обязательное методическое обеспечение в фирме. Методическое обеспечение воплощается в специальной технологической документации, полностью описывающей сам тур, процессы его воспроизводства и услуги предоставляемые туристам. Это необходимо для четкой, оперативной и гибкой работы сотрудников фирмы, а также для возможности постоянного контроля за содержанием тура, его выполнением и для работы над его совершенствованием.

Состав и содержание технологической документации туров предусмотрены нормативными документами РФ. Туры и их технологическая документация должны отвечать нормативным требованиям, направленным на защиту прав потребителей. Они контролируются в процессе проведения сертификации туристической продукции. Технологическая документация комплектуется в папки туров.

В набор технологической документации для каждого тура обязательно включаются:

1. технологическая карта туристского путешествия - это документ, наглядно и лаконично дающий все необходимые для работы сведения и данные по туру.

2. график загрузки туристического предприятия группами туристов на определенное время - отражает реальную загрузку туристских предприятий по маршруту и позволяет ее отслеживать и контролировать.

3. информационный листок в путевке туристического путешествия - содержит разделы обязательной и дополнительной информации по маршруту, предназначенной для туристов, и является неотъемлемым приложением к туристской путевке или ваучеру. Он содержит следующие данные:

- указание вида и типа туристского путешествия, основного содержания программы обслуживания в путешествии, протяженности и продолжительности всего маршрута, его походной части, категорийности походов и другой специфики;

- описание трассы путешествия – пункты пребывания, продолжительность пребывания и условия размещения в каждом пункте обслуживания (тип здания, число мест в номере, его санитарно – техническое оборудование);

- краткое описание района путешествия (достопримечательности, особенности рельефа местности и т.п.), программы обслуживания в каждом пункте;

- перечень услуг, предоставляемых за дополнительную плату;

- наличие спортивных сооружений и площадок, автостоянок, пассажирских канатных дорог, водоемов, аттракционов, детских игровых площадок, библиотек, кинозалов и т.д. и их краткую характеристику;

- адрес туристского предприятия, в котором начинается туристское путешествие, и проезд до него.

В перечень дополнительной информации входят сведения, зависящие от специфики тура:

* информация о возрастных ограничениях, приеме родителей с детьми, семейных пар;

* специальная информация для туристских путешествий с походом;

* прочая информация и рекомендации, вытекающие из особенностей и специфики конкретного тура или направления.

4. бланки путевок типовой формы ТУР-1 «Туристская путевка» - содержит информацию о предоставляемых в соответствии с договором услугах и подтверждает их оплату.

5. бланки договоров с потребителями, турагентами

6. договоры с партнерами- поставщиками услуг (гостиницами, транспортными компаниями, экскурсионными бюро) - под­тверждают возможности предоставления соответствующих услуг.

7. калькуляция и расчет стоимости тура;

8. описание маршрута - составляется в свободной форме для удобства работы менеджеров по маршруту (или направле­нию), гидов, а также для приложения к договору с турагентом для включения в текст информационного листка к путевке.

9. график движения по маршруту - составляется в табличной форме с указанием дат и времени прибытия и отправления по каждому пунк­ту маршрута.

10. карта- схема маршрута - составляется для линейных и кольцевых маршрутов с целью наглядности пути следования.

11. текст путевой информации (для автобусных туров);

12. описание технологических особенностей тура (памятка о сроках подачи заявок, заявок на транспорт, билеты, экскурсии и на бронирование в гостиничных предприятиях, предприятиях питания; бланки заявок; графики движения транспорта по маршруту; возможные пересади, ожидания и пр.); Все это необходимо для оператив­ной работы персонала, контролирующего проведение данного тура.

13. тексты памяток для туристов - составляются в особых, необходи­мых случаях, например при организации специализированных туров (приключенческих, спортивных — по снаряжению, сохранению здо­ровья и безопасности во время путешествия и т.д.) или в случае на­правления туристов в экзотические страны. Каждому туристу, выез­жающему в страны, неблагополучные ввиду наличия там опасных инфекций (чумы, холеры, желтой лихорадки, ВИЧ-инфекции, маля­рии), выдаются индивидуальные памятки, заверенные подписью туроператора и печатью фирмы. Наличие таких памяток у туристов в обязательном порядке проверяется при таможенном досмотре в аэро­портах

14. справочные материалы по маршруту - это различные справочни­ки, буклеты, расписание движения транспорта, работы музеев, адреса гостиниц, пути проезда к ним и другие материалы, освещающие осо­бенности тура.

15. варианты рекламных проспектов и буклетов - предназначены для туристов с целью их ознакомления, информирования и рекламы возможностей туроператора по путешествиям (систематизированная рекламная информация по направлениям поездок с соответствующими рекви­зитами).

16. прайс-листы (каталоги) - один из важнейших рабочих документов любой туроператорской компании. Оттого, насколько лаконично и грамотно изложена в нем информация, во многом зависит успех сотрудничества с турагентами. Прайс-листы могут иметь форму листовок, буклетов и каталогов (развернутые ценовые предложения). В любом случае это информация о ценах на различные туристские услуги.

В листовках информация излагается сжато, а цены турпакетов указаны лишь на небольшой срок. В отдельных случаях — это специальные предложения турфирм на один или на несколько вылетов.